Топ-7 корпоративных почт: как выбрать лучшую почту для бизнеса

Корпоративная почта — это почта, которая заводится на домене компании. Например, если вы регистрируете домен bestteam.ru, у всех сотрудников адрес почты будет вроде vasya@bestteam.ru. Помимо красивого адреса, который создает имидж организации, у бизнес-почты есть и другие преимущества: надежная защита данных, гибкие настройки администрирования и интеграция с дополнительными сервисами.

Сделали подборку лучших почтовых провайдеров для бизнеса от российских разработчиков. В статье разберем их особенности и поможем определиться, какой вариант подойдет вашей компании.

Как выбрать лучшую корпоративную почту: 5 критериев

В 2024 году отечественный рынок предлагает множество корпоративных почтовых сервисов. Выбрать лучшую почту для бизнеса может быть сложно: нужно учесть бюджет, количество сотрудников и формат работы персонала. Рассказываем, на что обратить внимание при выборе корпоративной электронной почты для организации:

• Безопасность. Важно, чтобы на сервисе была двухфакторная аутентификация, поддержка SSO, все данные шифровались и использовались безопасные протоколы. Так компания сможет надежно хранить данные и не допустит утечку конфиденциальной информации.
• Масштабируемость. Необходимо учесть, сколько пользователей может выдержать почтовый сервер. Лучше выбирать почту без ограничений по количеству аккаунтов или с возможностью расширить это число, если штат компании увеличится.
• Быстрая миграция. Если почта интегрирована с Active Directory, компания сможет быстро перенести учетные записи сотрудников из других почтовых сервисов на новую платформу и легко добавлять новых пользователей. Например, через CSV-файл или вручную.
• Интеграция с другими сервисами. Сотрудникам будет удобнее пользоваться почтой, в которой уже есть другие корпоративные продукты. Например, облачное хранилище, календарь и мессенджер. Тогда персоналу не придется тратить время на переключение между разными сервисами.
• Возможности администрирования. Удобно, если на сервисе можно назначить администратора, который будет назначать сотрудникам разный уровень доступа к данным компании, заводить аккаунты и восстанавливать пароль. Больше о том, какие преимущества даст официальная электронная почта для организации, читайте в статье «Как бизнесу выбрать почту: отличия платных версий от бесплатных».

Теперь подробно рассмотрим преимущества и недостатки семи корпоративных почт для бизнеса от российских разработчиков, чтобы вы смогли выбрать подходящее для вашей компании решение.

Корпоративная почта на платформе VK WorkSpace

• Платформа. Работать можно с любых устройств: компьютера, планшета или смартфона через пользовательское приложение VK Teams.
• Входит в реестр отечественного ПО? Да.
• Стоимость. От 159 рублей в месяц за одного пользователя при оплате за год или 199 рублей за пользователя при месячной тарификации.

Интерфейс бизнес-почты от VK WorkSpace

Корпоративная почта от VK — часть коммуникационной платформы для бизнеса VK WorkSpace. Кроме почты, в платформу входят и другие сервисы: мессенджер, видеоконференции, задачи, файловое хранилище, документы, календарь.

VK WorkSpace предлагает два тарифа на выбор: «Выгодный» и «Индивидуальный». На сайте можно рассчитать стоимость подключения в зависимости от количества пользователей и регулярности платежа: за месяц или за год. Тарифы для VK WorkSpace на июнь 2024 года

Переехать на корпоративную почту от VK WorkSpace получится легко и быстро. О том, как создать бизнес-почту на собственном домене, бесшовно мигрировать и перенести письма сотрудников на новый сервис, читайте в статье.

Преимущества

✅ Безопасность данных. Копия каждого письма и вложения хранится на двух разных серверах, поэтому информация точно не потеряется. Также можно подключить двухфакторную аутентификацию — даже если злоумышленник узнает логин и пароль сотрудника, не сможет зайти в сервис.

Почта использует безопасные протоколы, а все данные проходят через шифрование. В On-premises-версии сервис интегрируется с системами DLP и SIEM, благодаря чему данные компании надежно защищены от утечек.

✅ Гибкие настройки. У администратора есть возможность управлять размерами ящиков, вложений и правами доступа сотрудников, назначать правила для пересылки писем, автоматически добавлять, удалять и блокировать пользователей.

Также администратор может восстанавливать удаленные файлы, даже если сотрудник уже очистил корзину. А еще у него есть право войти в систему под любым пользователем. Опция пригодится, например, если человек уволился, а на его почте осталось важное сообщение от клиента.

