Перешли на VK WorkSpace и объединили все рабочие процессы на единой платформе: кейс администрации Правдинского округа

В администрации Правдинского муниципального округа Калининградской области работают 86 человек, которые отвечают за комфорт почти 18 000 жителей. Команде было нужно перейти на единое российское ИТ-решение для официальной переписки, оперативных коммуникаций, планирования рабочих совещаний и хранения документов.

Рассказываем, почему руководство госоргана решило перейти на VK WorkSpace, чего удалось добиться и как планируют расширять использование сервисов платформы.

Искали единое решение, ориентированное под задачи муниципалитета

До 2020 года работники администрации пользовались другим сервисом для рабочей переписки и хранения файлов. Функциональность решения была больше ориентирована на коммерческие задачи и не совсем подходила под муниципальные процессы. Руководство ведомства решило перейти на более удобное и безопасное решение, которое объединит все необходимые инструменты. Вот что было нужно:

• Корпоративная почта на домене организации.
• Календарь для просмотра расписания коллег и согласования встреч с учетом разных локаций и часовых поясов.
• Видеоконференции с возможностью пригласить сторонних пользователей по ссылке.
• Мессенджер для внутреннего общения и быстрого обмена информацией.
• Диск для хранения рабочих документов и других файлов.
• Оптимальное соотношение цены и качества, возможность пользоваться сервисами по единой подписке.
• Надежный российский вендор, который соблюдает требования законодательства.
• Сервисы, зарегистрированные в реестре отечественного ПО.

Предложение перейти на VK WorkSpace администрация получила от платинового партнера платформы — компании ZEROBIT, которая специализируется на поставках и внедрении ИТ-решений. Поставщик предлагает клиентам бесплатный 60-дневный тестовый доступ и услуги по первичной настройке, миграции из сторонних сервисов и сопровождению пользователей.

Перевели всю команду на новые сервисы для делового общения и совместной работы

Сначала команда пользовалась бесплатной версией VK WorkSpace — это позволило по достоинству оценить все преимущества платформы. В 2024 году решили получить доступ к расширенным версиям Почты, Календаря, Диска и других инструментов. Переход и настройка процессов заняли меньше месяца. Сотрудники были уже знакомы с интерфейсом сервисов, поэтому дополнительного обучения и адаптации не потребовалось.

Сотрудники администрации используют Суперапп с доступом к сервисам VK WorkSpace на любых устройствах — ПК, смартфонах и планшетах. Вот какие ежедневные рабочие процессы им удалось оптимизировать.

Почта. Сотрудники ведут переписку с органами власти и жителями округа, отправляют отчетность, документацию и другие файлы. Благодаря почтовым ящикам на домене организации письма выглядят официально и узнаваемо — это укрепляет доверие со стороны адресатов.

Календарь. Сотрудники назначают в сервисе рабочие совещания, ведут совместные календари и создают напоминания о важных событиях. Инструмент позволяет быстро согласовать с коллегами удобное время встречи прямо в карточке события — без лишней переписки в чатах. В событие можно прикрепить файлы, добавить описание и ссылку на видеоконференцию. А для руководителя можно в пару кликов распечатать расписание на ближайшие дни в компактном виде.

Диск. Все документы теперь хранятся в едином рабочем пространстве. Сотрудники могут обмениваться файлами, получать и выдавать доступы. Сервис позволяет устанавливать пароли на файлы, ограничивать количество скачиваний и сроки действия ссылок. Администраторам доступны возможности гибкой настройки прав на уровне корпоративных политик.

Видеоконференции. Сотрудники из разных локаций могут проводить онлайн-встречи и совещания в защищенном сервисе. Здесь можно вести чат встречи, использовать функционал модерации, а также записывать звонок и получать запись в чат.

Мессенджер. В рабочем мессенджере сотрудники не отвлекаются на личные чаты, могут вовремя увидеть важное уведомление и не отправят по ошибке важный документ не туда. Сервис позволяет вести личные и групповые чаты, использовать ветки обсуждений, чтобы не перегружать основную переписку. Помимо функций обычного мессенджера здесь есть дополнительные возможности для работы — например, корпоративные статусы, которые помогают увидеть, что коллега в отпуске или на больничном.

Улучшили коммуникации, защитили данные и планируют расширение использования платформы

Администрация Правдинского муниципального округа выстроила систему унифицированных коммуникаций для сотрудников и упростила рабочие процессы с помощью инструментов платформы VK WorkSpace. Сотрудники экономят время за счет удобных сервисов в едином пространстве, а переписка и документы надежно защищены в соответствии с требованиями регуляторов.

Ведомство планирует расширять использование VK WorkSpace. В ближайших планах — внедрение сервисов Документы, Доска и Задачи.

VK WorkSpace — платформа для корпоративных коммуникаций и совместной работы команд от VK Tech. В ней есть Почта, Календарь, Мессенджер, Видеоконференции, Задачи, Заметки, Диск, Документы, Доска и Опросы. Сервисы зарегистрированы в реестре ПО и полностью подходят для использования не только в коммерческом секторе, но и в государственных организациях и образовательных учреждениях.

Если хотите узнать больше о VK WorkSpace, оставьте заявку на демо. Наши специалисты свяжутся с вами и помогут подобрать оптимальное решение под ваши задачи и процессы.