8 полезных формул для работы с деньгами в редакторе таблиц VK WorkSpace

Работать с большими объемами данных и рассчитывать бюджет проще, если использовать специальные сервисы. Хорошо, если в программу уже встроены формулы — они экономят время сотрудников и снижают вероятность ошибок.

Формулы встроены в сервис Документы на коммуникационной платформе для бизнеса VK WorkSpace. В Документах можно совместно с коллегами работать с текстовыми файлами, таблицами и презентациями. В основе сервиса лежит решение Р7-Офис.

В таблицах получится удобно вести финансовый учет, работать с большими данными и даже планировать операции на бирже. Собрали примеры формул в VK WorkSpace, чтобы вы экономили время и ресурсы при подсчете денег.

Формула «Если», чтобы автоматизировать расчеты

Благодаря функции для автоматизации таблиц «Если» получится планировать финансовые операции и анализировать данные. Допустим, вы следите за рынком ценных бумаг и хотите знать, когда стоит купить или продать акции. Достаточно активировать формулу «Если» и настроить уровень цен — сервис составит прогноз.

Представим, что у вас есть акция стоимостью $180 и три варианта взаимодействия с ней в зависимости от колебаний цены: продать, купить или удержать. Разберем, какая формула «Если» подойдет в каждом из случаев. Мы взяли условные значения — вы сможете подставить в формулу любые числа.

• Если стоимость растет до 200, стоит продавать акцию.
• Если стоимость падает до 150, в этом случае покупаем ценную бумагу.
• Если стоимость выше 150 и ниже 200, ни одно из условий не соблюдается, поэтому проводить операции с акцией не стоит.

Составим таблицу формул. В ячейку В2 поместим стоимость акции — 180, а в С2 — формулу целиком: =ЕСЛИ(B2>200; "Продаем";ЕСЛИ(B2<150; "Покупка"; "Ничего не делаем")). Пример формулы «Если» в таблице

Достаточно один раз задать параметры, а затем вводить актуальную цену акции и получать прогноз.

Формула «СУММ», чтобы создать выборку и суммировать данные

С помощью формулы «СУММ» можно рассчитать, сколько было потрачено и заработано за определенный период. Допустим, вам нужно проанализировать семейный бюджет и выяснить, как много денег ушло на каждую потребность. Для этого укажите в ячейках столбца А имена членов семьи, в ячейках столбца B пропишите категории расходов, а в ячейках С — сумму.

Для примера мы взяли бюджет супругов Ани и Максима с ребенком и хотим посчитать расходы на ремонт у жены. Чтобы узнать, кто из членов семьи и сколько потратил, выберите в ячейке G3 нужное имя, у нас это Аня. В G4 отметьте название категории расходов — «ремонт».

Мы расписали 16 статей расходов, поэтому в формуле диапазон ячеек А2:А16, В2:В16 и C2:С16. Если у вас получится, например, 20 пунктов, то подставьте вместо 16 везде цифру 20: А2:А20, В2:В20 и C2:С20.

В поле G5 введите получившуюся формулу, у нас это: =СУММ((А2:А16=G3)*(В2:В16=G4)*C2:С16). Пример автоматизации финансового учета в редакторе таблиц

Теперь, чтобы увидеть, сколько Аня потратила на ремонт, нажмите на Enter. В графе «на что» задайте любое значение из ячеек В2:В16, чтобы увидеть учет расходов и доходов именно по этой категории.

Формула пригодится, если вам нужно посчитать одинаковые траты, но они разбросаны по всей таблице — их не нужно искать и суммировать вручную, все сложится автоматически.

Формулы «МИН», «МАКС» и «СРЗНАЧ», чтобы рассчитать минимальные, максимальные и средние числа

С помощью формул «МИН», «МАКС» и «СРЗНАЧ» получится найти минимальные и максимальные показатели, а также рассчитать среднее значение в таблице. Допустим, вам нужно проанализировать уровень зарплат в компании. Для этого составьте таблицу и укажите в ней имена всех сотрудников и сколько они получают.