✅ Простая миграция. При переезде на почту от VK WorkSpace сохраняются переписки за предыдущие годы. Сервис интегрирован с Active Directory, поэтому все данные пользователей и учетные записи компания сможет перенести через CSV-файл или вручную. Если понадобится, техподдержка VK WorkSpace будет сопровождать весь переезд.

✅ Разумное хранение. Все данные на почте проходят через дедупликацию — дублирующие файлы сжимаются, что экономит до 40% места на дисках.

✅ Совместный доступ. Сотрудники могут получить доступ к почтам друг друга для совместной работы — делиться паролем не придется. Достаточно просто отправить приглашение коллеге и назначить уровень доступа: только читать, пересылать письма, отвечать на них, создавать подпапки в корневой структуре почты.

✅ Привычный интерфейс. Почта от VK WorkSpace — это уже знакомая многим Почта Mail.ru, в которую добавили функционал, необходимый бизнесу.

✅ Индивидуальное оформление. Организация может оформить почту в фирменном стиле компании и добавить логотип в письма. Это влияет на имидж и повышает узнаваемость бренда.

✅ Бесконечный почтовый ящик. Нет ограничений по количеству писем — компания может хранить их сколько угодно, чистить ящик не придется.

✅ Система умной сортировки. Чтобы не запутаться во множестве переписок, в настройках можно группировать рассылки, письма себе, чеки, новости и уведомления. Система автоматически распределяет письма по категориям, но это можно сделать и вручную. Также в настройках есть возможность архивировать сообщения, найти переписки по времени хранения, удалить их или пометить непрочитанными.

✅ Адресная книга. В списке контактов можно искать в поиске коллег, добавлять пользователей в «Избранное» и создавать группы.

✅ Календарь. В почту встроен Календарь — сервис для планирования рабочих встреч. С помощью него можно:

• Создавать несколько вкладок с разными типами дел: личными и рабочими. Для каждой получится настроить доступ. Например, можно открыть рабочий календарь для коллег, чтобы они видели занятость и назначали встречи на свободные слоты.
• Устанавливать напоминания о событии. Уведомление придет на почту или в корпоративный мессенджер.
• Создавать встречи и события из писем на всех участников переписки. Для этого нужно зайти в сообщение и нажать «Создать событие» — Календарь автоматически откроется. Название письма станет названием встречи, а его текст скопируется в поле с описанием.
• Прикреплять файлы прямо в событие. Например, руководитель может создать созвон, чтобы обсудить итоги квартала, и добавить в событие отчет с данными по периоду. Нужные материалы получат все сотрудники вместе с уведомлением о предстоящей встрече, а начальнику не придется отдельно рассылать документы на почту.
• Делегировать права коллеге. Например, руководитель может дать личному ассистенту доступ к своему Календарю — пароль называть не придется.

В Календаре сотрудник может сортировать свои события: оставлять только рабочие или личные

Ограничения

❌ Нельзя искать файлы и письма в определенной папке. Это может мешать, если у сотрудника созданы несколько папок для переписок с разными командами. Тогда, чтобы найти документ с названием «отчет» от конкретного отдела, ему придется посмотреть все «отчеты», которые выдаст сервис.

Почту от VK WorkSpace можно подключить двумя способами.

В облаке. Вариант подойдет для малого и среднего бизнеса. Массовую и per-user-миграцию можно провести из любых почтовых систем. Для работы не понадобится серверное оборудование и IT-специалисты.

На сервере компании. Решение подойдет для корпораций и госсектора. Все данные хранятся внутри компании, почту можно интегрировать с системами безопасности компании, корпоративными системами DLP и SIEM, AD и другими службами каталогов.

Попробовать безопасную почту для бизнеса на платформе VK WorkSpace можно бесплатно в течение 30 дней. Для этого зарегистрируйтесь на сайте VK WorkSpace и выберите при регистрации домен на bizml.ru.

RuPost

• Платформа. Можно использовать на Windows, Linux, iOS, Android и других ОС.
• Входит в реестр отечественного ПО? Да.
• Стоимость. От 3300 рублей на одного пользователя за бессрочную клиентскую лицензию RuPost Standard. Сервис предлагает тарифы на срок от 12 до 36 месяцев и бессрочные.

Интерфейс корпоративной почты Rupost

RuPost — система управления корпоративной почтой для компаний любого размера: от мелкого бизнеса до крупных организаций. Входит в экосистему программных продуктов «Группы Астра».

