Как создать и настроить групповую политику доступа к общим папкам

С помощью групповой политики доступа к общим папкам администратор может предоставить или ограничить сотрудникам доступ к разным общим папкам, а также разрешить или запретить определенные действия (редактирование, скачивание, удаление и др.).

Для наделения правами и доступами администратор:

1. Формирует группы пользователей.
2. Создает и настраивает политики.
3. Назначает политики группам пользователей.

• Просматривать
• Редактировать
• Удалять
• Скачивать
• Создавать
• Делиться
• Перемещать
• Полный доступ
• Доступ закрыт

Сформируйте группы пользователей — в одну группу должны входить сотрудники, для которых предусмотрен одинаковый набор разрешений.

1. В меню панели администратора выберите Пользователи → Группы пользователей и кликните по кнопке Создать.

2. Введите название группы, например название подразделения.

3. Кликните по кнопке Создать внизу.

   

Вы можете добавлять пользователей в группы двумя способами:

• Через панель администратора — например, если пользователей в группе немного.
• С помощью CSV-файла — если нужно добавить сразу много пользователей.

1. Кликните по напротив названия группы и выберите пункт Добавить пользователей.

2. Выберите пользователей, которых надо добавить в группу. При необходимости воспользуйтесь строкой поиска.

   

Если в группу надо добавить сразу много пользователей, то вы можете загрузить их с помощью файла с расширением .csv. Создать файл можно в любой программе, работающей с таблицами, например MS Exсel или Google Таблицы:

1. В первой строке и первой колонке пропишите название столбца: email:.

2. Добавьте почты пользователей, которые должны быть добавлены в группу.

   

После создания файла:

1. Вернитесь в панель администратора.

2. Кликните по напротив названия группы и выберите пункт Загрузить пользователей из CSV.

3. Выберите вид загрузки:

   • Добавление в список — пользователи, добавленные ранее, не удаляются. Пользователи из файла, которых ранее не было в группе, добавляются в нее.
   • Обновление списка — все пользователи, добавленные ранее, удаляются. Все пользователи из файла добавляются в группу.

4. Кликните по кнопке Выбрать файл и выберите csv-файл со списком пользователей.

5. Кликните по кнопке Загрузить.

   

После завершения загрузки на вашу почту придет уведомление. Отчет о результатах импорта будет доступен по ссылке из письма.

Пример использования

Часто возникает потребность, чтобы все пользователи домена состояли в одной специальной группе. Чтобы упростить эту задачу, можно поступить следующим образом:

1. Перейдите в раздел Пользователи и кликните по кнопке Выгрузить пользователей в CSV.
2. Откройте файл и убедитесь, что столбец email: находится в первой колонке таблицы.
3. Вернитесь в панель администратора.
4. Кликните по напротив названия группы и выберите пункт Загрузить пользователей.
5. Поскольку в группе еще нет пользователей, то вы можете выбрать любой вид загрузки: Добавление в список или Обновление списка.
6. Кликните по кнопке Выбрать файл и выберите csv-файл со списком пользователей.
7. Кликните по кнопке Загрузить.

Родительская группа — это группа, в которую входят другие группы: по принципу подчинения, специализации или на основе других параметров. Например, в организации может быть группа «Аналитики», в которую входит группа «Младшие аналитики». Тогда «Аналитики» — это родительская группа, а «Младшие аналитики» — это вложенная группа. Если вы создаете группу, которая должна быть родительской, то добавьте в неё вложенные группы:

1. Нажмите на напротив созданной группы и выберите Добавить вложенные группы.

2. Выбрав все нужные группы, нажмите кнопку Назначить.

   

На вложенные группы будут действовать политики родительских групп. Одна группа может быть вложенной в несколько других групп. Тогда на неё будут действовать политики всех родительских групп.

1. В меню панели администратора перейдите в раздел Политики и нажмите на кнопку Создать.

2. Заполните форму создания политики: выберите сервис Диск:Общие папки и шаблон Права в общих папках. Введите название политики и нажмите Продолжить.

   

3. В блоке Список прав нажмите Добавить. Справа отобразится список корневых папок. Выберите нужные папки и настройте права и доступы к ним.

   Полный список поддерживаемых прав доступа:

   • Просматривать
   • Редактировать
   • Удалять
   • Скачивать
   • Создавать
   • Делиться
   • Перемещать папки
   • Полный доступ
   • Доступ закрыт
   

   Если в папке есть вложенные папки, они автоматически наследуют такие же права и доступы. Если на вложенную папку нужно настроить дополнительные права и доступы, нажмите на корневую папку — откроется список вложенных папок. Добавьте нужные права.

   На изображении ниже у вложенной папки галочками отмечены права, которые наследуются от корневой папки и которые нельзя изменить (Просматривать, Редактировать), а также дополнительные права, настроенные только на эту вложенную папку (Удалять, Скачивать).

   

4. Нажмите на кнопку К проверке. Убедитесь, что всё настроено правильно.

   На изображении ниже пример настройки прав на корневую и вложенную папку на этапе проверки. На корневую папку настроены права Просматривать, Редактироать. На вложенную папку действуют права корневой, а также дополнительные права, настроенные только на неё (Удалять, Скачивать).

   

   Нажмите на Сохранить, затем нажмите на Создать политику.

1. Кликните по кнопке справа от названия политики и выберите пункт Назначить на группу пользователей:

   

2. Выберите нужные группы и нажмите Назначить.

   

• Не рекомендуется назначать политику отдельным пользователям; основной сценарий работы с политиками — это назначение политик группам, кроме специфических случаев. Подробнее см. в разделе «Работа с личными политиками».

Проверка выполняется через профиль какого-нибудь пользователя из той группы, на которую вы сейчас настроили политику:

1. Перейдите в раздел Пользователи, затем в профиль пользователя, который состоит в нужной группе.

2. Посмотрите блок Группы пользователя и убедитесь, что пользователь состоит в правильных группах.

3. Перейдите в блок Политики, найдите нужную политику и убедитесь, что применяется политика нужного типа. Пометка об этом есть под названием политики («Групповая», «Личная» или «По умолчанию»). Если вы только что настраивали групповую политику, а указано «Личная» или «По умолчанию», значит есть ошибка.

   

Во время проверки помните, что:

• Если пользователь состоит в нескольких группах, на него в сумме действуют все политики, назначенные на эти группы.

• Кроме того, группы могут быть вложенными. На вложенную группу действует политика родительской группы. Например, если группа «Младшие менеджеры» входит в группу «Все менеджеры», то на младших менеджеров будут действовать политики, назначенные на всех менеджеров.