Сначала выясните, какая зарплата минимальная. В поле для формул введите: =МИН(В2:В12). Затем воспользуйтесь формулой =МАКС(В2:В12), чтобы выявить самую высокую зарплату. С формулой МИН получится увидеть минимальную и максимальную зарплату в таблицах

Теперь воспользуйтесь формулой ​​СРЗНАЧ. В поле Е12 введите =СРЗНАЧ(В2:В12), и получится средняя зарплата в компании.

Благодаря формуле СРЗНАЧ, суммировать все зарплаты и делить их на количество сотрудников не придется — сервис сделает все автоматически

Формула «РАНГ», чтобы упорядочить значения

Расставить порядок всех значений от меньшего к большему или наоборот можно с помощью формулы РАНГ.

Продолжим анализировать уровень зарплат в компании. Нам нужно расположить их по возрастанию или по убыванию. В поле C2 укажите диапазон ячеек, которые хотите исследовать.

В формуле нужно закрепить адреса ячеек, для этого используются знаки доллара ($): их нужно проставить перед адресами столбца и строки. Нас интересует диапазон ячеек B2:В12; соответственно, формула с закрепленными адресами выглядит так: В2;$B$2:$B$12. Далее введите точку с запятой, а затем — 1, если нужно расположить зарплаты по возрастанию. Если вы хотите выстроить значения от максимальной к минимальной, укажите в конце 0. Закроем скобку — формула готова. Ее окончательный вид: =РАНГ(В2;$B$2:$B$12;0).

Количество строчек для анализа можно выбрать любое

Формула «Выделение цветом», чтобы обозначить нужное

В таблицах можно подсветить определенные ячейки, чтобы было проще искать данные. Допустим, вы расписали бюджет по месяцам и хотите выяснить, когда расходы превысили доход. В столбце А пропишите месяцы, в В — доходы в каждый из месяцев, в С — расходы, а в D — остаток. Выделите столбцы с D1:D13 и на вкладке «Главное» кликните на «Условное форматирование», из выпадающего списка выберите «Значение равно», затем — «Меньше».

Выставьте значение 0, чтобы подсветились ячейки с отрицательными числами. Если хотите увидеть месяцы с профицитным бюджетом, выберите в списке «Значение равно» — «Больше» и снова выставьте 0. Тогда вы увидите положительные числа. _В редакторе можно выбрать нужный шрифт и цвет, выделить курсивом или подчеркнуть текст _

На панели «Главное» можно подобрать цвет заливки нужных ячеек. Это удобно, если понадобится форматировать разные значения. Например, красным выделить отрицательные числа, а зеленым — положительные. Есть возможность определить цвета самостоятельно или выбрать из предложенных

Формула с амперсандом, чтобы объединить текст из ячеек в таблице

Благодаря форме со знаком & не придется кликать на каждую строчку и вручную копировать данные из нескольких ячеек. Получится не только сэкономить время, но и исключить возможные ошибки — таблица не запутается даже в сотнях значений.

Например, формула подойдет, чтобы создать список из Ф. И. О. сотрудников.

Укажите в строчках фамилию, имя и отчество в ячейках C6, D6 и E6. Задача — объединить три значения в одно Ф. И. О. G6. Для этого введите в ячейку формулу =C6&D6&E6. В ячейке Ф. И. О. отразится полное имя — Иванов Иван Иванович

С помощью функции не получится рассчитать финансы, зато сотрудники смогут оптимизировать работу с данными и сэкономить время, а значит — и деньги компании.

Попробуйте создать текстовый документ, презентацию или таблицу на платформе VK WorkSpace. Вы можете подключить тестовый домен и бесплатно пользоваться сервисом документов в течение 30 дней. При этом вы также получите доступ ко всем сервисам платформы: корпоративной почте, диску, календарю, мессенджеру, задачам, видеоконференциям, доске и заметкам.