Восемь советов, как писать деловые письма, и еще четыре, как не надо

Кажется, что написать деловое письмо клиенту или коллеге проще простого: поздоровался, изложил суть вопроса, попрощался. Но бывает и так: вроде всё сделал правильно, а ответа нет уже неделю, или он не такой, как ожидаешь.

Рассказываем, как вести деловую переписку, чтобы выстроить правильную коммуникацию, заинтересовать собеседника и быстрее получить нужный результат. А еще показываем примеры деловых писем и делимся шаблонами для скачивания.

Какие деловые письма бывают

Цель делового письма — передать или запросить информацию, сообщить о событии, рассказать о компании или продукте. Адресатами могут быть сотрудники, топ-менеджеры, руководители подразделений. Главное отличие делового письма от обычного сообщения — лаконичный и нейтральный стиль изложения, соблюдение субординации.

Единой классификации деловых писем нет. По форме можно условно разделить их на две группы — бумажные и электронные.

Бумажные письма обычно используют в крупных компаниях и госорганизациях. Письма заверяют подписью руководителя или ответственного сотрудника, печатью организации и отправляют почтой или курьерской службой.

Электронные письма используют на любом уровне коммуникации: между коллегами внутри отдела, между отделами компании и для общения с внешними адресатами. К составлению электронных деловых писем нет строгих требований, на первый план выходит содержание.

В зависимости от цели и содержания деловые письма можно разделить на восемь видов.

Информационное письмо

В нем содержатся сведения о событиях или изменениях в компании. Например, предупреждение о повышении цен, новость о выходе новой коллекции товара, напоминание о мероприятии или приглашение к сотрудничеству. В этом информационном письме отправитель сообщает о работе национального проекта и приглашает адресата к сотрудничеству

Гарантийное письмо

В нем подтверждают обязательства или выполнение условий в нужном объеме и в указанный срок. Например, признают факт задолженности и гарантируют оплату до конкретной даты. Если контрагент не выполнит обязательства, можно предъявить письмо в суде. Цель этого гарантийного письма — подтвердить, что компания перечислит задолженность до 31 марта 2024 года

Оферта

Разновидность гарантийного письма. В письме-оферте одна сторона письменно предлагает другой договориться о чем-либо, например о продлении договора аренды и изменении цены. При написании обязательно указывают срок, до которого действует предложение. Отправитель письма-оферты указал дату, с которой начнется новый период договорных отношений, условия сотрудничества

Претензия

В этом деловом письме отправитель указывает адресату на замеченные недостатки или на невыполнение обязательств. К претензии прикладывают акты, которые подтверждают нарушение договоренностей. Составитель претензии подробно описал суть обращения и приложил подтверждающие документы

Благодарственное письмо

Такие письма отправляют партнерам в знак благодарности или сотрудникам — например, в дополнение к премии за перевыполнение плана. Благодарственное письмо лучше оформлять на фирменном бланке компании, чтобы получатель мог разместить его на сайте или распечатать и повесить в офисе

Рекомендательное письмо

В этом деловом письме отправитель описывает процесс и результаты сотрудничества между компаниями. Рекомендации в бизнесе работают так же, как отзывы в B2C-сфере: помогают организации-адресату создавать положительную репутацию на рынке и привлекать новых клиентов. В рекомендательном письме укажите как можно больше подробностей о сотрудничестве с адресатом и обязательно заверьте документ подписью и печатью

Коммерческое предложение

Разновидность бизнес-письма, в котором компания предлагает свой продукт. Коммерческое предложение (КП) обычно адресуют руководителю компании или подразделения. Письмо с КП отправляют по предварительной договоренности или как массовую рассылку: способ зависит от стратегии компании-отправителя. Чтобы получатель открыл коммерческое предложение, а не отправил его сразу в спам, придерживайтесь четкой структуры:

• заголовок, из которого сразу понятно, о чем речь: например, «Корпоративная мобильная связь со скидкой 20%»;
• абзац, в котором перечислены выгоды предложения;
• пояснения, ответы на возможные возражения;
• призыв к действию — позвонить, ответить на письмо, оставить заявку.

Это письмо — «холодное» коммерческое предложение. Такие обычно отправляют потенциальным клиентам

Сопроводительное письмо

Подтверждает, что нужные документы отправили адресату. Например, подготовили акты выполненных работ для клиента. Файлы прикрепляют к письму как вложение, а в теле указывают, что именно отправляют.

К электронному письму прикрепили вложения — акты, а в сопроводительном письме перечислили эти документы

Правила деловой переписки

Бизнес-письмо должно быть лаконичным, понятным и грамотным. Делимся советами, которые помогут вести деловую переписку без ошибок.

