Что мешает эффективной коммуникации в команде: 5 проблем, которые можно решить с помощью софта

Каждый день начинается с десятка сообщений в мессенджерах и почте: коллега прислал отчет, друзья зовут на дачу, а клиенты просят скидку. Найти баланс между работой и личной жизнью становится все сложнее: даже после 18:00 приходится отвечать на сообщения. Вдруг в чатике что-то важное? Однако это далеко не единственная проблема. Рассказываем, что еще мешает эффективной коммуникации в команде и как их решить с помощью софта.

Проблема 1. Общение в разных сервисах снижает персональную эффективность

Если руководитель отдела ставит задачи устно, менеджер проекта пишет в мессенджере, а дизайнер присылает правки на почту, отследить, кто за что отвечает — сложно. Приходится все время переключаться между сервисами: проверять почту, чаты, таск-трекер и искать ссылки на звонки. Так легко потерять важные задачи, пропустить дедлайн и подвести клиента.

Источник: Harvard Business Review

Решение: Чтобы сотрудники не путались в проектах, чатах, письмах и сервисах для звонков, эффективное управление командой можно организовать в одном суперприложении. Исследование McKinsey показало, что в компаниях с корпоративным софтом персонал может работать эффективнее на 20–25%. Пример такого суперприложения для корпоративных коммуникаций можно найти у VK. В супераппе VK Teams сотрудники могут переписываться в мессенджере, прямо оттуда ставить задачи, собирать созвоны на 100 человек — и все это в одном окне.

Проблема 2. Команда не знает и не понимает, как общаться в разных сервисах

Если у компании десятки чатов с командами в разных мессенджерах и почте, то выработать единые стандарты для общения сложно. Коллеги могут писать в рабочие чатики поздно вечером или рано утром — всем приходится отвлекаться от домашних дел и проверять сообщения. Кто-то считает, что можно позвонить среди рабочего дня, а кто-то думает, что делать так не стоит и лучше написать на почту. В итоге все просто делают, что хотят, и иногда даже в небольшой команде возникает хаос.

Решение: Общаться в корпоративных сервисах — это придерживаться простых и понятных правил, которые очевидны для всех. Например, в VK Teams можно ставить статусы: в командировке, болею, на встрече, обедаю. Так никто не побеспокоит вас, пока вы заняты. В чатах тоже можно придерживаться несложных правил. Например, если хотите привлечь коллегу к обсуждению нового проекта, подпишите его на ветку обсуждения. А если не хотите отвлекаться на разговоры, — просто выключите уведомления в чатах, пока заняты другими делами.

Проблема 3. В офисе и на удаленке трудно организовать совместную работу

Управление задачами гибридных команд становится проблемой для удаленных работников. Им сложнее согласовывать расписания и распределять задачи. Например, чтобы собрать участников проекта на созвон, приходится уточнять их часовые пояса и подбирать удобное для всех время. А около 30% сотрудников чувствуют себя изолированными от коллег и жизни компании.

Решение. Исправить ситуацию можно с помощью супераппа. В едином пространстве удобно общаться со всеми коллегами, звонить по видеосвязи и отправлять голосовые, создавать чаты и каналы с новостями компании, — все это помогает сотрудникам почувствовать себя частью команды и эффективнее управлять проектами.

Проблема 4. Сотрудники не вовлечены в жизнь компании и не читают корпоративные новости

Часто компании сразу погружают новичков в рутинные задачи, но не рассказывают о ценностях, глобальных целях работы, стратегии компании и внутренних бизнес-процессах. В итоге только пятая часть сотрудников компании вовлечена в работу.

Бывает наоборот: компания постит новости и фото с корпоративов, проводит Demo-дни и All-hands, но сотрудники все равно не читают сообщения, пропускают уведомления об общих встречах и забывают поздравить коллег с успешным завершением проекта.

Источник: IBM

Проблема 5. Бизнес рискует потерять конфиденциальную информацию

56% инцидентов с безопасностью происходит по вине сотрудников. Если сотрудник хранит рабочие документы на личном диске, бизнес может потерять их при его увольнении. Другая угроза безопасности корпоративных данных — общение с личной почты и в обычных мессенджерах. Их легко взломать, а настроить двухфакторную аутентификацию многие забывают. Бывали случаи, когда менеджер компании отправлял случайно расчет себестоимости услуг клиенту, — это негативно сказывалось на дальнейшем общении.

Решение: Чтобы избежать утечки данных, лучше работать в корпоративных сервисах. В рабочей почте и мессенджере только коллеги, поэтому никто не отправит по ошибке важный документ человеку не из компании. Еще корпоративный софт надежно защищен. Например, в супераппе VK Teams все данные шифруются и передаются по защищенному каналу, а сотрудники теряют доступ к данным после увольнения.

Наладить общение сотрудников и упростить управление коммуникациями в командах поможет корпоративный суперапп VK Teams. Общайтесь в личных и групповых чатах, проводите видеоконференции, ставьте задачи, проверяйте почту и назначайте встречи — и все в одном окне.

VK Teams входит в реестр отечественного ПО и надежно защищает корпоративные данные. Суперапп можно развернуть в облаке или на собственных серверах, а приложение доступно с любых устройств и операционных систем.

Узнайте больше о функциях и преимуществах корпоративного супераппа VK Teams на нашем сайте.