Как бизнесу выбрать почту: отличия платных версий от бесплатных

Многие компании ведут корпоративную переписку и общаются с клиентами в бесплатных почтовых сервисах. Кажется, зачем нужна платная почта, если и так можно получать и отправлять письма.

На самом деле, публичные сервисы могут серьезно ударить по бюджету и репутации компании: взломать бесплатную почту проще, а злоумышленники нередко требуют выкуп за конфиденциальную информацию. Мы сравнили сервисы Gmail, Яндекс Почту с почтой для бизнеса VK WorkMail и нашли еще 6 причин, почему вам стоит выбрать корпоративную почту. А в конце статьи — подробная табличка со сравнением функциональности, сервисов безопасности и полезных фишек.

Причина 1. Можно подключить свой домен и добавить логотип компании

Когда сотрудники пишут клиентам с бесплатной почты, то письма приходят с публичного домена, например @mail.ru. В общем потоке такое сообщение легко пропустить или спутать его с очередной рассылкой.

В корпоративном сервисе вы можете отправлять письма со своего домена. Клиенты будут получать сообщения с адреса вроде mivanova@company.biz и сразу поймут, что сообщение от компании. Еще можно добавить свой логотип. Для многих покупателей собственный домен и брендинг— показатель солидности и надежности организации, такой хочется доверять.

Так выглядит брендированный интерфейс в бизнес-почте VK WorkMail

Причина 2. Можно администрировать почту и управлять действиями пользователей

В корпоративном аккаунте платной почты есть администратор, который управляет доменом компании — это может быть и собственник бизнеса, и IT-cпециалист, и просто человек, которому вы доверяете. Это удобно для сотрудников и безопасно для бизнеса: коллегам не нужно настраивать почту с личного аккаунта, а компании — переживать за сохранность конфиденциальных данных.

Вот что может делать администратор в VK WorkMail:

• Автоматически добавлять и удалять новых пользователей. Например, новому коллеге в первый же день выдается учетная запись, а если он увольняется, аккаунт блокируется. Сотрудник не сможет читать корпоративную почту и с помощью рабочего аккаунта входить в другие сервисы, которыми пользуется компания, например мессенджеры или таск-трекеры.
• Управлять группой пользователей и назначать правила для пересылки писем. Например, создать общий ящик только для сотрудников бухгалтерии и настроить переадресацию сообщений от коллег. Так вся важная информация и документы хранятся в едином месте и можно быстро найти и переслать нужное письмо.
• Восстановить удаленные из корзины письма. Если коллега очистит корзину, а потом обнаружит, что там было нужное сообщение, сотруднику не придется писать в техподдержку почтового сервиса — администратор может сам вернуть письмо в аккаунт пользователя.
• Подключить двухфакторную аутентификацию сотрудникам. Не все коллеги сразу подключают дополнительные настройки безопасности — часто потому что откладывают это на потом и забывают. Администратору бизнес-почты достаточно знать номер телефона сотрудника, к которому привязан аккаунт, чтобы включить двухфактор в панели администратора.
• Восстановить удаленный или заблокированный аккаунт. Если сотрудник потеряет доступ к учетной записи, но к ней подключена двухфакторная аутентификация, администратор может вернут учетку пользователю.

Добавляйте новых пользователей и назначайте права

В бесплатных сервисах администрировать почту нельзя. Поэтому иногда бывшие сотрудники продолжают читать корпоративную почту и сидеть в рабочих чатах, а многие вопросы, например, восстановление удаленных файлов или аккаунта, можно решить только через техподдержку.

Причина 3. Нет рекламы

На бесплатных почтовых сервисах есть реклама: обычно это небольшая строчка над письмами и большие объявления по краям экрана. Рекламные объявления создают визуальный шум, а еще на них можно случайно (или специально) нажать и отвлечься от работы.

Интерфейс корпоративной почты VK WorkMail без рекламы выглядит опрятно и не мешает работать: сотрудник не кликнет по объявлению и не перейдёт на ненужный сайт.

