Как «Алтайская здравница» объединила 40 филиалов и сократила затраты на ИТ-инфраструктуру с VK WorkSpace

Федеральная сеть таежных спа «Алтайская здравница» включает более 40 филиалов по всей стране. Управляющая компания искала российское корпоративное ПО, чтобы оперативно обмениваться информацией с франчайзи, взаимодействовать с партнерами и надежно хранить рабочую документацию.

Рассказываем, почему команда выбрала коммуникационную платформу VK WorkSpace, как прошло внедрение и какие результаты это принесло бизнесу.

Искали единую и безопасную систему для эффективной совместной работы

Первый спа-кабинет «Алтайской здравницы» открылся в 2017 году в Абакане. Затем команда запустила франшизу и начала открывать салоны по всей России. Компания использовала разрозненные публичные сервисы для коммуникаций и хранения документов. Сотрудники переписывались по почте и в мессенджерах, хранили документацию в разных облачных хранилищах.

Когда количество филиалов в сети выросло, появились проблемы. Взаимодействие внутри сети стало отнимать много времени, а важная информация и документы иногда терялись в процессе. Новых франчайзи приходилось подключать отдельно к каждому инструменту, вручную выдавая доступы. Всё это могло отразиться на работе конкретных салонов и качестве клиентского сервиса. К тому же после 2022 года зависимость от зарубежных облачных решений стала создавать риски для бизнеса.

Владельцы компании решили перейти на безопасное российское решение и объединить все корпоративные коммуникации и инструменты в едином цифровом пространстве.

Вот что было необходимо:

✅ все инструменты для коммуникации и работы — в едином цифровом пространстве;

✅ лицензионное решение, включенное в реестр российского ПО;

✅ стабильная работа службы поддержки для быстрого разрешения инцидентов;

✅ простой и понятный интерфейс, работа с которым не требует длительного обучения и адаптации сотрудников;

✅ доступная стоимость лицензии даже при большом количестве сотрудников и партнеров.

Коммуникационная платформа VK WorkSpace оказалась оптимальным решением, которое отвечает всем требованиям. В ней есть почта с календарем и адресной книгой, защищенное облачное хранилище с редактором документов и историей изменений, мессенджер, видеоконференции и другие инструменты для совместной работы команд. Важный плюс — многоуровневая защита данных, которая соответствует всем требованиям российского законодательства и снижает риски безопасности.

Подключили корпоративные аккаунты, объединили рабочие коммуникации в едином пространстве и уменьшили бюджет на ИТ

Переход на VK WorkSpace выполнил партнер VK Tech — центр автоматизации Киасофт. Сначала к платформе подключили управляющую компанию и головной офис, а затем в течение месяца — всех франчайзи. С помощью готовых инструментов массовой миграции организации удалось перенести в новые сервисы всю переписку сотрудников за последние два года, корпоративные календари и шаблоны документов.

«Весь процесс миграции занял у нас около полутора месяцев. Мы подключали аккаунты постепенно — так было проще проверить работу системы и обучить франчайзи. Сейчас у нас 86 активных почтовых аккаунтов», — рассказал Николай Дзязько, основатель франшизы «Алтайская здравница».

Уже два года сотрудники «Алтайской здравницы» и франчайзи используют:

• Корпоративную почту — для рабочей переписки с партнерами и клиентами.
• Календарь — для планирования встреч, записи клиентов и организации переговоров по запуску новых спа-центров.
• Документы — для оперативной передачи франчайзи брендбуков, актуальных методичек и чек-листов.
• Видеозвонки — для еженедельных созвонов.

Благодаря внедрению VK WorkSpace «Алтайская здравница» не только ускорила коммуникации между франчайзером и филиалами, но и повысила контроль над бизнес-процессами. Также платформа позволила сократить затраты на ИТ-инфраструктуру примерно на 13% за счет экономии на интеграциях, настройке, внедрении и обслуживании ПО. Отдельным преимуществом стала оперативная работа техподдержки, а интуитивный интерфейс обеспечил быстрое освоение сервисов сотрудниками, которые отмечают их удобство для совместной работы.

Хотите объединить корпоративные коммуникации и работу с документами в единой системе?

Оставьте заявку — наши специалисты дадут демодоступ к VK WorkSpace и помогут настроить решение под задачи вашего бизнеса.