Преимущества

✅ Бесшовный переезд. Сервис легко установить и ввести в работу, а также быстро перенести на него всю корпоративную почту. На платформе есть встроенные средства миграции с Exchange Server.

✅ Безопасность. Корпоративную почту можно интегрировать со средствами защиты почтового трафика KSMG и Dr. Web.

✅ Совместимость. Сервис поддерживает популярные почтовые клиенты — Outlook, Thunderbird, Evolution.

✅ Удобный функционал. Персонал может планировать встречи и создавать задачи через встроенный в почту календарь — для этого не нужно переходить в другой сервис.

✅ Адресная книга. В личной или корпоративной адресной книге пользователь может найти коллегу по поиску — нужно лишь имя. Сотруднику не придется искать контакты через другие рабочие платформы или спрашивать об этом членов команды.

Ограничения

❌ Сотрудникам нельзя работать совместно: редактировать документы и давать доступ к своему почтовому ящику коллегам без пароля.

❌ Не получится настроить интерфейс почты под индивидуальные запросы пользователей — например, поставить тему, изменить цвет фона или добавить картинку на фон.

❌ Нет мобильного приложения.

❌ Нельзя упорядочить письма и разделить их по папкам.

Почта доступна в стандартной и корпоративной редакции. Сервис работает на платформе Astra Linux, но администратору не нужно знать особенности Linux-систем. Все операции он может выполнять через интуитивно понятный всем пользователем Microsoft интерфейс.

Яндекс 360

• Платформа. Пользоваться сервисом можно с любых устройств. Почта доступна на Windows и macOS, а также в мобильном приложении «Яндекс Почта» на iOS и Android.
• Входит в реестр отечественного ПО? Да.
• Стоимость. 249 рублей в месяц за одного пользователя в тарифе «Базовый», 469 рублей — в тарифе «Оптимальный», 1399 рублей — в тарифе «Расширенный».

Яндекс Почта — часть платформы Яндекс 360. В нее входят Диск, Документы, Мессенджер, Заметки, Рассылки, Календарь и Телемост — сервис для видеоконференций. Подписка позволяет пользоваться сразу всеми сервисами. Стоимость рассчитывается за одного пользователя в месяц в зависимости от количества места на Диске, писем и уровня защиты

Преимущества

✅ Архив писем. Вся переписка уволенного сотрудника сохраняется на почте. К тому же администратор сможет восстановить удаленные письма.

✅ Безопасность. Данные пользователей хранятся в дата-центрах Яндекса в России с применением методов избыточного кодирования, а войти в сервисы Яндекса можно через Яндекс ID, который соответствует стандарту безопасности ISO 27001. Система фильтров не пропускает нежелательные письма: и входящие, и исходящие сообщения проходят проверку на вирусы.

✅ Простой переезд. Перенести все данные с других платформ можно автоматически. Технические архитекторы помогут настроить сервис под нужды компании.

✅ Индивидуальные настройки. Каждый сотрудник может оформить почту под себя — например, установить темную или светлую тему, выбрать фон, увеличить шрифт.

✅ Адресная книга компании. В ней указаны все электронные адреса на том же домене — сотрудник сможет легко найти коллегу из другого отдела.

✅ Систематизация писем. С помощью фильтров можно разложить письма по папкам и перенаправить их на другой адрес. Например, если сотрудник уходит в отпуск, он настроит пересылку своих писем коллеге, чтобы клиент не остался без ответа.

✅ Встроенный переводчик. Сервис автоматически переводит текст письма на язык получателя.

✅ Безграничные вложения. Сотрудники могут отправлять друг другу файлы любых форматов и размеров.

Ограничения

❌ Нет интеграции с Битрикс24.

❌ Отсутствует интеллектуальный поиск по письмам.

❌ Есть ограничения по количеству писем, которые хранит компания: до 10 Гб или 3 миллионов писем.

❌ Данные на сервисе не проходят дедупликацию и занимают больше места.

Сервис поддерживает работу неограниченного количества корпоративных email-адресов, поэтому подойдет для бизнеса любого масштаба. Почту можно настроить всего за несколько минут, а разобраться в функционале легко.

WorksPad

• Платформа. Есть веб-приложение для Windows и приложения для смартфонов и планшетов под управлением iOS и Android.
• Входит в реестр отечественного ПО? Да.
• Стоимость. 8400 рублей за клиентскую лицензию WorksPad на 12 месяцев на одного пользователя.

