«Переехали за пару дней и сохранили привычный режим работы»: кейс Nedra Digital

Nedra Digital — IT-компания, которая создает цифровые инженерные сервисы для управления поиском, разработкой и эксплуатацией нефтегазовых месторождений. Раньше для общения, созвонов и передачи файлов Nedra Digital использовала Microsoft Office 365, но решила перейти на отечественный сервис.

Рассказываем, почему Nedra Digital выбрала коммуникационную платформу для бизнеса VK WorkSpace, и делимся, как компании удалось быстро мигрировать на новый сервис и сохранить отлаженные рабочие процессы.

После блокировки Microsoft Office 365 искали удобный отечественный сервис

К поиску новой платформы для бизнеса команда Nedra Digital подошла серьезно и долго присматривалась к разным решениям, которые предлагают российские компании. Что было важно:

• Доступность сервиса. В Nedra Digital гибридный формат работы, поэтому компания хотела, чтобы новой платформой могли пользоваться сотрудники из всех регионов страны.
• Отечественное решение. Искали российскую компанию с хорошей репутацией и высокой скоростью разработки продуктов.
• Наличие облачной инфраструктуры. Компания стремилась мигрировать быстро, поэтому требовался именно облачный сервис.
• Мессенджер и звонки в одном приложении. Для Nedra Digital было важно, чтобы сотрудники могли общаться и созваниваться на одной платформе и не переключаться между сторонними сайтами.
• Возможность администрирования. Компания искала сервис, на котором администратор может подключать двухфакторную идентификацию сотрудникам, восстанавливать удаленный или заблокированный аккаунт и назначать правила для пересылки писем. Это позволило бы защитить конфиденциальную информацию и не потерять важные данные, если сотрудник уволится.

Итогом поисков стал переход на коммуникационную платформу для бизнеса VK WorkSpace — с Почтой, Мессенджером, Видеоконференциями и файловым хранилищем в SaaS-версии. На платформе «сошлись» все запросы компании.

Подключились и запустились за неделю

Чтобы переехать на VK WorkSpace, компания заранее провела встречи с командой и проинформировала ее, как будет происходить миграция. Сотрудникам дали около недели, чтобы они перенесли документы и сохранили диалоги.

Сам переезд прошел за два дня. Nedra Digital удалось быстро интегрировать VK WorkSpace и сервисы с внутренними каталогами, а файлы сотрудников переносили через программу «Диск-О».

Какими сервисами пользуется Nedra Digital

Сейчас в компании более 350 сотрудников. Они активно используют три сервиса: Мессенджер и Видеоконференции, чтобы общаться и созваниваться внутри команды, и Диск — чтобы хранить файлы и обмениваться ими.

Сервисы доступны через VK Teams — защищенное пользовательское приложение для совместной работы сотрудников с любого устройства. VK Teams можно скачать для Android или iOS, установить на Windows, macOS и Linux, а также работать в веб-версии.

VK Teams — для переписок, конференций и звонков

Весь персонал, в том числе и аутсорсеры, пользуется защищенным пользовательским приложением для работы команд VK Teams. В нем можно переписываться в мессенджере, устраивать видео- и аудиозвонки, ставить задачи, вести календарь и автоматизировать процессы чат-ботами. Приложение доступно как для iOS- и Android-смартфонов, так и в браузере.

Рассказываем, каким функционалом VK Teams пользуется Nedra Digital.

Мессенджер — для общения внутри команды

В Nedra Digital создали систему каналов. Как только сотрудник устраивается в компанию, его добавляют в новостные каналы и чаты HR-подразделений. Так специалисты не пропускают объявления об изменениях в компании, анонсы мероприятий и общих планерок.

Для каждого направления созданы свои командные и проектные чаты. Для удобства их собирают в папки. Сотрудники могут быстро найти нужную информацию и переключаться между каналами и чатами.

В чатах сотрудники не только обмениваются сообщениями, но и делятся файлами. В диалоге можно прикрепить фото или видео весом до 4 Гб.

Чтобы отправить файл, нужно нажать на «+» и выбрать нужную строку. Источник: фотобанк VK

Еще в компании любят ставить реакции на сообщения и оживлять диалог эмодзи. Они помогают сотрудникам на удаленке чувствовать настроение друг друга и поддерживать дружескую атмосферу.

Также в VK Teams есть возможность установить статус — он высвечивается в профиле. Сотрудник может придумать свой статус или выбрать заданный — например, «Недоступен», «На совещании» или «Болею». Так коллеги понимают, что желательно не беспокоить человека, и пишут ему только со срочными вопросами.

Для каждого статуса можно установить время его действия, которое будет видно всем. Источник: фотобанк VK

Видеоконференции — чтобы быстро решить вопрос

Сотрудники могут звонить друг другу прямо из чата. Это позволяет быстро решать рабочие вопросы. Не нужно переходить на другую платформу и назначать видеоконференцию — достаточно нажать на кнопку «Позвонить» в личном диалоге или профиле. Если нужен групповой звонок, создают видеоконференцию на 3–5 человек в общем чате. В профиле каждого сотрудника есть кнопка «Позвонить» и возможность устроить видеозвонок. Источник: фотобанк VK

Чат-боты — чтобы автоматизировать процессы

Nedra Digital запустила самописных чат-ботов. Теперь, если специалист забыл пароль, он может запросить его у чат-бота, а не получать по SMS.

Диск — место хранения и обмена файлами

У каждого сотрудника Nedra Digital есть доступ к Диску. На нем хранят личные файлы и документы, которыми коллеги обмениваются друг с другом. Доступ к документу можно открыть пользователям как внутри домена, так и за его пределами — внешним подрядчикам или партнерам. Отделы могут создавать общие папки и добавлять в них пользователей. Для этого нужно отметить галочками нужных людей и выбрать тип доступа для каждого: «Редактирование» или «Просмотр». Источник: фотобанк VK

Благодаря VK WorkSpace компания Nedra Digital продолжила работать в привычном формате. Платформа дала возможность сотрудникам общаться в командных переписках и личных чатах, создавать звонки прямо в мессенджере, чтобы решить мелкие вопросы, а также хранить файлы и обмениваться ими.

Оставляйте заявку на подключение VK WorkSpace в форме ниже или на нашем сайте. Мы подберем оптимальный тариф под ваши задачи →