В платной корпоративной почте нет навязчивой рекламы

Причина 4. Можно интегрировать почту с корпоративными сервисами по API

Бизнес-почту VK WorkMail можно интегрировать с различными корпоративными системами: например Битрикс, 1С по запросу. Еще можно синхронизировать почту с Active Directory. Это удобно: как только учетная запись нового сотрудника появится в системе, она автоматически синхронизируется с почтовым сервисом и создаст коллеге учетную запись с логином и паролем. А еще в почте появится адресная книга — список всех сотрудников компании. Новичкам не придется бегать по личкам, отвлекать коллег от работы и выяснять контакты менеджеров из соседнего отдела.

Бесплатные почтовые сервисы интегрировать с корпоративными системами нельзя: придется вручную заводить аккаунты и запоминать имейлы коллег.

Причина 5. Инструменты безопасности

Каждый день «Лаборатория Касперского» находит около 400 000 новых вирусов, которые атакуют платные и бесплатные почтовые сервисы и крадут данные пользователей и компании.

Чтобы почта компании была надежно защищена от взломов, у нее должны быть:

• Антивирус. Позволяет распознавать письма с вирусными вложениями и предупреждать сотрудников о возможной угрозе безопасности.
• Шифрование данных. Все письма должны передаваться по каналу, зашифрованному с помощью SSL- и TLS-протоколов. Так злоумышленникам будет сложнее перехватить сообщение и прочитать его.
• Двухфакторная аутентификация. С этой опцией мошенники не смогут войти в почтовый аккаунт, даже если узнают логин и пароль от учетки. Им придется ввести специальный код, который придет либо на телефон, либо на резервную почту владельца аккаунта.
• Антиспам и антифишинг. Системы определяют мусорные письма с фальшивыми ссылками и блокируют их.
• Интеграция с корпоративными системами безопасности. Некоторые крупные компании обязаны синхронизировать почтовые сервисы со внутренними решениями, например системами DLP и SIEM.

Первые три инструмента есть у всех почтовых сервисов — Gmail, Яндекс Почта, VK WorkMail, антиспам — у Яндекс Почты и VK WorkMail, интеграция с корпоративными системами безопасности реализована у корпоративных почт, например, у VK WorkMail.

Причина 6. Есть удобные фишки для работы

В корпоративной почте предусмотрены разные опции, которые помогают сотрудникам быстрее разбирать письма и всегда быть в курсе новостей компании.

• Бесконечный почтовый ящик. В таком компания может хранить сколько угодно писем. Есть у VK WorkMail и Яндекс Почты, в Gmail — нет.
• Общие почтовые ящики. Например, только для отдела маркетинга или продаж. Другие сотрудники не смогут посмотреть эти письма, а в рассылку не придется добавлять отдельно всех коллег из отдела. Опция есть только в VK WorkMail.
• Автоматическая сортировка писем. Почта изучает, что́ написано в сообщении, и если находит соответствия в содержимом, собирает и группирует письма по темам: например, «Документы», «Финансы», «Путешествия». Опция есть в VK WorkMail.
• Делегирование доступа к календарю, папкам в почте или ящику. Сотрудник может поделиться своей почтой или только конкретной папкой с коллегой и попросить его, например, отвечать на письма или добавлять встречи в календарь. Это удобно, если кто-то уходит в отпуск или у руководителя направления нет времени разбирать входящие. При этом не нужно делиться логином и паролем: доступ открывается по ссылке. Так умеет корпоративная почта, например, VK WorkMail.
• Групповые рассылки на команду. Сотрудники могут создавать отдельные рассылки для каждой команды, например о ходе проекта, или общие информационные с важными новостями компании для всех коллег. Публичная почта может посчитать такую массовую рассылку спамом и сразу отправит ее в корзину. В корпоративной почте ваши рассылки коллегам не улетят в спам.

Все функции и возможности GMail, Яндекс Почты и VK WorkMail — в одной таблице

*В Яндекс Почте для B2C есть возможность подключить собственный домен платно

Попробуйте безопасную почту для бизнеса VK WorkMail на собственном домене с расширенными настройками администрирования и убедитесь сами. Переходите на сайт VK WorkMail и оставляйте заявку — мы подберем оптимальный тариф для вашей компании.