Как VK Teams помогает 11 тысячам сотрудников быть частью одной команды

Почти половина компаний поменяла свое отношение к удаленке в 2023-м: одни перешли на гибридный формат, а другие вернули сотрудников в офис. Когда кто-то из ваших коллег в переговорке, а другие по-прежнему онлайн, для специалистов по внутренним коммуникациям особенно важно выстраивать единое информационное пространство. Рассказывать о новостях компании, карьерных возможностях, создавать условия для активного общения, поддерживать вдохновляющую атмосферу профессионального сообщества — и искать новые инструменты, чтобы объединить офис и удаленку в единый контур.

В этом кейсе рассказываем, как в новых условиях выстраивать эффективные коммуникации в команде и какие инструменты можно внедрить в вашей компании уже сейчас.

VK развивает более 200 технологических проектов. Среди них — социальные сети «ВКонтакте», «Одноклассники», «Дзен», образовательные платформы Skillbox, VK Education, сервисы для бизнеса и многое другое. В компании около 20 бизнес-юнитов, более 11 тысяч сотрудников и офисы в 5 городах России.

В такой большой компании крайне важно выстраивать единое информационное пространство и открытый диалог с сотрудниками, рассказывать последние новости и держать коллег в курсе событий.

Для этого мы в команде внутренних коммуникаций в VK используем сразу несколько каналов для общения и обмена информацией.

Корпоративный портал, рассылки и офлайн: поддерживаем единое информационное поле

Интранет — единый корпоративный портал для всех сотрудников. В Интранете можно решить практически любой вопрос. Например, оформить отпуск, заказать необходимые справки, организовать встречу, поблагодарить коллегу, заказать пропуск для гостя и многое другое — все это быстро и удобно.

А еще на портале можно узнать все важные новости о компании, подписаться на разные сообщества. Например, чтобы сходить на митап для аналитиков, узнать, чем занимаются UX-исследователи в VK, вместе отпраздновать день разработчика и даже сдать квартиру или найти компанию, чтобы сходить вечером на футбол. Каждый может опубликовать новость о своем проекте или поделиться тем, что «болит». Мы собираем такие запросы от сотрудников и решаем их по мере возможности.

Почта — по мере необходимости делаем рассылки на всю компанию, таргетные уведомления и дайджест VK_LIFE с самыми важными новостями компании.

Наружные форматы — баннеры и экраны в офисе. Анонсируем новости команд и бизнес-юнитов и даже поздравляем коллег с днем рождения.

Суперапп VK Teams: поддерживаем коммуникации в команде в едином приложении

А еще все сотрудники VK работают в одном приложении VK Teams с мессенджером, звонками, календарем, адресной книгой и задачами. Когда сотрудник устраивается в VK, ему сразу же выдают доступ к VK Teams и все коммуникации в команде — в одном приложении.

VK Teams — наша собственная разработка. С началом пандемии появилась идея создать не просто инструмент для общения между командами, а суперапп — приложение, в котором сотрудники могут просмотреть почту, запланировать встречу, поставить задачу, посмотреть структуру компании, быстро найти коллегу и решить другие вопросы.

Например, в VK Teams есть электронный помощник #марусянаработе. Она отвечает на популярные вопросы HR-сотрудников: подсказывает, как оформить отпуск или получить полис ДМС.

В VK Teams можно создавать отдельные группы и каналы, чтобы информировать сотрудников и рассказывать об изменениях в компании, общаться внутри команды или собрать чат по проекту.

Вот лишь несколько примеров таких каналов:

• VK News — пишем про важные события в VK, анонсируем события и мероприятия.
• Скайлайт — рассказываем, что нового в офисе компании в Москве.
• ТехКухня — публикуем полезные материалы и анонсируем митапы для разработчиков.
• Семья и дети — рассказываем о семейных мероприятиях, возможностях для детей наших сотрудников, анонсируем события.
• Спорт VK — делимся спортивными новостями, приглашаем на тренировки, рассказываем о достижениях наших корпоративных команд.

На посты в группах можно ставить реакции на публикации и анализировать, какие посты вызывают наибольший отклик, как коллеги реагируют на новости. Например, на важные обновления компании в канале VK News приходится 300–400 лайков на аудиторию в 11 тысяч человек.

Сотрудники сами создают чаты по интересам. Например, есть сообщества настольных игр, шахмат, спортивный клуб.

Суперапп помогает настраивать рабочие процессы в команде. В VK Teams сотрудники переписываются и обсуждают проекты, созваниваются по видеосвязи. Им не нужно переключаться на другие приложения, создавать ссылки в сторонних сервисах, путаться между семейными чатами в других мессенджерах.

Здесь же, в VK Teams, можно ставить задачи. Также для постановки задач в компании используют Jira, при этом сервис интегрирован с VK Teams. Когда в Jira появляется новая задача или приближается дедлайн, бот присылает сообщение в мессенджер VK Teams.

Коммуникации в одном приложении — это возможность для всех сотрудников команды сохранить баланс между работой и жизнью. Например, рабочий день коллег начинается в VK Teams, а когда он заканчивается, можно выключить уведомления и спокойно заниматься семейными делами. Можно поставить статус у себя в профиле: «Болею», «В командировке» и никто не будет беспокоить сотрудника — так формируется определенная корпоративная культура общения.

Хотите узнать больше о возможностях супераппа VK Teams? Переходите на сайт, чтобы запланировать бесплатное демо и узнать, как VK Teams поможет настроить внутренние коммуникации в вашей компании.