Работа с письмами

Создать новое письмо

Чтобы создать новое письмо, нажмите Написать письмо в меню слева.

Получатели письма, автор письма, получатели ответа

В поле Кому укажите получателей письма.

Дополнительно вы можете:

Указать получателей копии письма в поле Копия.
Указать получателей письма в поле Скрытая копия, тогда получатели из полей Кому и Копия не узнают о скрытых получателях.
Настроить письмо так, чтобы ответы на него приходили не вам, а другому сотруднику. Например, вы уходите в отпуск и поэтому хотите, чтобы далее ответы на ваше письмо приходили не вам, а коллеге. Для этого нажмите на Кому отвечать и в раскрывшемся поле укажите нужного сотрудника.
Настроить письмо таким образом, чтобы в качестве отправителя были указаны не вы, а другой сотрудник. Для этого укажите нужного сотрудника в поле От кого.

Примечание
Максимальное количество получателей во всех полях — 30.

Упомянуть сотрудника

В теле письма можно упомянуть пользователя с помощью символа @. После ввода символа появится возможность найти пользователя в выпадающем списке. При упоминании пользователя — он автоматически попадает в список получаетелей в поле Кому. При удалении упоминания из тела письма, пользователь удаляется из списка получателей в поле Кому. И наоборот, если контакт удалить из списка получателей в поле Кому, то упоминание удаляется из тела письма.

Примечание
Функциональность упоминаний работает при интеграции аккаунта с почтовым клиентом Outlook.

Прикрепить файл с компьютера

Нажмите Прикрепить файл.
Выберите файл, который вы хотите прикрепить к письму.
Нажмите Открыть.

Совет
Чтобы выбрать сразу несколько файлов для загрузки, удерживайте клавишу Ctrl, нажимая на файлы.

Или перетащите файл с компьютера на страницу почты в браузере:

Если переместить файл в верхнюю часть страницы, откроется форма создания письма, и файл будет прикреплен к этому письму.
Если переместить файл в нижнюю часть страницы, автоматически сформируется и отправится письмо самому себе с прикрепленным файлом.

Если же форма написания письма уже открыта, вы можете выбрать — добавить файл к письму в виде вложения или, в случае картинки, сразу вставить картинку в письмо.

Чтобы удалить вложенный файл, нажмите значок .

Если размер прикрепляемого к письму файла превышает установленный лимит, отобразится предупреждение об этом:

Прикрепить файл из почтового ящика

Кроме файлов с компьютера вы можете прикреплять к письму те файлы, которые уже находятся в вашем почтовом ящике. Для этого:

Нажмите Из Почты.
Нажмите на папку, в которой находятся нужные файлы.
Выберите файлы, выделяя их галочками.
Нажмите Прикрепить.

Отправка тяжёлых файлов

Когда вы отправляете файлы размером больше установленного лимита в 25 МБ, они загружаются в облако и приходят получателю в виде ссылки.

Если вы прикрепляете к письму несколько файлов, подсчитывается их вес. Часть файлов с общим объемом до установленного лимита прикрепляется к самому письму — они хранятся в почте, пока хранится письмо. Остальные файлы, что не вошли в этот лимит, загружаются на облако, отмечаются значком и приходят в виде ссылки.

Примечание
Формат некоторых прикрепляемых файлов может быть перекодирован. При перекодировке размер файла может увеличиться и превысить установленный лимит. Тогда файл будет отправлен в ввиде ссылки на облако, а не в виде вложения в письмо.

Очистить форматирование

Чтобы убрать форматирование письма и вернуть оформление к стандартному виду, выделите текст и нажмите на .

Совет
Очистите форматирование, если копируете текст из другой программы или сайта, а затем оформите его с помощью инструментов редактора в почте. Тогда письмо будет выглядеть аккуратно у получателя.

Добавить таблицу

Чтобы добавить таблицу в письмо, нажмите , введите количество строк и столбцов и кликните по кнопке Вставить.

Кликните правой кнопкой мыши по таблице или определенной ячейке, чтобы открыть меню управления таблицей. В нем вы можете:

вставить новую строку или столбец;
удалить строку, столбец или всю таблицу;
задать цвет фона в ячейке или цвет текста в ячейке;
скопировать или вырезать текст;
установить выравнивание текста в ячейке;
установить выравнивание всей таблицы в письме
разделить ячейку по строкам или по столбцам.

Также можно управлять шириной столбцов, зажав левую кнопку мыши на границе столбца, по аналогии с табличными редакторами.

Отправка письма

Отложенная отправка

Нажмите , чтобы выбрать время отправки письма. Установите дату и время, нажав на надписи во всплывающем окошке.

До установленного времени письмо хранится в папке Исходящие. Здесь вы можете отредактировать его или отменить отправку.

