Возможности Доски VK WorkSpace для бизнеса: массовая миграция из Miro, управление пользователями и безопасность данных

На платформе VK WorkSpace есть сервис Доска — единое пространство визуализации идей, задач и решений. В отличие от b2c-продуктов в ней есть специальные опции для бизнеса: массовый перенос данных из Miro, централизованное управление аккаунтами и усиленная защита от утечек. Для сотрудников тоже предусмотрены дополнительные фишки — например, большой набор шаблонов досок, возможность создавать собственные шаблоны и UML-диаграммы для описания процессов.

Доска VK WorkSpace подходит компаниям любого масштаба — от стартапов до крупных корпораций. Рассказываем, как масштабировать сервис на тысячи пользователей и выстраивать бизнес-процессы, соблюдая регуляторные и корпоративные требования по информационной безопасности.

Легкое масштабирование, облачная и серверная версии сервиса, перенос пользователей и данных

Любое количество досок и команд. Гибкая тарифная линейка VK WorkSpace позволяет выбрать подходящий набор опций под текущие задачи, а в дальнейшем — масштабироваться и переходить на более функциональные решения без лишних затрат. Так на тарифе «Базовый» пользователи могут создавать любое количество онлайн-досок, а на тарифах «Расширенный» и «Индивидуальный» — ещё и добавлять в систему неограниченное количество команд.

Хранение данных на территории России. Сервера VK Tech сертифицированы по стандарту Tier III и находятся на территории страны. При использовании облачной версии Доски компания может быть уверена в соблюдении требований 152-ФЗ о хранении персональных данных пользователей.

Размещение On-Premise. Доску VK WorkSpace теперь можно развернуть в контуре компании. В продукте поддерживается весь технологический стек с гарантированным SLA доступности и прогнозируемой стоимостью владения, а конфигурация оборудования оптимизирована под целевые нагрузки. К услугам заказчиков — составление дорожной карты, типовой процесс внедрения, помощь в реализации пилотного проекта, миграция данных и обучение пользователей.

Массовая миграция из Miro. Функция позволяет перенести сразу всю структуру команд и досок из зарубежного сервиса. При переносе сохраняются выданные доступы к доскам и роли пользователей в командах. Пользователям ничего при этом делать не нужно: все настройки выполняет администратор домена.

Для выполнения массовой миграции нужно, чтобы почтовый адрес учетной записи компании в Miro совпадал с учетной записью, на которую зарегистрирован домен в VK WorkSpace. У всех сотрудников также должны быть email-адреса внутри домена.

Массовая миграция доступна на тарифе «Индивидуальный» в SaaS и On-Premise-версиях платформы, начиная с релиза 25.4. Чтобы воспользоваться опцией, нужно отправить запрос в службу поддержки, получить файл со скриптом и загрузить его в разделе панели администратора «Доска» → «Миграция из Miro». Подробнее о массовой миграции из Miro в On-Premise или SaaS.

Контроль действий пользователей и централизованное управление доступами

Логирование и аудит действий пользователей. В On-Premise-версии логи Доски находятся в отдельном разделе, а в SaaS доступен общий раздел «Аудит-логи» для всех сервисов платформы. Логи Доски содержат сведения о событиях в сервисе: входе, просмотре, изменениях в контенте, настройках прав доступа. Это позволяет видеть, кто и когда совершал определенные действия с онлайн-досками. С помощью аудита логов можно расследовать инциденты, выявлять подозрительную активность и риски утечек конфиденциальных данных.

Администратор получает логи, которые формируются в зависимости от заданных параметров. Вот какие поля он может настроить:

• время «от» и «до» (по умолчанию — последняя неделя);
• поиск и выбор пользователей по email;
• поиск и выбор команд по ID;
• поиск и выбор досок по ID.

Централизованное управление доступами. В Доске есть команды — рабочие группы с общими досками. Создавать команды и приглашать в них участников по ссылке может любой сотрудник. Все команды автоматически добавляются в раздел панели администратора «Доска» → «Команды».

Администратор может:

• просматривать все команды в списке;
• находить команды в поиске по названию;
• просматривать участников команд и их роли;
• контролировать и изменять типы доступов к командам;
• закрывать доступ к команде для новых пользователей.

Также в панели администратора можно сменить владельца команды — это актуально, например, если сотрудник перешел в другое подразделение или уволился из компании.

Единый вход по SSO. На платформе VK WorkSpace реализована поддержка SSO по протоколу OpenID Connect. Технология позволяет настроить для пользователей быстрый и безопасный вход в сервисы по единому логину и паролю. Администраторы могут использовать опцию, чтобы централизованно управлять доступами и использовать многофакторную аутентификацию для защиты от утечек и кибератак.

Управление логами, правами и уровнями доступа, а также SSO доступны на тарифах «Расширенный» и «Индивидуальный» в SaaS и On-Premise версиях платформы, начиная с релиза 25.4.

Расширенная функциональность для совместной работы

В Доске можно рисовать, писать, создавать фигуры, добавлять файлы, стикеры, реакции и другие элементы. Кроме этого решение оснащено расширенными пользовательскими функциями, которые помогают улучшать рабочие процессы.

Режим презентации. Пользователи могут использовать фреймы для создания презентаций. Один фрейм — это один экран или слайд. Все другие объекты вне фреймов (комментарии, фигуры, стикеры, изображения и др.) в режиме презентации отображаться не будут. Опция решает проблему с демонстрацией визуальной части на онлайн-досках.

Шаблоны. К услугам пользователей — предустановленные шаблоны. В обширном списке — воронка продаж, голосование точками, таблица 4 × 4, UML Activity Diagram, карта концепций, карта взаимодействия, быстрое и командное ретро, Business MindMap, SWOT-анализ, канвас бизнес-модели, приоритизация, оргструктура, CJM и многое другое.

Также в релизе 25.4 SaaS-версии Доски появилась возможность создавать собственные шаблоны.

Поиск по доске. Пользователи могут быстро находить информацию на доске через встроенный поиск. Опция полезна, если на доске много элементов и сложно найти нужный элемент визуально.

История версий. Владельцы досок могут отслеживать изменения и возвращаться к предыдущим версиям. Для этого нужно открыть список «Дополнительные функции» рядом с названием доски и выбрать пункт «История изменений». Это помогает работать с контентом — и быть уверенным, что можно в любой момент «откатить» доску к изначальной версии.

Опция просмотра версий досок пока есть только в SaaS-версии.

Вставка таблиц из Excel, Google Sheets и Р7. Пользователи могут быстро переносить таблицы из любых сторонних сервисов прямо на онлайн-доски через «Ctrl + C → Ctrl + V». Это позволяет сэкономить время на ручном копировании информации.

Доска — один из сервисов платформы VK WorkSpace для корпоративных коммуникаций и продуктивности команд. Помимо этого, на платформе есть Почта, Календарь, Видеоконференции, Мессенджер, Проекты, Диск, Документы, Заметки и Опросы. Все инструменты доступны в едином защищенном супераппе и управляются из общей панели администратора. Платформу можно использовать по подписке в облаке или в контуре компании.

Чтобы узнать больше о возможностях Доски и других инструментов VK WorkSpace для компаний любого масштаба, запишитесь на демо в форме ниже. Мы свяжемся с вами и поможем подобрать оптимальное решение для вашего бизнеса.