Следуйте принципу «одно письмо — одна тема». Чтобы получатель точно вас понял, не мешайте в одном письме разные мысли. Например, если напоминаете клиенту о сроке оплаты, не пишите в этом же тексте о новых возможностях вашего сервиса. Когда в тексте больше одной темы, есть риск, что адресат не обратит внимание ни на одну.

Используйте официально-деловой стиль и обращение на «вы». В письмах недопустимы разговорные, просторечные, жаргонные слова вроде «манагер», «кондей», «дебиторка».

Стиль бизнес-корреспонденции внутри компании зависит от корпоративной культуры и принятого tone of voice. Например, в некоторых компаниях принят дружеский стиль даже в деловом общении, и сотрудники обращаются друг к другу на «ты».

Пишите кратко и понятно. Чтобы адресат вас понял, используйте простые предложения, не осложняйте их причастными и деепричастными оборотами, однородными членами. Постарайтесь избегать непонятных аббревиатур и терминов. А если без таких слов не обойтись, сразу их поясняйте. Так получатель письма уловит суть сообщения и не будет его «расшифровывать».

Письмо слева тяжело читать из-за длинных предложений. Текст справа сократили, но сохранили смысл — письмо стало понятнее

Делите текст на абзацы. Письмо с полотном текста пугает: есть риск, что получатель сразу его закроет и больше не вернется. Абзацы добавляют «воздуха» и помогают выделять ключевые мысли. В результате текст выглядит аккуратно, а воспринимать информацию становится легче. В письме слева сложно выделить ключевые мысли и понять, интересно ли это предложение. Текст справа точно такой же, но его разбили на смысловые части: воспринимать информацию стало проще

Выбирайте читаемый шрифт. Деловые письма принято оформлять в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. В документе указано, что допустимы бесплатные шрифты 12, 13 или 14-го кегля. Если у компании есть собственный шрифт, можно использовать его. А вот витиеватые лучше оставить для личной переписки или креативных презентаций. Для деловых писем не стоит использовать шрифты вроде Pacifico

Продумывайте приветствие. Любое бизнес-письмо начинайте с приветствия. Придерживайтесь официально-делового стиля и не используйте фразы «Привет!», «Доброго времени суток», «Приветствую!». Начать письмо можно так:

• Уважаемый Александр Петрович!
• Здравствуйте, Наталья Николаевна!
• Ирина, добрый день!

Формулируйте завершение. Оно должно быть таким же официально-деловым и вежливым, как приветствие. Вот как можно закончить письмо:

• С уважением, Иван
• Благодарю за ответ
• С надеждой на сотрудничество

Проверяйте ошибки. Опечатка или грубая орфографическая ошибка может испортить все впечатление об отправителе и компании в целом. Если сомневаетесь в своей грамотности, проверьте письмо в специальном сервисе, например в Орфограммке.

Как не надо писать деловые письма

Вот чего не стоит делать, чтобы не испортить свою репутацию и имидж компании.

Использовать сокращения. Допустимы только общепринятые в русском языке, например вуз, Роспатент, Минфин, МГУ. Слова вроде «спс», «пжлст», «ок», «пон» оставьте для личной переписки.

Писать капслоком. Текст, написанный заглавными буквами, — табу даже в личной переписке, потому что воспринимается как крик. Если не хотите, чтобы адресат решил, что вы проявляете агрессию, не используйте капслок.

Использовать штампы и канцелярит. Бывает, что без них не обойтись, особенно в юридической переписке. Если вы не составляете такие специфические письма, постарайтесь избегать штампов и канцеляризмов. Выражения вроде «в настоящее время», «в кратчайшие сроки», «проводим работы по устранению возникших проблем» делают текст трудным для восприятия и могут раздражать.

Текст слева написан в официально-деловом стиле и перегружен штампами и канцеляризмами. Письмо справа тоже официально-деловое, но штампов в нем нет

Указывать непонятную тему письма. Еще до того, как адресат откроет письмо, он должен понимать, о чем сообщение. Если в теме указать «Отчет», «Счета», «Приглашаю на презентацию», получатель вряд ли вспомнит, какой и от кого отчет он ждет и на какую презентацию его приглашают. Замените расплывчатые формулировки на точные: «Отчет отдела маркетинга за март 2024 года», «Счета для ООО „Пчелка‟ на согласование», «Приглашение на бизнес-завтрак 25.04.2024».

