В VK WorkSpace появился обучающий видеокурс для администраторов

На старте администратору важно разобраться с настройками VK WorkSpace, чтобы использовать все инструменты платформы по максимуму. Для этого мы подготовили видеоинструкции — от создания проекта и переноса данных до первого входа пользователей и взаимодействия с техподдержкой. Обучение не займет много времени: длина роликов — от двух до десяти минут.

Рассказываем, что есть в видеокурсе и как бесплатное руководство поможет администраторам начать работать с VK WorkSpace быстро и с комфортом.

Узнайте больше о возможностях сервисов платформы для корпоративных коммуникаций

На первой странице курса — текстовое описание VK WorkSpace и ролик с ключевыми сценариями использования сервисов. В видео рассказываем, как пользователи работают с корпоративной почтой, календарем, видеоконференциями, диском, документами, мессенджером, задачами и другими инструментами платформы. ![Первый ролик видеокурса) Первый ролик видеокурса для администраторов знакомит с возможностями сервисов для пользователей

В первом видео вы познакомитесь с интерфейсами сервисов и узнаете о кросс-сервисных сценариях. Например, пользователи могут:

• из письма в почте создать событие в календаре, включить в него участников переписки и подобрать для всех удобное время;
• в событии календаря создать ссылку на звонок, отправить напоминание коллегам в мессенджер — и они подключатся к встрече в один клик;
• во время созвона переписываться в чате встречи, а после совещания — получить запись в мессенджер;
• редактировать документы, таблицы и презентации вместе с коллегами, хранить их в корпоративном диске и разграничивать права доступа.

Регистрация

Следующий раздел посвящен первым шагам работы с платформой. Вся информация рассчитана для новичков, поэтому бояться незнакомых «айтишных» терминов не стоит. Мы постарались, чтобы все было понятно.

Создание проекта. Рассказываем, как быстро авторизоваться на платформе через почту, Госуслуги или VK ID. Показываем процедуру подключения своего домена и создания тестового домена на bizml.ru Читайте, как пользоваться всеми возможностями VK WorkSpace бесплатно 30 дней с тестовым доменом

Регистрация домена. Объясняем, что такое домен, зачем он нужен, в каком случае удобнее использовать свой домен или подключить домен платформы. Объясняем, как подтвердить домен компании одним из четырех способов: с помощью DNS-проверки, переноса DNS, HTML-файла и метатега.

Тарифы и оплата. Рассказываем, какие тарифы есть на платформе, в чем их различия, как их подключить и настроить количество пользователей. Вы узнаете, как выбрать статус плательщика (юридическое или физическое лицо) и способ оплаты: банковским переводом или по карте. Подсказываем, как подключить автоплатёж и получить скидку 20% на год использования сервисов.

Настройка

В этом разделе — подробные инструкции по настройкам сервисов VK WorkSpace и их подготовке к использованию сотрудниками. Под каждым видео есть ссылки на соответствующие разделы из документации платформы.

Маршрутизация почты. В первом ролике раздела рассказываем, как настроить почтовые записи для корректной работы сервиса. Это важно, чтобы письма точно дошли до адресатов и не затерялись в пути. Всего таких записей три:

• MX-запись — информация о домене, которая указывает на сервер, обрабатывающий почту.
• SPF-запись защищает от подделки домена и делает так, чтобы письма с ваших адресов не попадали в спам.
• DKIM-подпись позволяет проверить, что адрес в поле «От кого» — это реальный адрес отправителя, а не уловка мошенника.

Также показываем, как бесшовно перенести хостинг DNS-записей вашего домена на хостинг платформы и добавить до пяти синонимов домена в панели администратора.

Добавление пользователей. Объясняем, как создавать аккаунты вручную и отправлять коллегам данные для входа в почту. Система сама создаст уникальный логин и надежный пароль для каждого сотрудника. В этом видео — инструкции по массовому импорту пользователей из CSV-файла и синхронизации с каталогом Active Directory.

Профиль пользователя. Инструкция, как настраивать права доступа к ящикам пользователя и создавать для него синонимы. Вы узнаете, как просматривать его группы рассылок и управлять фильтрами на входящую и исходящую переписку.

Во всех роликах курса — инструкции с демонстрацией интерфейса на каждом шаге

В этом же ролике — о настройках безопасности. Рассказываем, как удаленно сменить пароль пользователя, включить второй фактор защиты, отследить действия сотрудника в системе и даже войти в сервисы от его имени — например, чтобы исключить риски утечки данных.

