Создание событий

Создавайте события в Календаре для совещаний, рабочих встреч, видеоконференций и других мероприятий и приглашайте коллег.

1. Нажмите на кнопку Новое событие:

2. Укажите название события, время, место, описание. Также вы можете задать событию индивидуальный цвет и установите периодичность события (например, для еженедельных планерок).

   

3. Добавьте участников события. Введите почту приглашаемого участника в поле Выберите участников.

   Если имя и аватар участника обведены красным, значит в его календаре уже стоит другое событие на это время и он не сможет присутствовать.

   

   Вы можете выбрать другое время из предложенных вариантов или посмотреть занятость участников в календарной сетке и выбрать время, когда каждый участник свободен.

   Если присутствие участника на встрече необязательно, вы можете это отметить:

   • Нажмите на добавленного участника.
   • Установите переключатель Обязательное участие в неактивное положение.
   

   Необязательные участники будут отображаться с иконкой .

   Вы также можете добавить во встречу сразу всех коллег, объединенных в одну группу рассылки — для этого введите в поле название группы (группа рассылки создаётся и обновляется администратором).

4. Определите, могут ли участники приглашать других:

   

5. Прикрепите файлы к событию, если необходимо. Прикрепленные файлы к событию будут доступны для скачивания всем участникам при просмотре события, скачивание доступно двумя способами:

   • Навести мышку на иконку для скачивания, справа от названия вложения.
   • Нажать на кнопку Скачать все под вложениями.

6. Добавьте ссылку на звонок через VK WorkSpace, если планируетя онлайн-встреча.

7. Установите уведомления по разным каналам: по почте, в мессенджере. Также настройте время, в которое должны прийти напоминания по каждому каналу.

8. Нажмите Сохранить. Событие появится в календаре.

После создания события участникам придёт уведомление о вашем приглашении. Пока участник не подтвердит своё участие, он будет отмечен штриховкой.

При создании события вы можете сразу указать переговорную комнату или место встречи. Чтобы указать переговорную комнату, в поле Укажите переговорную или место нажмите Переговорную. Откроется окно планировщика. Для выбора переговорной комнаты выполните:

1. Выберите офис и этаж в поле Выбранная локация.

   

2. Отфильтруйте переговорные по необходимым параметрам: проектор, видиосвязь, телефон, число участников.

   

3. Выберите переговорную, нажав по ней (доступен выбор нескольких переговорных комнат).

   

4. В планировщике отобразится занятость выбранной комнаты. Выберите время и дату, нажав на свободный слот в планировщике.

   

5. Нажмите Сохранить в форме создания события.

Если переговорная комната выбрана для повторяющегося события:

Периодическое событие будет сохранено, если есть хотя бы 1 день когда переговорная свободна. Переговорная комната будет забронирована только на свободные даты и отобразится уведомление: «Переговорная занята в некоторые дни. Вы забронируете ее на свободные даты. Переговорная занята: дата, месяц и др.»

Для отмены бронирования:

1. Откройте в календаре событие с забронированной переговорной комнатой.

2. Нажмите на крестик в строке с забронированной переговорной комнатой.

3. Нажмите Сохранить.

   

Если вас пригласили на событие, вы получите письмо-уведомление на электронную почту, а также уведомление от календарного бота в Cупераппе VK WorkSpace.

С помощью панели в письме вы можете отреагировать на событие, присоединиться к звонку и посмотреть событие в календаре.

Если событие совпадает с каким-то другим, будет отображена подсказка.

Если вас добавили в событие, но время встречи вам не подходит, вы можете отправить организатору предложение о переносе встречи.

1. Переместите событие на сетке календаря на удобное время. Для этого нажмите на событие и не отпуская клавиши мыши перенесите его.

   

2. Укажите причину переноса и нажмите Отправить.

   

В левом нижнем углу отобразится сообщение "Предложение о переносе отправлено организатору". Организатор получит уведомление, проанализует занятость других участников и примет решение о переносе события на новое время.

Действия организатора встречи:

Если вы организатор события и другой участник предлагает перенос времени встречи, вам на почту поступит уведомление.

1. В уведомлении нажмите на ссылку Посмотреть в календаре.

2. Отобразится меню встречи c предложением о переносе:

   

3. Нажмите на ссылку и ознакомьтесь с предложением:

   

4. Оставьте своё время или выберите предложенное и нажмите Сохранить -> Изменить.

1. Кликните по событию в календарной сетке
2. В нижней части экрана нажмите .
3. Нажмите кнопку Скопировать событие и внесите необходимые изменения.

1. Кликните по событию в календарной сетке
2. В нижней части экрана нажмите -> Удалить.
3. Во всплываюющем окне введите причину удаления и нажмите кнопку Удалить.

Вы можете написать всем участникам события письмо. Это можно сделать как при создании события, так и после втречи.

Написать всем участникам можно одним из способов:

• В блоке Участники кликните на иконку .

  

• В нижней части экрана события кликните на и нажмите Написать всем.

  

Чтобы скопировать почты участников события кликните по иконке в меню события.

По умолчанию все события в календаре отображаются в одном цвете. Чтобы изменить цвет всех событий:

1. В левом боковом меню наведите курсор на календарь.
2. Нажмите .
3. Измените цвет календаря.
4. Нажмите Сохранить настройки.

Вы можете изменять цвета конкретных событий при создании и редактировании события:

Если изменить цвет повторяющегося события, то цвет изменится у всех прошедших и последующих событий. В своих календарях участники события могут устанавливать другие цвета события и остальные не увидят изменений цвета события.

Если одним календарем пользуются сразу несколько человек, то владелец календаря и участники с правами редактирования календаря могут устанавливать цвета событий. Цвета событий изменяются у всех пользователей календаря.