Из чего состоит деловое письмо

У бумажных и электронных писем схожая структура. В них есть:

• заголовок, в котором указывают тип письма, например «Претензия», «Рекомендация», «Гарантийное письмо», или то, о чем в нем говорится;
• обращение, например «Уважаемая Оксана Петровна»;
• основная часть, в которой раскрывается суть письма, например перечисление условий сотрудничества;
• заключение, чтобы подвести итог и сформулировать цель письма. Например, если отправляете коммерческое предложение, можно написать: «Готов обсудить условия сотрудничества по телефону или при личной встрече». Еще в заключении указывают, что во вложении есть дополнительные документы;
• вежливое завершение, подпись и контакты, например номер телефона, электронная почта, аккаунты в мессенджерах.

В рамках — составные части делового письма: заголовок, обращение, основная часть, заключение, завершение и подпись

Как оформлять бумажное деловое письмо

Рекомендации по оформлению деловых писем собраны в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем прописаны параметры межстрочных интервалов, требования к нумерации страниц, расположению реквизитов. Правила рассчитаны на документы, которые оформляют в текстовом редакторе, потому что в большинстве почтовых сервисов не получится выровнять заголовок посередине или настроить абзац.

Если вам нужно оформить деловое письмо строго по правилам, руководствуйтесь ГОСТом. Мы собрали основные требования.

Общее оформление документов

• Текст печатают с межстрочным интервалом 1–1,5 и выравнивают по ширине листа. Реквизиты допускается печатать через один интервал.
• Абзацный отступ равен 1,25 см.
• Заголовки разделов и подразделов размещают с абзацным отступом или выравнивают по ширине.

Правила оформления реквизитов в деловом письме

Реквизиты — это информация об отправителе и получателе письма, дата, подпись. В деловых письмах реквизиты обычно располагают так:

• Данные отправителя — слева, с выравниванием по левому краю или посередине, или по центру, с выравниванием посередине. Здесь указывают название и адрес компании, почтовый адрес, телефоны, адрес электронной почты и сайта. Пишут ИНН и ОГРН, оставляют поле, чтобы вписать дату и исходящий номер документа.
• Данные получателя — справа, выравнивание по правому краю. В этом блоке указывают Ф. И. О. и должность адресата в дательном падеже, название компании.
• Подпись — размещают под основным текстом письма в таком порядке: должность, автограф, расшифровка.

Показали на образце, как написать деловое письмо, и отметили расположение реквизитов

Образцы деловых писем

Чтобы вам было легче вести бизнес-переписку, мы подготовили шаблоны деловых писем для разных ситуаций.

• Шаблон для информационного, благодарственного, сопроводительного, рекомендательного письма и коммерческого предложения.
• Шаблон для гарантийного письма, оферты, претензии.

Для удобной работы с деловой перепиской можно использовать платформу VK WorkSpace. В нее входят:

• Корпоративная почта с безлимитным объемом ящика, календарем, гибкими настройками администрирования и «Антивирусом Касперского».
• Календарь для совместного планирования встреч с командой. В нем можно добавлять ссылки на звонок и получать напоминания обо всех запланированных мероприятиях.
• Диск с гибкими настройками администрирования, в котором можно управлять аккаунтами сотрудников и распределять между ними место. На диске удобно создавать тексты, таблицы и презентации. В него можно загружать шаблоны деловых писем и к любому документу открывать доступ для совместного редактирования.
• Мессенджер, в котором можно создавать чаты и каналы, переписываться в обсуждениях, ставить реакции, расшифровывать голосовые сообщения, настраивать уведомления, собирать чаты в папки и отправлять в архив.
• Видеоконференции с возможностью проводить и записывать видеоконференции без ограничений по времени, модерировать вебинары и приглашать внешних пользователей по ссылке.
• Задачи. В приложении можно ставить таски себе и коллегам в отдельной вкладке или прямо из чата, назначать дедлайны и приоритеты, получать уведомления о ходе выполнения задач.
• Документы — сервис для совместной работы с текстами, таблицами и презентациями.

Все сервисы доступны в облаке (по модели SaaS) или в контуре (по модели On-premises). На тарифе «Выгодный» стоимость подключения одного человека составляет 199 рублей в месяц. Если компания подключила к платформе 25 сотрудников, ежемесячная плата за сервис для нее составит 4975 рублей. При оплате на год — скидка 20%. А на тарифе «Индивидуальный» цена пользователя рассчитывается по запросу. Узнать больше о тарифах и оставить заявку можно на сайте.

Если вам нужна консультация специалиста, заполните форму ниже. Менеджеры свяжутся с вами, чтобы подобрать оптимальное решение.