Как создать общие папки и предоставить доступы

Общие папки — это папки для совместной работы: они создаются администратором и доступны нескольким сотрудникам сразу.

Преимущества общих папок перед личными хранилищами: при увольнении сотрудника его личное хранилище удаляется, поэтому доступы к папке, которую он «расшарил» для других, перестают работать. Общая папка «принадлежит» домену, а не одному сотруднику, в ней могут работать все добавленные пользователи. А если кто-то уволится, то ничего не пропадет — ни доступы, ни файлы.

Общие папки могут быть:

• Корневыми — это верхнеуровневые папки (папки домена), не вложенные в другие папки. При этом могут содержать в себе вложенные папки.
• Родительскими — это папки, которые содержат в себе вложенные папки, а также сами входят в папки более высокого уровня.
• Вложенными — находятся внутри родительской или корневой папки.

Пример:

• Папка А — корневая папка верхнего уровня.
• Папка Б — родительская папка для папки В и вложенная для папки А.
• Папка В — вложенная папка.

1. В панели администратора перейдите в раздел Диск → Общие папки.

2. Нажмите Создать.

   

3. Справа откроется форма создания папки. Укажите название папки и максимальный объем папки.

   

4. Нажмите Сохранить внизу формы.

Обратите внимание:

Указанные мегабайты / гигабайты резервируются сразу при создании папки (вычитаются из общего объема Диска) несмотря на то, что в папке еще нет файлов. Максимальный объем папки не должен использовать всё свободное место на Диске, иначе пользователи не смогут ничего загрузить на Диск.

Пример:

Общий размер корпоративного Диска 10 Гб. Файлы пользователей занимают 5 Гб. Администратор создает общую папку и указывает её максимальный объем в 5 Гб. В этом случае можно будет добавлять файлы только в эту папку, так как место в ней зарезервировано под них. Но больше ничего загрузить на Диск не получится, так как свободного места больше нет.

Доступ выдается только к корневым папкам. Все вложенные папки будут доступны автоматически. Например, есть корневая папка Документы и вложенная в неё папка Счета. Если вы выдаете пользователю доступ к папке Документы, то он получит доступ и к папке Счета.

1. Отметьте нужную корневую папку галочкой и нажмите на Добавить пользователей.

   

2. В форме справа отметьте галочками пользователей, которым нужно предоставить доступ.

3. По умолчанию выдается доступ только на просмотр, то есть пользователи могут только просматривать и скачивать файлы. Если нужно расширить права, нажмите на Просматривать и выберите опцию Редактировать — тогда пользователи смогут еще и загружать файлы в папку.

   

4. Нажмите Добавить внизу формы.

1. Перейдите в нужную папку, затем на вкладку Пользователи.

2. Отметьте нужного пользователя галочкой.

3. Если нужно изменить права, нажмите на Изменить права доступа. В открывшемся окне удалите или добавьте права и нажмите Сохранить.

   Если нужно ограничить доступ к папке, нажмите на Закрыть доступ к папке.

   

Если пользователи удаляют общие папки или файлы, они добавляются в специальную корзину общей корневой папки. Администраторы могут видеть папки и файлы в этой корзине, однако не видят содержимое файлов и не могут выполнять действия с ними (восстанавливать, удалять навсегда и т.п.).

Чтобы перейти в корзину общей папки, просто откройте нужную корневую папку и перейдите на вкладку Корзина:

1. Нажмите корневую папку, в которой хотите создать вложенную. Откроется пространство этой корневой папки.

2. Нажмите Создать.

3. Введите название вложенной папки в форме справа.

4. Нажмите Сохранить.

   

Если необходимо, вложенную папку можно переименовать:

1. В строке нужной папки нажмите → Редактировать.
2. Измените название и нажмите Сохранить.

Вложенные папки можно перемещать в другие вложенные папки.

1. Откройте вложенную папку, в которой находится папка, которую нужно переместить.

2. Нажмите → Переместить.

   

3. Справа откроется форма для перемещения. Выберите целевую папку и нажмите на кнопку Переместить. В открывшемся окне подтвердите перемещение папки.

Если к VK WorkSpace подключено несколько ваших организаций, вы можете сделать общую папку для сотрудников этих организаций, и они смогут обмениваться файлами и документами, а также организовать совместную работу.

Как создать общую (кросс-доменную) папку для сотрудников разных организаций:

1. Отправьте в поддержку запрос на включение этой опции. Опция должна быть включена на всех нужных доменах.

2. Создайте общую папку на одном из доменов (в панели администратора любой из ваших организаций).

3. Отметьте папку галочкой и нажмите на Добавить пользователей.

4. В форме справа будет представлен список пользователей всех ваших доменов. Обратите внимание, что такой список отображается только для администратора с ролью Владелец.

   Найдите и отметьте галочками нужных пользователей. Для удобства используйте поиск — доступен поиск по ФИО и почте.

   

5. По умолчанию выдается доступ только на просмотр, то есть пользователи могут только просматривать и скачивать файлы. Если нужно расширить права, нажмите на Просматривать и выберите опцию Редактировать — тогда пользователи смогут еще и загружать файлы в папку.

6. Нажмите на кнопку Добавить.

• Администраторы видят пользователей других доменов, но не могут изменять их права доступа к папке.
• Владельцы могут изменять права доступа любых пользователей.

Чтобы удалить папку, нажмите → Удалить. При этом:

• на тарифе «С рекламой» и тарифе «Базовый» папки удаляются безвозвратно.
• На тарифах «Расширенный» и «Индивидуальный» папки при удалении помещаются в корзину домена.

Чтобы внести изменения в настройки папки, нажмите → Редактировать.

• Временно недоступно перемещение и копирование файлов и папок из общих папок в личные хранилища. Доступно перемещение и копирование внутри общих папок.
• Временно нельзя скачивать общие папки, включая вложенные. Но файлы из этих папок скачивать можно. Чтобы скачать сразу все файлы из одной общей папки, откройте эту папку, выберите опцию Все и нажмите Скачать.