Поиск и проверка писем на предмет конфиденциальности и подозрительной активности

В разделе описана работа с почтовыми сообщениями пользователей — поиск, удаление, пересылка и просмотр писем. Ручной контроль внутренней корреспонденции позволяет:

1. Управлять внешними и внутренними коммуникациями, проверять подозрительную активность в почтовой системе.
2. Удалять ошибочную или конфиденциальную информацию для минимизации рисков возможных утечек данных.
3. Следовать правовым актам о работе с данными.
4. Предотвращать фишинговые атаки.

Специально для работы с письмами в панели администратора введена новая роль — Эксперт ЦМ ИБ.

Эксперт ЦМ ИБ не имеет доступа к полному содержимому, но на основе предоставленного анализа и сопроводительных материалов от аналитика может принимать решение об удалении писем, содержащих конфиденциальную информацию или иных данных, представляющих риск утечки.

Функции, доступные Эксперту ЦМ ИБ:

• Поиск писем по заданным параметрам.
• Просмотр списка найденных писем.
• Выполнение действий с результатами поиска.
• Просмотр ограниченной информации о письме:
  • Отправитель.
  • Получатель.
  • Тема.
  • Дата и время.
• Удаление писем.

Недоступные функции:

• Просмотр оригинального письма.
• Пересылка письма.

Все действия Эксперта ЦМ ИБ логируются.

Администратор: обычные администраторы не имеют доступа к разделу.

По умолчанию данная функциональность недоступна в панели администратора. Чтобы подключить, обратитесь в техническую поддержку или к вашему персональному менеджеру.

После включения функциональности и перед началом работы необходимо назначить нужным пользователям роль Эксперт ЦМ ИБ. Сделать это может супер-администратор (Владелец домена).

1. Перейдите в раздел Администрирование панели администратора.

2. Нажмите на кнопку Назначить.

3. Откроется панель справа. Выберите Эксперт ЦМ ИБ и нажмите Далее.

   

4. Найдите нужного пользователя, выберите его и нажмите Назначить.

Пользователю на рабочую почту поступит письмо-приглашение. Он должен принять это приглашение, чтобы укзанная роль присвоилась ему.

Поиск писем выполняется по всем ящикам в домене. Чтобы найти письма:

1. В панели администратора перейдите в раздел Почта --> Поиск писем.

2. Нажмите на кнопку Начать поиск.

3. В форме введите параметры для поиска и нажмите на кнопку Применить:

Вы можете остановить поиск писем, просмотреть результат и запустить поиск снова при необходимости.

Вы можете:

• Просмотреть письмо. Для просмотра доступны все поля письма, кроме содержимого вложений. Вложения можно скачать для анализа, вне зависимости от их размера и формата.

• Открыть оригинал письма.

• Переслать письмо.

• Удалить письмо.

• Поделиться результатами поиска. Для этого скопируйте URL-адрес и отправьте его другому пользователю.

1. Для массового удаления писем установите галочку в колонке «Отправитель» или выберите нужные письма, установив галочку в соответствующей строке.

   

2. При массовом удалении писем нажмите на кнопку Удалить над таблицей.

   

3. При одиночном удалении письма нажмите на иконку в строке с письмом и выберите действие Удалить.

   

4. Письма удалятся из всех затронутых ящиков, включая отправителя и всех получателей. Удаление работает через механизм «суперкорзины» и письма не попадают в Корзину пользователя — восстановление со стороны пользователя невозможно. Удаление выполняется мгновенно, без подтверждения со стороны пользователей. После окончания удаления придет письмо о завершении процедуры.

1. Для массовой пересылки писем установите галочку в колонке «Отправитель» или выберите нужные письма, установив галочку в соответствующей строке.

   

2. При одиночной пересылке письма нажмите на иконку в строке с письмом и выберите действие Переслать.

   

3. При массовой пересылке писем нажмите на кнопку Переслать над таблицей.

   

4. В открывшемся окне введите адрес для пересылки и нажмите Переслать.