Цифровая среда в вузах: как быстро перейти на российское ПО и перестроить процессы

К 2025 году учебным заведениям необходимо перейти на российское ПО для образования. Как выбрать новую почту, мессенджер для студентов и преподавателей, облачное хранилище, сервис видеоконференций или текстовый редактор? И главное — как перенести все данные с одной платформы для коммуникации на другую и не остановить образовательный процесс?

Рассказываем, на что образовательным учреждениям обращать внимание при выборе нового софта.

Как выбрать новую платформу для коммуникаций

Собрали семь критериев, которые нужно учесть при выборе нового софта:

1. Все сервисы на одной платформе для коммуникаций. Часто в вузах используют ПО для образования от разных вендоров. Например, электронная почта для образовательного учреждения — от одного провайдера, платформа для видеоконференций — от другого, а для переписок выбирают WhatsApp или Telegram. Это неудобно: ИТ-специалистам приходится поддерживать каждый продукт по отдельности, а студентам и преподавателям — переключаться с одного приложения на другое.

Альтернатива — это комплексное решение. Например, коммуникационная платформа VK WorkSpace включает необходимые сервисы для учебы и общения: почту для студентов и преподавателей, календарь, мессенджер, видеоконференции, задачи и облачное хранилище со встроенным редактором документов.

➡️ На образовательной электронной почте администратор сможет создать ящик для факультета или группы, а для студентов, абитуриентов и преподавателей настроить разные уровни доступа. Это удобно для отправки рассылок.

➡️ В календаре у студентов получится планировать семинары и лекции, а еще настраивать уведомления, чтобы ничего не пропустить.

➡️ Мессенджер пригодится для общения студентов и преподавателей. В нем можно создавать каналы с новостями, групповые чаты по предметам, распределять диалоги по папкам, делиться файлами и запускать видеоконференции, чтобы обсудить проект.

➡️ Диск понадобится, чтобы хранить файлы и совместно работать с документами. Например, студенты могут вместе редактировать презентацию, а преподаватели — проверять работу и оставлять комментарии.

➡️ Через задачи преподавателям будет удобно назначать студентам задания, ставить дедлайны и следить за ходом работы. Добавить задачу можно в отдельной вкладке или прямо из чата.

2. Безопасность и российское ПО. Проверьте, предусмотрели ли разработчики всё необходимое для защиты персональных данных и стабильной работы платформы. Важно наличие антивируса, антифишинга, двухфакторной аутентификации.

Хорошо, если данные хранятся на нескольких защищенных распределенных серверах на территории РФ. Тогда, даже если произойдет сбой, сотрудники вуза и студенты смогут открывать и скачивать материалы. Также важно, чтобы сервис не ушел с рынка, — для этого выбирайте ПО, которое разработано в России и входит в реестр ПО.

3. Глубина миграции. Уточните, сохранятся ли данные при переезде на платформу. Иначе пользователям самим придется скачивать файлы из облака или почты и загружать в новый сервис.

Например, на коммуникационную платформу VK WorkSpace можно безопасно переносить данные с любого зарубежного хранилища с помощью Диска-О. А на дополнительных 256 ГБ в Облаке Mail.ru студенты смогут хранить личные файлы любого формата.

4. Понятный интерфейс. Оцените, насколько удобно пользоваться сервисами. Смогут ли пользователи быстро разобраться в образовательной почте и понять, как запустить видеозвонок? Если навигация интуитивно понятна, не придется тратить время на обучение работе с платформой.

Желательно выбирать решение с мобильной версией. Так каждый сможет ответить на письмо или подключиться к звонку, даже если находится не у компьютера. Например, всеми сервисами платформы VK WorkSpace можно пользоваться со смартфона через защищенное приложение VK Teams

5. Масштабируемость. В вузах постоянно меняется количество студентов — одни поступают, другие отчисляются или выпускаются. Поэтому выбирайте платформу, на которой можно создавать учетные записи без ограничений.

Также важна интеграция с Active Directory и другими системами университета. Так данные будут подтягиваться автоматически — администраторам не придется их редактировать вручную. Например, если учащийся отчислится, корпоративная почта студента и другие данные заблокируются. При этом желательно, чтобы информация еще какое-то время хранилась на платформе. Тогда, если студент восстановится, не придется с нуля заводить учетную запись.

6. Стоимость подключения. Заранее рассчитайте бюджет на подключение платформы и ее обслуживание. Узнайте, придется ли приобретать оборудование, платить за техподдержку, докупать серверы и лицензии.

Чтобы выбрать выгодный пакет услуг, запросите у провайдеров информацию о тарифах и скидках. Например, VK WorkSpace предлагает специальные условия для университетов: к каждой лицензии сотрудника прилагается по 20 лицензий для студентов.

7. Сроки подключения. Подготовка к работе на другой платформе может занять время, но сам переезд должен пройти быстро, чтобы не тормозить учебный процесс.

Например, команда VK WorkSpace в течение семи месяцев планировала миграцию данных для Финансового университета при Правительстве РФ, а затем перенесла учетные записи на платформу всего за пару дней.

Подробнее о том, как это происходило, читайте далее.

Опыт Финунивера: перевели 60 000 пользователей без потери данных и перебоев в работе вуза

В 2021 году команда Финансового университета начала искать аналоги облачным сервисам Microsoft. Студенты и сотрудники вуза использовали почту для образовательных организаций, календарь, мессенджер и облачное хранилище. Поэтому специалисты Финунивера рассматривали только российские компании, которые предложат все нужные сервисы и быстро перенесут данные, — остановились на коммуникационной платформе VK WorkSpace.

Команде VK WorkSpace предстояло перевести более 60 000 учетных записей и предложить удобное решение с учетом сложной внутренней организации университета. Например, к платформе нужно подключать внешних спикеров, а для старост, студенческих советов и других групп настраивать разные уровни доступа. Особенности вуза, которые учитывали при настройке платформы и переносе данных

Вместе с ИТ-командой вуза специалисты VK WorkSpace всего за два дня перевели Финунивер на новое ПО. Переезд произошел практически незаметно: подключили почту для преподавателей и студентов, календарь, диск, мессенджер с чатами, видеозвонки — и всё это на одной платформе. Переписки и контакты из прошлых аккаунтов сохранились.

Узнайте, как вашему учебному заведению подготовиться к переходу на новое программное обеспечение.

→ Оставьте заявку, чтобы наши специалисты подобрали решение под вашу задачу и предоставили доступ к демоверсии VK WorkSpace.