Корпоративная почта: зачем нужна бизнесу и как ее настроить

Иногда бизнесу кажется, что для делового общения достаточно обычной бесплатной почты. Но это убеждение рушится, когда сотрудник пишет важному клиенту с личного адреса в духе lariso4ka_pantera@mail.ru. В итоге больше вероятность, что письмо не откроют, оно улетит в спам, а репутация компании испортится.

Рабочая почта позволяет использовать красивые адреса с названием компании и не только: в ней удобно сортировать письма и обеспечивать безопасность данных. Рассказываем, какие фишки есть у бизнес-почты и как ее подключить.

Что такое корпоративная почта

Корпоративная почта — это электронная почта для бизнеса. Она предназначена для делового общения: согласования документов, закрепления договоренностей, обмена файлами между коллегами. Как правило, рабочая почта доступна только для сотрудников, расположена на корпоративном домене компании и в ее адресе содержится доменное имя — например, name@company.com.

Зачем корпоративная почта нужна бизнесу

Обеспечивает безопасность. Почта защищает данные компании и предотвращает утечку информации. Например, с помощью систем шифрования email отправляется по закрытым каналам, которые сложно обойти злоумышленникам. То есть письмо не получится перехватить, видоизменить или подделать адрес отправителя.

В корпоративной почте доступна двухфакторная аутентификация. Для входа в учетку понадобится не только пароль, но и второй фактор — например, код, который придет в СМС. Чтобы кто-то из сотрудников не забыл подключить аутентификацию, администратор может настроить ее сразу для всех. Так аккаунты будут защищены от мошенников, даже если они узнают пароль.

Рабочая почта позволяет контролировать ящики сотрудников: проводить аудит писем и поднять историю переписки. Например, если клиенты подозрительно часто уходят, можно проверить, не переманивает ли их на сторону один из сотрудников. Личную почту так не отследить: если произошла утечка конфиденциальной информации, будет сложно определить источник.

Позволяет администрировать почту. Обычно администратором назначают ответственное лицо, например владельца бизнеса или IT-специалиста. Он может управлять почтовыми аккаунтами компании: восстановить удаленные письма или заблокированный профиль, добавлять и удалять пользователей.

В бесплатной почте нельзя удалить пользователей, поэтому бывшие сотрудники могут продолжать читать письма. А если нужно восстановить аккаунт или вернуть удаленные файлы, придется разбираться с техподдержкой.

Администратор может удалить профиль сотрудника или войти под его именем, чтобы проверить переписку

Есть дополнительные функции. У корпоративной почты много функций, которые делают переписку удобнее:

• Возможность создания общих папок и календарей. Коллеги смогут вместе работать с файлами и видеть общее расписание. Это упрощает обмен информацией и планирование совместных мероприятий. Например, когда нужно собрать отдел на созвон по новому проекту, не придется узнавать у каждого свободный слот.
• Автоматизация процессов. В рабочей почте можно настроить автоматические ответы на письма. Это удобно, например, если сотрудник в отпуске, а ему напишет клиент. Тогда в ответ автоматически придет письмо с пояснением и датой выхода сотрудника на работу. Кроме того, на время отпуска получится подключить переадресацию на коллегу, который подхватит срочные вопросы.
• В некоторых сервисах доступна умная сортировка — письма будут автоматически попадать в нужную папку, например, «Чеки» или «Рассылки».
• Интеграция с другими сервисами. Например, к корпоративной почте можно подключить таск-менеджер или CRM-систему — данные о клиентах и истории переписки будут дублироваться в эти сервисы.

Так может выглядеть автоответчик — получится вписать любое сообщение и настроить интервал отправки

Создает профессиональный имидж. Использование корпоративной почты с доменным именем укрепляет доверие партнеров. Если сотрудник пишет с личной почты, в которой есть никнейм или цифры, клиент может подумать, что это спам. Гораздо выше шанс, что откроют письмо адресата с понятным именем и названием компании.

Виды корпоративной почты

Виды почты выделяют по тому, на каком сервере находится почтовая система. У каждого вида свои нюансы — от них зависят безопасность данных, набор функций и затраты. Разберем подробнее.

На своем сервере

Почтовая система может храниться на серверах самой компании.

Плюсы:

• Полный контроль. Компания может свободно управлять данными, безопасностью и настройками почтовой системы.
• Гибкие настройки. Можно настраивать и адаптировать почтовую систему под уникальные потребности компании.
• Конфиденциальность. Данные остаются внутри организации, что повышает уровень безопасности.

Минусы:

• Затраты на обслуживание. Требует финансовых вложений в обслуживание серверов и обновление программного обеспечения.
• Нужны квалифицированные кадры. Для настройки и поддержки почтовой системы необходимы IT-специалисты.
• Сложности в масштабировании. Может потребовать дополнительных ресурсов, если бизнес вырастет.

Почта на собственном сервере больше подходит крупным корпорациям, которым нужно контролировать данные по максимуму и настраивать систему под себя, например разрабатывать свои каналы шифрования.