Чтобы отменить отправку:

Откройте письмо, которое ожидает отправки.
Нажмите на активный значок отложенной отправки , чтобы он стал серым .
Нажмите Отменить, чтобы удалить письмо, или Сохранить, чтобы оставить его в черновиках.

Отменить отправку письма

Если после отправки письма вы поняли, что ошиблись, например, адресатом или забыли прикрепить файл, то у вас есть возможность отменить отправку в течение 20 секунд. После нажатия на кнопку Отправить в левом нижнем углу главной страницы отображается окно с кнопкой Отменить и счетчик 20 секунд. Если нажать на кнопку до истечения времени, письмо не будет отправлено. Также можно воспользоваться горячими клавишами Ctrl+Z.

Отозвать и заменить письмо

Опция отзыва и замены письма недоступна на тарифе «С рекламой».

Если вы отправили письмо, в котором были какие-то ошибки, то вы можете отозвать отправленное письмо в любой момент времени, обновить его и заменить отправленное.

Отозвать письмо можно одним из следующих действий:

В панели под письмом. Нажмите Отозвать.
В теле письма. Напротив поля с отправителем нажмите значок и выберите Отозвать.
В общем списке отправленных писем кликните правой кнопкой мыши по письму и в выпадающем меню выберите пункт Отозвать.
В общем списке отправленных писем выделите нужное письмо, нажмите значок и выберите Отозвать.

Затем во всплывающем уведомлении выберите действие с письмом:

Заменить письмо можно следующими способами:

Откройте отозванное письмо. В панели под письмом нажмите Заменить.
В теле письма. Напротив поля с отправителем нажмите значок и выберите Заменить.
В общем списке отправленных писем кликните правой кнопкой мыши по письму и в выпадающем меню выберите пункт Заменить.
В общем списке писем выделите отозванное письмо, нажмите значок и выберите Заменить.
В письме-уведомлении об отзыве письма кликните по кнопке Заменить.

Если пользователь не прочитал письмо, оно удалится из его списка входящих писем. Если прочитал, то ему будет отправлено письмо-уведомление об отзыве и новое письмо.

Примечание
Получатели, у которых исходное письмо было отозвано, не увидят информации о том, что пришедшее к ним письмо является письмом-заменой.

Если было отозвано письмо с несколькими получателями, вы получите письмо-отчет с информацией о том, у кого письмо удалилось, а у кого нет:

Ожидание ответа на письмо

Уведомление о доставке / Запрос о прочтении

В окне письма нажмите в правом нижнем углу, чтобы добавить к письму запрос о прочтении. Перед текстом письма получатель увидит сообщение о том, что вы попросили отправить уведомление, когда он прочитает письмо.

Если запрошено уведомление о прочтении, тогда перед текстом письма получатель увидит сообщение об этом.

Примечание
Даже прочитав письмо, получатель может не нажать Отправить подтверждение о прочтении. Тогда уведомление не придет.

Напоминание о неответе

Нажмите , чтобы настроить напоминание о неответе. Если получатель не ответит на письмо через выбранный промежуток времени, вам придёт письмо с темой «Напоминание. Вам не ответили на письмо».

Ответить на письмо

Ответить на письмо можно тремя способами:

В теле письма. Напротив поля с отправителем нажмите значок и выберите Ответить.
В панели под письмом. Нажмите Ответить.
В панели над письмом. Нажмите Ответить.

Если в переписке находятся несколько получателей, нажмите Ответить всем, чтобы письмо получили все участники.

Совет
Вы можете нажать Ответить всем, но удалить некоторых получателей или добавить новых.

Пересылка и перенаправление писем

Переслать письмо

Переслать письмо можно тремя способами:

В теле письма. Напротив поля с отправителем нажмите значок и выберите Переслать.
В панели под письмом. Нажмите Переслать.
В панели над письмом. Нажмите Переслать.

Переслать как вложение

Нажмите → Еще и выберите Переслать как вложение. Адресат получит письмо в виде вложенного файла в формате msg.

Перенаправить

Если вы хотите отправить полученное письмо, ничего не добавляя и не удаляя, нажмите → Еще и выберите Перенаправить.

Заполните поле Кому и нажмите Перенаправить.

Получение файлов

Если объем письма более 25 Мб

Внимание
Если объем полученного письма — более 25 Мб, то все файлы из письма свыше этого объема хранятся максимум 180 дней, а потом автоматически удаляются. Если вам нужны эти файлы, скачайте их или сохраните в облако.

Чтобы добавить файл из письма в Диск VK Workspace:

Наведите курсор на нужный файл.
Нажмите на кнопку В облако.
В открывшемся окне выберите папку, в которой нужно сохранить файл.
Нажмите на кнопку Сохранить.

Сохранить файл в облако

Чтобы сохранить все файлы из вложений к письму

Нажмите на кнопку Сохранить в Облако, под вложениями.
В открывшемся окне выберите папку, в которой нужно сохранить файлы.
Нажмите на кнопку Сохранить.