WorksPad — суперапп для управления корпоративной почтой с мобильного устройства. Кроме почты, решение WorksPad включает контакты, рабочие календари, сетевой доступ, файлообмен, офисный пакет и браузер.

Преимущества

✅ Защита данных. Все исходящие и письма отслеживаются, поэтому подменить адреса при отправке письма не получится. Вложения сохраняются в изолированном контейнере: их нельзя открыть через другие приложения. А еще пользователи могут настроить push-уведомления. Тогда во всплывающем окне на смартфоне будет отображаться только адрес, откуда пришло письмо, а его текст — нет.

✅ Доступ к корпоративным системам. В почту интегрированы CRM, СЭД, 1С, что позволяет персоналу работать на одной платформе и не переходить в другие сервисы, а также платформа поддерживает все офисные форматы, включая OpenDocument.

✅ Удобный функционал. В почте можно искать письма и пользователей, создавать «черные списки» и работать с файлами разных форматов без использования сторонних платформ. Сотрудники могут открывать видеофайлы, презентации, отчеты или таблицы прямо в приложении почты.

✅ Работа со сторонними VPN. Приложение интегрируется с VPN и DLP-решениями.

✅ Адресная книга. В поиске можно легко найти контакты коллег.

Ограничения

❌ Нет веб-приложения для macOS.

❌ Нет автоответчика. Функция пригодится, когда сотрудник уходит в отпуск. Он мог бы настроить автоматический ответ на все входящие письма и сообщить, например, что ответит через неделю.

❌ Сотрудники не смогут передавать друг другу доступ к своим почтовым ящикам.

❌ Нет интеграции с Битрикс24.

❌ Нет встроенного переводчика, поэтому сотрудникам придется использовать сторонние сервисы для писем на других языках.

Почтовый сервер для организации входит в экосистему программных продуктов «Группы Астра», которые заменяют зарубежные сервисы и предлагают безопасные и функциональные отечественные аналоги.

Squadus

• Платформа. Доступно на Windows, macOS, Linux, AstraLinux, РЕД ОС, Alt Linux, Android, iOS. Есть мобильное приложение «МойОфис Почта» для Android и iOS.
• Входит в реестр отечественного ПО? Да.
• Стоимость. 3500 рублей за год на одного пользователя для коммерческих организаций.

Цифровое рабочее пространство Squadus предлагает корпоративный почтовый сервер «МойОфис Почта 2» для работы с письмами, календарем, задачами и контактами на любом устройстве. Решение входит в состав продуктов «МойОфис» от разработчика «Новые облачные технологии».

Преимущества

✅ Удобная работа с письмами. Все отправления можно группировать в цепочки, настраивать автоответы, подпись и переадресацию, а еще установить отложенную отправку сообщения. Сотрудники могут отменить отправку письма — тогда оно удалится у получателя. На сервисе есть удобный поиск по содержанию письма, теме или контактам.

✅ Безопасность. В почту интегрирован антивирус и антиспам-фильтр. Для входа используется двухфакторная аутентификация, а отправления шифруются с использованием криптоалгоритмов ГОСТ. Также пользователь может управлять доступом к сервису на всех устройствах.

✅ Администрирование. Можно задать размер почтовых ящиков сотрудников и централизованно управлять аккаунтами.

✅ Возможности для интеграции. Компания может подключить ящики других почтовых систем по стандартным протоколам SMTP и IMAP. Также корпоративную почту получится совместить с каталогами пользователей и Битрикс24.

✅ Встроенный календарь. Сотрудники могут синхронизировать личный и корпоративный календарь и делиться своим расписанием с коллегами, чтобы созвоны не накладывались друг на друга. Если время встречи изменится, все участники узнают об этом по почте и через push-уведомления.

Ограничения

❌ Максимальное количество пользователей — 30 000 человек.

❌ На сервисе нельзя восстановить удаленные письма.

❌ Сотрудники не могут совместно работать с почтой или делегировать полномочия помощнику.

❌ Платформа не умеет самовосстанавливаться после сбоев.

Корпоративную электронную почту компания может развернуть на своих серверах или у доверенного партнера. Сервис возможно купить только через партнерскую сеть ИТ-компаний на территории России.

Mailion

• Платформа. Доступно на Windows, macOS, Android, iOS. Есть мобильное приложение «МойОфис Почта» для Android и iOS.
• Входит в реестр российского ПО. Да.
• Стоимость. От 4910 рублей за лицензию на одного пользователя на один год.