Почта. Объясняем, как включить для пользователей подсказки с адресами домена, управлять парольными политиками на домене, брендировать сервисы логотипом компании и настроить цветовую схему оформления. Также рассказываем о настройках групп рассылок и общих ящиков для команд.

Диск. Вы узнаете, как создавать личные хранилища пользователей, настраивать их объем, время хранения файлов и настройки конфиденциальности, а также подключать общие папки. В VK WorkSpace можно ограничивать типы загружаемых файлов, а если сотрудник игнорирует правила — отправить письмо сотруднику информационной безопасности. Администратору доступна подробная статистика по использованию хранилища.

Миграция

В следующем разделе — инструкции по миграции в VK WorkSpace из других сервисов. Вы можете перенести до 20 000 учетных записей за одну миграцию, сохранить для пользователей почтовые ящики, письма с вложениями, календари, онлайн-доски, привычную иерархию папок в личных хранилищах и большинство настроек файлов.

Microsoft 365. Рассказываем, как получить в зарубежном сервисе ключ доступа, добавить разрешения для переноса почты, файлов и календарей, создать сервисную учетную запись, а затем быстро создать в VK WorkSpace ящики пользователей с такими же именами и автоматически перенести данные за несколько часов.

Google Workspace. Объясняем, как получить ключ для миграции, настроить права доступа и модуль API в консоли администратора Google, создать учетные записи, перенести данные на платформу и автоматически отправить оповещения пользователям.

Яндекс 360. Показываем, как настроить разрешение на использование протокола IMAP, подключить пароли пользователей в Яндекс ID и настроить перенос почтовых ящиков в VK WorkSpace — вручную или через CSV-файл.

С другого почтового сервера. Вы узнаете, как включить миграцию, ввести данные сервера, вручную перенести данные каждого пользователя и какие поля заполнить в CSV-файле для массовой миграции.

Miro. Рассказываем, как перенести любое количество онлайн-досок в Доску VK WorkSpace в несколько кликов. При миграции сохранятся фигуры, стрелки, стикеры, тексты (в фигурах и вне фигур), картинки, фреймы и частично шаблоны. Остальные элементы нужно переносить вручную. Мы не можем гарантировать, что корректно перенесется весь контент, — и советуем проверить результат миграции

Notion. Даем инструкцию по переносу заметок из зарубежного сервиса. Вы узнаете, как выгрузить ZIP-архив с отдельными страницами и рабочими пространствами, а затем импортировать данные в Заметки VK WorkSpace. Подсказываем некоторые нюансы миграции, чтобы вы могли избежать ошибок в процессе.

Интерфейс платформы для пользователя

Этот раздел видеокурса посвящен знакомству пользователей с возможностями сервисов. Покажите сотрудникам эти ролики, чтобы облегчить для них знакомство с инструментами платформы.

Первая авторизация, настройка двухфакторной аутентификации и сброс пароля. Показываем, как сотрудники впервые заходят в корпоративную почту, диск, мессенджер и другие сервисы, скачивают и запускают приложение VK Teams. Рассказываем, как администратору подключить пользователям второй фактор для защиты конфиденциальных данных, а также восстановить пароль, если коллега его забыл.

Демонстрация модулей платформы. Подробно рассказываем, как пользоваться сервисами VK WorkSpace: отправлять письма с вложениями, находить контакты коллег в адресной книге, отменять отправку писем, создавать встречи в календаре и прикреплять к ним файлы, работать с редактором документов, онлайн-досками и заметками, переписываться в мессенджере, проводить видеоконференции и вебинары.

Техническая поддержка и документация

В последнем ролике видеокурса вы узнаете, как находить ответы на вопросы о платформе на портале документации VK WorkSpace, пользоваться чат-ботом в панели администратора для оперативного доступа к информации, а также создавать тикеты в форме обратной связи, чтобы обратиться в службу поддержки.

Подсказываем, как собрать HAR-логи и логи консоли, а также логи в приложении VK Teams и предоставить всю необходимую информацию в службу поддержки, чтобы наши специалисты точно могли вам помочь.

VK WorkSpace — коммуникационная платформа для бизнеса от российского разработчика VK Tech. Решение включает корпоративную почту с календарем и адресной книгой, мессенджер с чатами, каналами, опросами и задачами, доску для идей, заметки и диск с редактором документов.

Если вы уже пользуетесь VK WorkSpace, переходите по ссылке и смотрите видеокурс для администраторов платформы →

Если вы только присматриваетесь к платформе, напишите нам в форме ниже или на сайте — мы свяжемся с вами и поможем найти лучшее решение для вашего бизнеса.