4 проблемы HR-специалистов, которые помогает решить VK Teams

Когда в компании нет единой среды для коммуникации, а поведение сотрудников не анализируют, у HR-специалистов возникают сложности уже на этапе онбординга и адаптации. Новые коллеги не ассоциируют себя с компанией, постепенно их вовлеченность и мотивация падает. Из-за этого растет процент тех, кто покидает команду. Но это не единственная проблема. В статье расскажем, с какими еще трудностями могут столкнуться HR-специалисты и как суперапп VK Teams помогает их решить.

Проблема № 1. В компании нет единого пространства для коммуникаций

Когда в компании нет единой коммуникационной среды, сотрудники используют сразу несколько сервисов. Например, переписываются в Telegram или WhatsApp, созваниваются в Zoom, а задачи ставят в Jira и Trello. Из-за этого сотрудникам тяжело сосредоточиться на рабочих задачах: они постоянно переключаются между приложениями и могут отвлекаться на личные сообщения. Так, 49% опрошенных сотрудников признаются, что неэффективные коммуникации снижают их продуктивность, а 60% говорят об эмоциональном выгорании от онлайн-общения.

В супераппе VK Teams есть все основные инструменты коммуникации: можно переписываться в мессенджере, создавать рабочие группы и каналы, проводить видеоконференции, ставить задачи, писать и отправлять письма, ставить встречи в календаре.

В мессенджере можно создавать группы и каналы, папки чатов, расшифровывать аудиосообщения, планировать отложенные сообщения

Таким образом формируется единое рабочее пространство: сотрудники общаются друг с другом в одном приложении, а HR-специалисты могут контролировать коммуникации. Например, создавать новостные каналы, чтобы рассказывать о важных изменениях в компании, запускать рассылки, дайджесты и опросы.

VK Teams — собственная разработка VK, более 11 000 сотрудников компании пользуются сервисом. Переписываются в мессенджере, звонят по видеосвязи, ставят задачи. В VK Teams приходят все уведомления: о встречах, о задачах, о непрочитанном письме на почте или о важном опросе, который запустила HR-команда.

Проблема № 2. Массовые решения не защищают от утечек конфиденциальных данных

Если сотрудники пользуются B2C-решениями, это влечет за собой сразу несколько проблем, связанных с безопасностью:

— Отсутствие порядка и контроля. В рабочие чаты часто добавляют коллег с ненастоящими именами и фамилиями, коллегам бывает сложно найти друг друга в мессенджере. Уволенные сотрудники продолжают сидеть в рабочих чатах, могут использовать чувствительную для бизнеса информацию в своих интересах. Например, случайно или намеренно отправить коммерческое предложение конкурентам.

— Человеческий фактор. Массовые мессенджеры легко взломать, и часто коллеги забывают настроить двухфакторную аутентификацию или придумывают ненадежные пароли.

VK Teams помогает защитить конфиденциальные данные. В приложении коллеги видят не только настоящие имя и фотографию сотрудника, но также его должность и руководителя. Посторонний человек не может попасть в корпоративный мессенджер, а аккаунты уволенных работников деактивируются автоматически.

Один банк перешел на VK Teams после того, как у него увели крупного клиента из-за чата в Telegram. Один из менеджеров уволился, но оставался в чате и видел все файлы и обсуждения коллег. Он воспользовался этой информацией и предложил клиенту более выгодные условия. С супераппом такой сценарий невозможен: бывшие сотрудники не имеют доступа к своему аккаунту в VK Teams.

В профиле сотрудника можно посмотреть его имя и фамилию, контакты и руководителя

Проблема № 3. Низкая вовлеченность сотрудников

Когда коллеги работают в разных офисах, городах или даже странах, выстроить единое информационное поле так, чтобы все чувствовали себя частью единой команды, непросто. Еще нужно уделять внимание удаленщикам, ведь они менее лояльны работодателю, поэтому реже ассоциируют себя с компанией.