Malion — централизованная корпоративная электронная почта, еще один продукт решения «МойОфис». В сервисе можно обмениваться сообщениями, планировать встречи и задачи в календаре, работать с адресными книгами.

Преимущества

✅ Безопасность данных. Корпоративная электронная почта интегрируется с внешними средствами защиты и соответствует открытым интернет-стандартам (RFC) безопасности. Система может запускать тестирование на проникновение и отслеживать подозрительную активность. Все действия пользователей на сервисе фиксируются.

✅ Отказоустойчивость. Система оперативно реагирует на сбои и может восстановиться с помощью регулярной самопроверки.

✅ Удобный интерфейс. Сотрудники смогут работать с любого устройства и во всех популярных браузерах. Интерфейс получится подстраивать под размер экрана, а вложенные документы просматривать в веб-интерфейсе почты.

✅ Масштабируемость. Сервис поддерживает до одного миллиона пользователей одновременно и регулирует мощности в зависимости от уровня нагрузки, поэтому может подстраиваться под растущий штат сотрудников компании.

✅ Администрирование. Есть возможность настраивать аутентификацию и выдавать разный доступ для сотрудников, а также блокировать пользователей.

✅ Быстрый переезд. На корпоративную почту компания может мигрировать с Microsoft Exchange по отработанной схеме и не прерывать рабочие процессы.

✅ Адресная книга. Через каталог пользователей у сотрудников получится быстро найти почтовый адрес и телефон коллеги.

✅ Интеллектуальный поиск. В сервисе легко отыскать письмо без точной формулировки сообщения.

Ограничения

❌ Письма не шифруются для дополнительной безопасности данных.

❌ Нет интеграции с Битрикс24.

Решение подойдет для B2G- и B2B-компаний от 30 тысяч сотрудников, а количество активных пользователей можно масштабировать до одного миллиона.

Tegu Enterprise

• Платформа. Доступно в веб-версии.
• Входит в реестр отечественного ПО? Да.
• Стоимость. От 131 100 рублей за срочную лицензию и базовую поддержку на год на 150 пользователей.

Tegu Enterprise — российский почтовый сервер под управлением ОС Linux. На нем можно организовать обмен с любыми почтовыми серверами по протоколам SMTP и IMAP/SMTP.

Преимущества

✅ Надежное хранение данных. Платформа задействует горячее резервирование данных, поэтому файлы компании не пропадут, даже если система сломается.

✅ Масштабируемость. Приложение использует асинхронный режим, при котором для обработки данных одновременно задействуются сразу несколько систем. Именно поэтому платформа выдерживает высокие нагрузки и поддерживает до 500 000 пользователей. Рекорд нагрузки на один сервер — 60 000 людей.

✅ Отказоустойчивость. Сервис продолжит функционировать, даже если рабочей останется только одна нода — узел сети.

✅ Совместимость. Почту можно интегрировать с популярными отечественными DLP-, антиспам- и антивирус-решениями.

Ограничения

❌ Нельзя ставить задачи, планировать встречи и бронировать переговорные комнаты.

❌ Отсутствует интеллектуальный поиск.

❌ Нет интеграции с Битрикс24.

❌ Интерфейс не получится подстроить под себя: установить фон, увеличить шрифт и настроить тему.

❌ Нет мобильного приложения и поддержки мобильных устройств.

Вариантов почт для сотрудников множество. Если вы не нашли подходящий вариант, читайте статью «4 российских корпоративных почтовых сервиса для крупного бизнеса и государственных компаний».

В 2024 году компаниям лучше обратить внимание на корпоративные почты для бизнеса от отечественных разработчиков. Такие сервисы точно не отключат российских пользователей, не ограничат работу на территории страны и обеспечат сохранность конфиденциальных данных. Особенно удобно, если у почтового провайдера широкие возможности для администрирования, а сотрудники могут предоставлять доступ к почте коллегам для совместной работы.

Бизнес-почта от платформы VK WorkSpace предлагает все эти функции для безопасной, удобной и продуктивной работы. В решение VK WorkSpace, кроме почты, входят календарь, облачное хранилище, мессенджер, видеозвонки, документы и задачи.

Все сервисы разработаны в России и входят в реестр отечественного ПО, имеют отказоустойчивую систему и гарантируют стабильную работу и доступны на любых устройствах. Решение можно развернуть в SaaS-версии или в контуре компании.

→ Оцените возможности корпоративной почты для бизнеса от платформы VK WorkSpace на собственном домене. Переходите на сайт VK WorkSpace и протестируйте почту бесплатно.