Встречайте: новый модуль оргструктуры в VK Teams

VK Teams — приложение для работы команд с мессенджером, звонками, почтой, календарем и таск-трекером. А теперь в нем появился модуль оргструктуры, который открывает новые возможности в коммуникациях для руководителей и сотрудников компаний.

Новый сервис по умолчанию доступен On-premises-клиентам, начиная с версии приложения 23.12. Функционалом можно пользоваться на компьютерах, смартфонах и планшетах. Разбираемся, что умеет модуль оргструктуры и кому он будет полезен.

Кому нужна оргструктура

VK Teams позволяет создать подробную оргструктуру группы компаний с сетью филиалов и любым количеством вложенных организаций. В модуле можно увидеть:

• иерархические связи между организациями и филиалами группы компаний;
• вложенные и вышестоящие подразделения внутри каждой организации;
• информацию о руководителях и сотрудниках.

Оргструктура доступна всем пользователям супераппа VK Teams. Чтобы воспользоваться модулем, сотрудникам не нужно подключать VPN и заходить во внутренние системы компании. Достаточно открыть приложение VK Teams на любом устройстве — это можно сделать в офисе, дома или даже в отпуске на море.

Что умеет оргструктура

В оргструктуре можно находить сотрудников, отделы и организации, а также изучать устройство компании. Расскажем, как на практике использовать преимущества нового модуля в VK Teams.

Быстро находить коллег из любой функции. В оргструктуре работает поиск по ФИО, почте и должности. Это удобно, если у вас есть только часть данных — например, вы помните фамилию коллеги, но не знаете его должность и в каком отделе он работает. Или наоборот: ищете человека по должности, но не знаете, как его зовут. Модуль позволяет быстро найти контакты коллег, связаться с ними в мессенджере, по почте или назначить встречу в календаре

Если в мессенджер написал незнакомый коллега, вы можете найти его в оргструктуре и посмотреть его карточку: там указаны его ФИО, должность, телефон и адрес электронной почты. Также вы сможете понять его место в иерархии компании: где он работает, за что отвечает, кто его руководитель и подчиненные.

Находить подразделения и организации. Вы можете найти отдел внутри компании, а также любую из организаций и филиалов в группе компаний. Введите в поиск название подразделения, проекта или ключевые слова. Так вы найдете нужную функцию, а в ней — контакты коллег. В оргструктуре можно быстро найти нужный отдел и связаться с руководителем или сотрудниками

Иногда нужно назначить встречу руководителю, но ему нельзя позвонить или написать напрямую. В этом случае можно найти его подразделение в оргструктуре, найти контакты помощника или секретаря и обратиться с вопросом через него.

Бывает, что общение с сотрудником прервалось, а задача не решена — например, если он ушел в отпуск или уволился. В этом случае можно найти его подразделение в оргструктуре, найти контакты коллег и уточнить, с кем продолжить обсуждение вопроса.

Посмотреть, как устроена компания. Если вы работаете в группе компаний, можете изучать в оргструктуре связи между всеми ее организациями. А еще переходить в иерархию соседних организаций, чтобы узнать о вложенных подразделениях, руководителях и сотрудниках.

Теперь не придется искать коллег из соседней организации в соцсетях или через общих знакомых. В оргструктуре доступна информация об отделах и сотрудниках всех организаций и филиалов корпорации. В профиле организации можно увидеть ее структуру, отделы и функции

Оргструктура помогает выстроить прозрачное понимание зон ответственности. Сотрудники видят, какие отделы и функции есть в компании. Они могут оперативно разобраться, по каким вопросам к кому обращаться и кто принимает решения.

С помощью оргструктуры можно увидеть возможности вертикального и горизонтального роста в компании. Сотрудники изучают, какие еще есть проекты и подразделения. Это помогает им планировать дальнейшее развитие и карьерное продвижение.

Если нужно провести быстрый онбординг нового коллеги, просто покажите ему оргструктуру. Так он быстрее поймет, чем занимается компания и как тут все устроено.

Создавайте подробную структуру компании и загружайте данные из корпоративных систем

Если организация использует корпоративные системы управления, например SAP или 1С, можно настроить интеграцию с VK Teams — и данные будут автоматически загружаться в модуль оргструктуры в супераппе. Это удобно, так как не придется выделять отдельных сотрудников и тратить дополнительное время на актуализацию оргструктуры, которую видят коллеги.

А если компания не пользуется корпоративными системами, можно с нуля создать и настроить оргструктуру. Интерфейс панели администратора VK WorkSpace

Администраторы могут формировать и загружать оргструктуру, создавать вложенные подразделения и карточки сотрудников и использовать собственную терминологию в названиях отделов — например, управления, департаменты, группы или бизнес-юниты.

Редактируйте информацию о положении сотрудников в оргструктуре при необходимости. Например, если коллега перешел работать в другой отдел, измените его должность и расположение в оргструктуре. Чтобы скорректировать данные, загружайте на платформу XLSX-файлы с таблицей структуры организации.

Ксения Россомахина, менеджер продукта VK Teams: «Оргструктура в VK Teams — это инструмент для ежедневной работы руководителей и сотрудников. В ней можно быстро находить подразделения и контакты коллег, знакомить новичков с устройством организации. Модуль помогает выстроить эффективную коммуникацию в командах, повысить вовлеченность и сформировать единое информационное поле компании».

Хотите больше узнать о возможностях VK Teams? Переходите на сайт и запланируйте бесплатное демо, чтобы узнать, как корпоративный суперапп поможет настроить внутренние коммуникации в вашей компании.