Как Ozon переводит несколько тысяч сотрудников на Доску VK WorkSpace

Крупные компании выбирают инструменты, которые позволяют унифицировать рабочие процессы и управлять доступами к данным. Среди ключевых критериев — централизованное управление пользователями, безопасность конфиденциальной информации, соответствие регуляторным требованиям и поддержка быстрой миграции из других систем.

Рассказываем, почему команда Ozon выбрала Доску VK WorkSpace. Как организовали переход на новый инструмент и каких результатов уже удалось достичь с его помощью в ежедневной работе.

Ozon — один из крупнейших маркетплейсов России

В компании работает несколько тысяч сотрудников, которые ежедневно управляют проектами, координируют процессы и обмениваются рабочей информацией. Для такого масштаба важно выстроить согласованное взаимодействие между всеми командами и обеспечить быстрый доступ к необходимым данным.

Искали российское решение для стабильной работы и выбрали Доску VK WorkSpace

В крупных компаниях с распределенными командами важно обеспечивать быструю координацию, обмен документами и прозрачность рабочих процессов. При выборе онлайн-досок для корпоративного использования ключевыми критериями становятся:

✅ надежное хранение корпоративных данных в соответствии с законодательством;

✅ централизованный учет сотрудников и управление доступами к сервису;

✅ легкое масштабирование и подключение новых отделов;

✅ гибкая система ролей и логирование действий;

✅ SSO и многофакторная аутентификация для защиты от утечек и вирусов.

Важную роль играет и понятный интерфейс: платформа должна быть знакома сотрудникам, не требовать переобучения и надежно функционировать. Также сервис должен упрощать совместную работу, исключать долгий поиск информации и делать рабочие процессы предсказуемыми для всех участников. Команда VK WorkSpace учитывает эти требования при разработке и поддержке сервисов платформы.

Переезд проходит постепенно

Сотрудники переходят на новый сервис поэтапно, без жестких регламентов. Компания заранее перенесла ключевые проекты и архивные данные, чтобы сотрудники не теряли доступ к нужной информации. Команды сами выбирают, когда переходить в новый сервис: старые задачи завершают в прежних инструментах, а новые проекты запускают уже в Доске VK WorkSpace. Такой подход не требует переходить всем одновременно или срочно осваивать новый инструмент.

Как только первые пользователи подключились к сервису, ИТ-команда начала собирать обратную связь. Сотрудники тестировали сценарии, отмечали, какая функциональность оказалась удобной, а что требовало доработки. Это позволило постепенно подключать новые подразделения и дорабатывать сервис под реальные задачи компании. За время миграции было создано и перенесено более трех тысяч досок — все данные и права доступа сохранились в едином рабочем пространстве.

Предоставили сотрудникам новые инструменты для оперативного и безопасного взаимодействия

В Доске VK WorkSpace, помимо функций для совместной работы сотрудников, есть необходимый инструментарий для управления процессами и соответствия корпоративным стандартам безопасности. Всего на новый сервис компания планирует перевести несколько тысяч пользователей. Вот какие возможности инструмента они уже активно используют.

Контроль действий сотрудников. В сервисе можно собирать подробные логи, которые позволяют видеть, кто и когда входил, просматривал и редактировал онлайн-доски, изменял настройки доступов. Это помогает заметить подозрительную активность и вовремя предотвратить утечку данных.

Централизованное управление. В панели администратора можно создавать команды, просматривать их списком, приглашать в них участников и управлять доступами. Также можно сменить владельца команды — если коллега уволился или его перевели в другой отдел.

Единый вход. SSO по протоколу OpenID Connect позволяет сотрудникам входить во все корпоративные сервисы по единому логину и паролю, а администраторам — подключать второй фактор защиты, чтобы предупредить кризисные ситуации.

Опции для совместной работы. Сотрудники используют режим презентации, широкий список предустановленных шаблонов, просмотр истории версий досок и быструю вставку таблиц из сторонних сервисов.

Хотите выстроить совместную работу и обмен проектами на одной платформе — как в Ozon?

→ Заполните заявку — специалисты VK Tech подберут решение под задачи вашего учреждения и подключат демодоступ к VK WorkSpace.