Вводная информация

Вы находитесь на сайте с инструкциями к сервисам и продуктам VK WorkSpace SaaS. Инструкции предназначены для пользователей — сотрудников организации.

Примечание

Если вы администратор и вам нужна специфичная информация, см. Cправку для администраторов.

Назначение продукта

VK WorkSpace — это коммуникационная платформа для сотрудников организации, которая включает в себя набор сервисов для решения рабочих задач: мессенджер, корпоративную почту, календарь, облачное хранилище, видеозвонки, трекер задач, заметки и виртуальную доску. Использовать сервисы можно как через веб-интерфейс, так и через приложение VK WorkSpace, которое доступно на всех платформах.

Содержание

• Основные понятия
• Задачи, решаемые пользователем
• Требования к среде
• Авторизация
• Интерфейсы управления
• Назначение сервисов и решаемые задачи
• Пошаговые руководства по сервисам
• Глоссарий
• Вопросы и ответы на частые вопросы

Основные понятия

VK WorkSpace

Коммуникационная платформа для бизнеса, которая включает в себя сервисы для решения рабочих задач: мессенджер, корпоративную почту, календарь, облачное хранилище, видеозвонки, трекер задач, заметки и виртуальную доску.

SaaS (Software as a Service)

Модель покупки программного обеспечения, при которой используются облачные решения, размещенные на удаленных серверах (т.е. не требуется установка на серверах компании). Програмное обеспечение по модели SaaS доступно пользователям онлайн, через веб-браузеры. Все обновления ПО происходят автоматически.

Сервисы

Программы как часть платформы VK WorkSpace для решения рабочих задач:

• переписка в мессенджере (сервис Мессенджер);
• переписка посредством электронных писем (сервис Почта);
• создание и планирование мероприятий, встреч (сервис Календарь);
• хранение и предоставление файлов (сервис Диск);
• аудио- и видеозвонки (сервис Видеоконференции);
• создание проектов, схем в общем пространстве (сервис Доска).

Суперапп

Клиентское приложение, включающее в себя большую часть сервисов платформы VK WorkSpace. Работает на всех платформах и ОС: веб-браузерах, мобильных ОС, десктоп-версиях для MS Windows, Linux, MacOS.

Пользователь

Сотрудник организации, который пользуется сервисами и продуктами VK WorkSpace в своей работе на ежедневной основе: переписывается с коллегами по почте и в мессенджере, делится файлами, участвует в рабочих звонках и видеоконференциях и т.д.

Администратор

Сотрудник организации, который подключает организацию к сервисам VK WorkSpacе, выполняет настройку сервисов, миграцию почты и файлов, администрирует учетные записи, следит за балансом и оплатой и т.п. Создатель личного кабинета в VK WorkSpace является супер-администратором и обозначается в системе как Владелец.

Задачи, решаемые пользователем

Используйте Почту для корпоративной переписки внутри организации (между отделами и сотрудниками) и официальной переписки от имени организации с внешними клиентами, партнерами, подрядчиками и т.п. Сотрудники могут отправлять и получать письма, прикреплять к письмам файлы и изображения, натстраивать удобную фильтрацию писем.

Чтобы спланировать время, не пропустить важные встречи и совещания используйте сервис Календарь.

С помощью Супераппа VK WorkSpace сотрудники могут решать все рабочие задачи в одном окне. В супераппе доступны все сервисы: почтовый клиент, календарь, мессенджер, видеоконференции, сервис создания задач и опросов.

Для оперативной переписки и обсуждения срочных вопросов и задач воспользуйтесь Мессенджером. Мессенджер позволяет переписываться с коллегами как в личных, так и групповых чатах, а также узнавать полезную информацию из корпоративных каналов.

В Диске пользователи хранят рабочие файлы, документы, презентации, видео и имеют доступ к ним с любого компьютера. Пользователи могут разместить в облаке файл для коллеги и просто отправить ему ссылку на файл.

Для совместной интерактивной работы над задачами и проектами предусмотрен сервис Доска. Пользователи могут создавать свои доски, делиться досками с другими пользователями, присоединяться к работе с чужими досками. На досках можно рисовать, добавлять текст, стикеры, создавать фигуры, таблицы и блок-схемы, загружать картинки и файлы.

Если нужно созвониться с коллегами, просто запланируйте и выполните звонок через сервис Видеоконференции (ВКС). Проводите вебинары и онлайн-трансляции на всю компанию, используя ВКС. А с помощью приложения Переговорные VK WorkSpace и специального оборудования сотрудники могут выполнить звонок и организовать конференцию прямо из переговорной комнаты, а также звонить коллегам, собравшимся в переговорной комнате в другом городе.