Решить проблему можно разными способами. Например, корпоративные порталы в компаниях помогают коллегам в одном месте узнавать последние новости, оформить отпуск, заказать необходимые справки. В корпоративной почте можно делать информационные рассылки на всю компанию, дайджесты с новостями и важными изменениями.

VK Teams также помогает выстроить единое инфополе и решить проблему с вовлеченностью коллег. С супераппом специалисты могут напрямую общаться со всеми работниками компании и выстраивать привлекательный HR-бренд.

Раньше представители телеком-компании, которые доставляли сим-карты, взаимодействовали только с региональными менеджерами. Компания стала пользоваться супераппом VK Teams: отправлять рассылки, опросы и анонсы корпоративных конкурсов. Благодаря выстроенной внутренней коммуникации лояльность сотрудников повысилась, они дольше оставались в компании и активно приглашали на работу новых коллег.

Проблема № 4. Нет инструментов для сбора обратной связи

В крупных компаниях HR-специалистам часто приходится собирать обратную связь и запускать самые разные опросы — от проверки гипотез до сбора обратной связи о корпоративных мероприятиях. Инструменты для этого могут быть разные, один из эффективных — корпоративная почта. Можно запустить группу рассылки на всю компанию и мгновенно собрать отзывы коллег.

В супераппе VK Teams есть интеграция с почтой для бизнеса VK WorkMail — можно писать и отправлять письма прямо из приложения или из профиля чата. VK WorkMail — корпоративная почта на домене компании с вашим логотипом, календарем, адресной книгой и расширенными настройками администрирования

В массовых мессенджерах не получится собрать аналитику по аккаунтам и чатам: сколько сообщений написал человек, в каких чатах он активно общается. Поэтому HR-специалисты не могут отследить момент, когда сотрудники начинают терять мотивацию. Им сложно проработать эту проблему до того, как человек окончательно выгорит.

В VK Teams есть раздел с аналитикой по конкретному аккаунту. Можно увидеть, сколько времени сотрудник проводит в супераппе, сколько сообщений он написал и в какие часы.

В VK HR-специалисты периодически собирают статистику, чтобы понять, почему работоспособность сотрудника упала. Иногда выясняется, что человек отвечает на рабочие сообщения по 10 часов в день — он перерабатывает и постепенно начинает выгорать. С этого можно начать работу с сотрудником: поговорить про work-life balance и обсудить, можно ли автоматизировать или делегировать часть задач.

VK Teams — корпоративный суперапп, который доступен на Windows, MacOS, Linux, iOS и Android. Сервис можно развернуть в облаке (SaaS) или на сервере компании (On-premises).

В VK Teams есть:

• Мессенджер. В приложении можно создавать чаты и каналы, переписываться в обсуждениях, ставить реакции, расшифровывать голосовые сообщения и настраивать уведомления
• Звонки. Суперапп позволяет проводить и записывать созвоны на 300 человек, модерировать вебинары и приглашать внешних пользователей по ссылке.
• Корпоративная почта с гибкими настройками. Почту заводят на домене компании с логотипом и без рекламы — в ней можно деактивировать аккаунты уволившихся сотрудников, восстанавливать удаленные письма и создавать общие ящики для коллег.
• Календарь. С его помощью можно планировать встречи, прикреплять ссылки на звонок и получать напоминания обо всех запланированных мероприятиях.
• Быстрый поиск коллег по имени или департаменту. В On-premises-версии VK Teams можно создать подробную оргструктуру одной или группы компаний, легко находить подразделения и сотрудников в списке контактов.
• Задачи. В супераппе можно ставить задачи себе и коллегам в отдельной вкладке или прямо из чата, назначать дедлайны и приоритеты и получать уведомления о ходе выполнения задач.

Запланируйте бесплатное демо на сайте, чтобы узнать, как VK Teams поможет настроить коммуникации в вашей компании.