«Искали замену Microsoft и сравнивали сервисы по 57 параметрам. Выиграл VK WorkSpace»: кейс «Бигама»

«Бигам» работает на российском рынке строительного, садового и сварочного оборудования с 1994 года. В компании около 600 человек в 17 городах России и главный канал коммуникации между сотрудниками — почта. До февраля 2022 года «Бигам» пользовалась сервисами Microsoft. Когда компания заявила об уходе из страны, пришлось в сжатые сроки искать российский аналог Microsoft 365 на отечественном рынке.

Проблема

Компания выбирала альтернативу Microsoft по 57 параметрам. Было важно сохранить уже налаженные рабочие процессы, поэтому искали сервис, который совмещает в себе почту, видеоконференции и облачное хранилище. Еще в «Бигаме» хотели, чтобы у платформы был интуитивно понятный интерфейс и другие фичи, например общие почтовые ящики и мобильные приложения для Android и iOS.

Компания подошла к вопросу серьезно: в гугл-таблице всех конкурентов сравнили по 57 пунктам

Решение

В «Бигаме» сравнили семь сервисов и в итоге остановились на VK WorkSpace. Платформа от VK выигрывала у конкурентов по многим параметрам: знакомый интерфейс, собственное приложение для iOS и Android, интеграция приложений по API, возможность не скачивать приложенные к письмам файлы, а смотреть их в браузере. К тому же VK WorkSpace стоил меньше других решений.

В течение недели технические специалисты «Бигама» готовились к переезду на VK WorkSpace: заносили данные всех сотрудников в один XML-файл, синхронизировали старую и новую почты. Сама миграция заняла 2 дня: в пятницу работников предупредили о переезде, а в понедельник уже начали работать с VK WorkSpace.

Результат

С VK WorkSpace «Бигам» получил аналог Microsoft и все нужные фичи на одной платформе: почту, видеозвонки, календарь и суперапп VK Teams с чатами. Сотрудники быстро освоились в новой корпоративной почте, потому что у VK WorkMail знакомый многим дизайн Mail.ru. А интерфейс VK Teams напомнил обычный мессенджер.

VK WorkSpace помог «Бигаму» не только сохранить, но и улучшить рабочие процессы.

✅ Работать с почтой стало удобнее. Так, черновики сохраняются автоматически, а еще можно создавать отложенные сообщения или отменить отправку письма в течение 20 секунд. Еще сотрудники могут писать от имени другого пользователя — например, если специалист ответит на запрос с личной почты, клиент увидит в ответе адрес службы поддержки.

✅ Сотрудники быстро получают все важные сообщения в VK Teams. В супераппе создали чат с руководителями филиалов, куда сообщают обо всех проблемах.

✅ Рабочий процесс ускорился благодаря кастомным интеграциям по API. Руководитель ИТ-отдела «Бигама» Алексей Бовин написал интеграцию VK Teams и 1С. Теперь, когда покупатель делает заказ в интернет-магазине, кладовщику приходит уведомление в супераппе о новом заказе. А для руководителей минимизировали бумажную волокиту. Например, когда клиент возвращает товар, сотрудник в 1С нажимает кнопку «отправить на согласование». Тогда руководителю приходит уведомление в VK Teams, и он согласует возврат.

Сотрудник создает заявку в 1С, а затем отправляет ее руководителю на согласование

Руководителю приходит сообщение в VK Teams, и тот может согласовать заявку сразу в супераппе в один клик

✅ Команда всегда на связи. Сотрудники активно пользуются календарем и видеоконференциями. Так, территориальные руководители созваниваются с главами филиалов, а отдел кадров проводит собеседования по VK Teams.

Сейчас проходит акция: подключите облачную версию VK WorkSpace бесплатно на три месяца и сохраните данные компании в безопасности. Предложение действует до 27 апреля включительно для клиентов, которые хотят переехать с сервисов Microsoft и Google и любых иностранных сервисов. Оставляйте заявку на сайте.