Выполнение следующих задач недоступно рядовым пользователям; для их выполнения им нужно обратиться к администратору организации:

• Создание учетных записей (почтовых ящиков) для новых сотрудников.
• Удаление учетных записей при увольнении сотрудников.
• Смена пароля (опционально, зависит от политики организации).
• Создание общих папок в Диске и предоставление к ним доступа сотрудникам.
• Изменение объема файлового хранилища для конкретного пользователя.
• Восстановление писем, удаленных из Корзины.
• Изменение уровня доступа к команде Доски, смена владельца команды.

Требования к среде

Операционные системы для компьютеров

Продолжительность поддержки

Не менее 6 месяцев с момента окончания поддержки ОС производителем.

Операционные системы для мобильных устройств

Продолжительность поддержки

Четыре последние мажорные версии Android / две последние мажорные версии iOS.

Использование на взломанных устройствах

Суперапп VK WorkSpace не работает на взломанных устройствах (с root-доступом на Android и jailbreak-доступом на iOS). Использование таких устройств несет риск для всей организации, установка приложения на такие устройства категорически не рекомендуется.

Веб-браузеры

Продолжительность поддержки

2 года с момента выпуска версии браузера.

Браузер Safari: начиная с версии 25.2 браузер Safari не поддерживается.

Авторизация

Авторизация в сервисах в веб-браузере

Авторизация в сервисах в веб-браузере описана в разделе Почта / Начало работы. После авторизации в сервисе Почта пользователь будет автоматически авторизован в остальных сервисах в веб-браузере.

Авторизация в клиентском приложении

Авторизация в клиентском приложении описана в разделе Суперапп / Установка и вход. После авторизации в Супераппе пользователь будет автоматически авторизован в остальных сервисах внутри Супераппа.

Интерфейсы управления

Интерфейсы сервисов платформы VK WorkSpace интуитивно понятны, стандартизированы и используют привычные сценарии. Пример веб-интерфейса Почты:

Меню

В веб- и десктоп-версии в левой части экрана всегда располагается меню сервиса, например:

• в Почте — список папок (Входящие, Корзина и т.п.);
• в Диске — список папок (Личные папки, Общие папки и т.п.);
• в Мессенджере — список чатов.

Пример меню в Мессенджере:

Рабочая область

В центральной части экрана располагается рабочая область, например:

• В Почте — список писем либо область написания письма.
• В Доске — рабочая область (доска) для рисования, добавления элементов.
• В Мессенджере — окно переписки в чате.

Пример рабочей области в Доске:

Панель перехода к другим сервисам

Ко всем сервисам предусмотрен лёгкий и быстрый переход по одному клику:

• В веб- и десктоп-версии Супераппа переход к другим вервисам доступен на вертикальной панели слева.
• В мобильной версии Супераппа переход к другим вервисам доступен на нижней панели.

Пример панели в веб-версии Почты:

Самые используемые кнопки

В верхнем левом углу экрана, над меню, располагается кнопка для самого частого и нужного действия, например:

• в Почте — кнопка Написать письмо;
• в Диске — Загрузить;
• в Мессенджере — Написать.

Пример кнопки в Почте:

Поиск

Во всех сервисах, в верхней части экрана (над рабочей областью), доступна строка поиска.

Пример строки поиска в Почте:

Назначение сервисов и решаемые задачи

Подробная информация о назначении сервисов и решаемых задачах представелана в разделе каждого сервиса:

• Почта

• Диск

• Суперапп

• Доска

• Мессенджер

• Видеоконференции

• Календарь

• Переговорные комнаты

• Заметки

Пошаговые руководства по сервисам

Глоссарий

Почтовый клиент — программа, предназначенная для работы с электронной почтой.

Клиентское приложение — программа, работающая на компьютере или мобильном устройстве пользователя, которая обеспечивает взаимодействие пользователя с приложением.

Суперапп — клиентское приложение от VK WorkSpace для работы со всеми сервисами платформы VK WorkSpace в одном окне.

ОС — операционная система.

ПО — прогаммное обеспечение.

ВКС — видеоконференцсвязь.

Root-доступ — режим супер-администратора на устройствах с операционной системой Android или в серверных операционных системах Linux.

Jailbreak-доступ — процедура взлома устройств от Apple (iPhone, iPad), которая снимает ограничения, установленные компанией.

Браузер — программа для просмотра веб-страниц и взаимодействия с интернет-ресурсами.

Десктоп (от англ. desktop — «настольный») — версия приложения или программы, подходящая для установки на такие стационарные персональные устройства как компьютер, ноутбук.

Вопросы и ответы на частые вопросы

Ответы на частые вопросы пользователей даны в разделе Вопросы и ответы.