Какую платформу для совместной работы выбрать корпорации: обзор VK WorkSpace

Крупные компании со штатом от 500 человек часто работают в гибридном формате: часть сотрудников в офисах в разных регионах, часть на удаленке. В таких условиях важны инструменты для совместной работы. Например, можно присмотреться к коммуникационной платформе VK WorkSpace — рассказываем, почему она подойдет корпорациям и какие у VK WorkSpace плюсы для большого бизнеса.

SaaS- и On-premises-версии платформы

Вы можете выбрать один из вариантов размещения. Обе модели позволяют быстро развернуть платформу — переехать можно даже за неделю.

SaaS — в облаке. Для тех, кто хочет быстро внедрить платформу, сэкономить на обслуживании и серверном оборудовании: VK Tech берет техподдержку на себя, а данные хранятся в безопасных внешних ЦОД. На платформе соблюдается 152-ФЗ «О персональных данных».

On-premises — на собственных серверах. Платформу, размещенную в собственном контуре, можно интегрировать с корпоративными сервисами и системами информационной безопасности, например DLP и SIEM, а также антивирусным ПО и не только.

Миграция из других сервисов

Данные на VK WorkSpace легко перенести из почтовых сервисов, календарей и дисков, которые вы использовали ранее. Доступна миграция из следующих серверов:

• Microsoft Exchange;
• Microsoft 365;
• OneDrive;
• Google Drive.

Разработчики создали понятные инструкции, по которым можно перенести файлы и сообщения за несколько шагов в автоматическом режиме. Например, все письма из старого ящика попадут в новую почту VK WorkSpace и не потеряются. А если возникнут вопросы или технические проблемы, мы поможем с переездом.

Надежность и безопасность платформы

В облачной модели серверы VK WorkSpace находятся в российских дата-центрах. Платформа входит в реестр отечественного ПО и соответствует стандартам информационной безопасности. Резервные копии баз данных хранятся в нескольких ЦОД — если один из дата-центров (dc1 или dc2) выйдет из строя, вы не потеряете данные. Доступ к файлам и каналы их передачи зашифрованы с использованием протокола TLS 1.3. Классическая кластерная инсталляция почтовой системы строится на восьми нодах, что гарантирует максимальную отказоустойчивость.

Также корпоративные и клиентские данные защищены на уровне приложений:

Управление уровнями доступа. Сотрудник, назначенный администратором системы, настраивает доступ к файлам для коллег и отделов. Например, чтобы договоры с клиентами могли просматривать только юристы. Учетные записи уволившихся сотрудников можно заблокировать. Это снижает риск утечек.

Антифишинг и антиспам. Фильтры антивирусных систем распознают потенциально опасные письма в почте — с фишинговыми ссылками или вредоносными файлами. Сотрудник увидит уведомление об этом. Система выявляет подозрительные письма

Все нужные инструменты на одной платформе

VK WorkSpace объединяет сервисы, которые каждый день требуются крупному бизнесу:

Почта и календарь — в почте есть быстрый поиск, фильтры и общие ящики отделов, а в адресную книгу уже добавлены контакты всех коллег. Письма с одной темой можно группировать в треды.

Почта объединена с календарем: например, если в письме коллеги договорились о встрече, ее можно сразу запланировать. У сотрудника есть возможность открыть доступ к своему календарю коллегам, чтобы они видели его график.

Почту легко масштабировать, в нее можно добавить сколько угодно новых пользователей. Также она отказо- и катастрофоустойчивая: например, в облачной версии данные хранятся в нескольких резервных копиях. В календаре можно создавать не только разовые, но и повторяющиеся события — допустим, планерку каждый понедельник в 11 часов

Мессенджер и задачи — в чатах и группах удобно обсуждать проекты и отправлять файлы. Сотрудники смогут поставить задачу прямо из мессенджера, назначить сроки и ответственных — задача появится в списке дел в отдельном окне.

Видеоконференции — онлайн-встречи до 300 участников: можно устроить совещание даже на несколько отделов. Звонок записывается, а по его завершении бот отправит файл и текстовую расшифровку в мессенджер. В режиме гостевого доступа вы сможете приглашать даже тех, у кого нет профиля в VK WorkSpace — например, чтобы провести звонок с клиентами.

В звонках нет ограничения по времени встречи

Диск — для хранения корпоративных файлов. Всё как в привычных облаках: можно создавать папки, отмечать документы ярлыками, делиться доступом с коллегами.

Редактор документов, таблиц и презентаций — для совместной работы над файлами. Документы можно редактировать онлайн. Коллеги, у которых есть доступ, сразу увидят изменения. Редактор можно использовать только в SaaS-версии.

Сервисы доступны с компьютера и смартфона через приложение VK Teams. Работать с платформой можно в режиме одного окна. Один из сценариев — сотрудник обсуждает проект в мессенджере, ставит задачи из сообщений и создает ссылку на встречу. Всё это без переключений между приложениями.

Понятный интерфейс и быстрое масштабирование

У почты VK WorkSpace привычный интерфейс — сотрудники быстро адаптируются к новой платформе. Доступны все стандартные функции, например письма можно помечать ярлыками и фильтрами, группировать их в треды. В мессенджере получится отправлять стикеры и реакции, посылать голосовые сообщения, цитировать коллег.

Платформу удобно масштабировать, допустим, если штат компании резко увеличился. Создать учетные записи для новых сотрудников и определить права доступа можно за пару кликов. VK WorkSpace стабильно выдерживает нагрузки при подключении до 1 млн пользователей.

Крупные компании получают выгодные индивидуальные условия, например неограниченное количество учетных записей и объема хранилища на диске. Это плюсы VK WorkSpace для большой компании.

Переходите на сайт VK WorkSpace, чтобы оставить заявку на демоверсию и начать работать на платформе. Или оставьте свой вопрос в форме ниже — мы скоро вам ответим.