От хостинг-провайдера

Почта от хостинг-провайдера — почтовая система, которая управляется на удаленных серверах. Именно хостинг-провайдер обеспечивает безопасность, хранение данных, резервное копирование и другие технические аспекты.

Плюсы:

• Экономия ресурсов. Не требуется вкладываться в собственные серверы и IT-специалистов. Кроме того, почта часто входит в стоимость хостинга.
• Техническая поддержка. Не нужно разбираться с техническими проблемами самому, провайдер поможет.
• Возможности для интеграции. Почта может быть интегрирована с другими сервисами хостинг-провайдера, например облачным хранилищем.

Минусы:

• Ограничения в наборе функций. Для хостинг-провайдера почта — побочный продукт, поэтому у нее могут быть функциональные ограничения.
• Проблемы с безопасностью. Если провайдера взломают, возможна утечка информации.

Почта может подойти компаниям, которым достаточно небольшого набора функций при ограниченном бюджете.

От почтового сервиса

Почтовые хостинги предоставляют услугу корпоративной почты. Вместо того чтобы поднимать и поддерживать почтовый сервер внутри организации, можно арендовать почтовые ящики и получить доступ к широкому набору функций.

Плюсы:

• Безопасность и надежность. Обычно у почтовых сервисов уже есть шифрование данных, антиспам, антивирус и другие меры защиты.
• Масштабируемость. Можно увеличивать число почтовых ящиков в соответствии с потребностями бизнеса.
• Удобство использования. Почтовые хостинги уделяют большое внимание интуитивности интерфейса — настроить почту под себя сможет даже не самый продвинутый пользователь.
• Техническая поддержка. Специалисты сервиса всегда на связи — помогут с настройкой и устранят проблемы.
• Возможности для интеграции. Как правило, более широкие, чем у хостинг-провайдера. Почту можно синхронизировать не только с диском, но и с календарем, менеджером задач или CRM.

Из минусов можно выделить сложность перехода на другую платформу. Если нужно перейти с одного почтового сервиса на другой, придется переносить все аккаунты — при этом важно сделать переход незаметным для большинства пользователей, чтобы работа не остановилась. Некоторые сервисы берут переезд на себя, но не все. О том, как это происходит, читайте в статье «Как перевести 60 000 учеток на новую почту и мессенджер за 2 дня и ничего не потерять».

Почта подойдет для любой компании, которая хочет получить максимально широкий набор функций. Зачастую такие почтовые сервисы специализируются на облачных решениях, но иногда могут интегрироваться и с серверами компании — это удобно для корпораций, которым нужно настроить почту под себя. Один из сервисов с такой возможностью — корпоративная почта на платформе VK WorkSpace.

Как работает корпоративная почта от VK WorkSpace

Почта для бизнеса на домене компании с ее логотипом, календарем, адресной книгой и без рекламы. Работа доступна с любых устройств: компьютера, планшета или смартфона.

Вот основные преимущества почты от VK WorkSpace:

• Безопасность данных. Копия каждого письма и вложения хранится на двух серверах — значит, важная информация точно не потеряется. У сервиса есть антивирус, шифрование данных, антиспам. Также доступна двухфакторная аутентификация — с ней мошенники не смогут войти в учетную запись, даже зная логин и пароль.
• Гибкие настройки. Администратор может управлять правами доступа, удалять или добавлять пользователей и восстанавливать аккаунты.
• Индивидуальное оформление. Почта может быть оформлена в фирменном стиле компании, а в письма получится добавить логотип.

Так может выглядеть корпоративное оформление почты

• Бесконечный почтовый ящик. Компания сможет хранить сколько угодно писем.
• Удобная коммуникация. У коллег получится находить друг друга в списке контактов и добавлять в избранное. Можно пометить письмо как важное, отложить отправку или поставить оповещение о том, что на ваше письмо не ответили.
• Удобно администрировать почту. Например, автоматически добавлять и удалять новых пользователей — это пригодится при найме и увольнении сотрудников. Также можно настроить переадресацию: если кто-то отправит письмо бухгалтеру, оно придет и на общий почтовый ящик бухгалтерии.
• Возможности для интеграций. Бизнес-почту можно интегрировать с различными корпоративными системами: например, Битрикс и 1С. Еще получится синхронизировать почту с Active Directory — службой для управления всеми устройствами и пользователями компании. Когда в системе заведут учетную запись сотрудника, она автоматически появится и в почте.

Решение можно подключить двумя способами:

1. В облаке. Подходит для малого и среднего бизнеса. Не требуется никакое оборудование или IT-специалисты в штате, уже настроены антиспам и антивирус.
2. На сервере компании. Подходит для корпораций и госсектора. Все данные хранятся внутри компании, почту можно интегрировать с системами безопасности компании и настроить ее функции под себя.

Почта входит в коммуникационную платформу VK WorkSpace, где также есть мессенджер, календарь, диск, редактирование документов, видеоконференции и задачи. Узнать о тарифах подключения можно на сайте, а если остались вопросы — задайте их в форме ниже.