Выделить письмо

Цветные метки помогут выделить тематику или важность письма среди других писем:

Наведите курсор на письмо в списке писем и нажмите на Добавить метку:
Либо нажмите на значок внутри письма и выберите подходящую метку.

Переместить письмо в папку

Чтобы переместить открытое письмо, нажмите В папку и выберите папку.
Чтобы переместить одно или несколько писем:
1. Выделите письма.
2. Нажмите В папку.
3. Выберите папку для перемещения.

Другие действия с письмом

Удалить письмо

Выделите нужные письма. Затем нажмите Удалить в панели над письмами.

Чтобы удалить определенные типы писем или за определенный период перейдите в раздел Настройки -> Все настройки -> Очистка ящика.

Остальные действия

По нажатию на значок вы можете выполнить другие действия с письмом:

пометить непрочитанным;
пометить письмо флажком;
отправить письмо в спам;
найти все письма отправителя;
распечатать письмо;
скачать письмо на компьютер, письмо сохраняется в формате *.eml;
открыть письмо в новой вкладке.

Сортировка писем и фильтры

Письма с флагом, вложением и непрочитанные

В одной папке: в панели над списком писем нажмите Фильтр и выберите нужный фильтр. Отобразятся все письма в папке с этим признаком.

Во всей почте: установите курсор в строку поиска и выберите фильтр. Отобразятся все письма в почте с этим признаком.

Группировка в цепочки

Группировка писем — способ упростить переписку с коллегами. Все письма, объединенные одной темой и участниками, будут собраны вместе и представлены на одной странице.

В папках эти письма будут объединены в одну строку. Цифра рядом с темой письма обозначает общее количество писем в группе.

Включить и выключить группировку

Нажмите и переключите слайдер Группировать письма одной темы, чтобы включить или выключить группировку.

Работа с цепочкой писем

Чтобы просмотреть всю переписку с одной темой, откройте цепочку, нажав на неё в списке писем.

Вы можете работать с любым письмом из переписки: отмечать непрочитанным, флажком, пересылать, перемещать, удалять и так далее. Для этого нажмите правой кнопкой мыши и выберите действие.

Поиск по письмам

Быстрый поиск

Установите курсор в поле Поиск и введите поисковый запрос. Это может быть любое слово — по умолчанию поиск идет по теме и содержанию письма.

Нажмите Найти или Enter, и отобразятся все подходящие результаты.

Фильтрация найденных писем

После того как отобразятся письма по вашему запросу, вы можете воспользоваться быстрыми фильтрами, чтобы уточнить запрос. Список фильтров находится в левой панели.

Поиск по параметрам письма

Введите поисковый запрос и нажмите Enter. По умолчанию поиск идет по содержанию писем. Вы можете изменить, по какому параметру искать письма. Для этого нажмите на установленном параметре и выберите другой.

Результаты поиска автоматически обновятся.

Поиск по нескольким параметрам

Добавьте к поиску несколько условий — так вы быстрее найдете нужное письмо. Установите курсор в поле поиска после первого условия. Откроется панель, в которой можно задать новый параметр.

Добавляйте условия, пока не найдете нужное письмо. Чтобы удалить условие, нажмите .

Найти все письма с одного адреса

Начните вводить адрес или имя — почта предложит все адреса, совпадающие с запросом. Выберите нужный.

Если почта не предложила людей для поиска, введите адрес или имя до конца и нажмите Enter. Почта найдет письма, в которых есть это слово. Чтобы показать совпадения по адресам, нажмите В письме и выберите параметр От.

Найти все письма за определенный период

Установите курсор в поисковой строке и нажмите Указать дату.

Выберите дату, а если не помните точную, добавьте фильтры: ±1 день, ±3 дня, ±7 дней, ±30 дней. Почта покажет все письма за указанную дату и за дни до и после этой даты.

Например, если вы задали найти письма за 1 июня 2019 года ±30 дней, почта покажет письма со 2 мая по 1 июля 2019 года.

Черновики

Свернуть и закрыть черновик

Во время написания письма вы можете свернуть черновик и вернуться к нему позже. Для этого нажмите в правом углу.

Все свернутые письма находятся в правом нижнем углу. Нажмите на название черновика, чтобы развернуть его и продолжить работу, либо нажмите крестик, чтобы закрыть черновик. Он сохранится в папке Черновики.

Сохранить черновик

Нажмите Сохранить в панели под текстом письма. Письмо сохранится в папке Черновики.

Продолжить работу с черновиком

Если вы начинали отвечать на письмо и сохранили черновик, откройте переписку, и в первой строке вы увидите свой черновик, подсвеченный серый цветом. Нажмите на него, чтобы продолжить работу с черновиком.

Либо перейдите в папку Черновики и откройте письмо там.