Как писать деловое письмо, чтобы коллеги охотнее вам отвечали

Пишешь рабочее письмо, детально излагаешь просьбу, прикладываешь вложения, а в ответ — «Посмотрю позже» или просто никто не отвечает неделями. Из-за этого кажется, что писать на электронную почту бессмысленно.

На самом деле можно использовать пять правил делового письма из этой статьи, чтобы сообщения коллегам чаще достигали нужных вам результатов.

Правило №1: конкретно сформулируйте тему письма

Когда тема письма сформулирована абстрактно, получатель может принять сообщение за спам или вовсе не открыть. При составлении делового письма в теме укажите событие, о котором пишете. Хотите рассказать о встрече — поставьте слово «встреча» в заголовок, о корпоративе — слово «корпоратив». После дайте дополнительные детали, которые дадут понять, о чем идет речь. Например, «Встреча по корпоративу во вторник».

Постарайтесь сделать тему длиной до 60 символов — так больше шансов, что она не обрежется в почтовом клиенте получателя

Правило №2: пропишите цель письма в первых предложениях

Рассказывайте собеседнику сразу главное, а только потом переходите к деталям. Если с первых строчек нагрузите читателя второстепенной информацией, он бросит письмо на середине и забудет про него.

Постройте структуру делового письма так: что произошло → что нужно сделать → что из этого последует. Так вы погрузите читателя в контекст, поставите задачу или попросите о чем-то, а затем объясните, зачем вообще вам помогать. Время, место, ответственных и другую дополнительную информацию поместите в середину письма.

Для правильного оформления делового письма стоит уместить главное в первых предложениях. Эта информация попадет в прехедер, и задача будет понятной, даже если не открывать письмо

Иногда надо попросить собеседника о какой-то нестандартной задаче. Например, подготовить отчет в понедельник, хотя он всегда готовит его в среду. В таких случаях пишите в письме причину необычной просьбы, иначе собеседник может принять ее за вашу прихоть и просто проигнорировать.

Просьбу нужно обосновать весомыми причинами, а не просто добавить к ней обстоятельств для важности. Вместо «Подготовь, пожалуйста, отчет к понедельнику. Он потребовался срочно» лучше написать: «Подготовь, пожалуйста, отчет к понедельнику. Я понимаю, что времени мало, но проверку отчетности перенесли с четверга на вторник».

Правило №3: укажите срок для ответа

Электронная почта — медленный канал связи. Письма читают один-два раза в день, откладывают на потом, забывают на фоне других более важных дел. Из-за этого работа затягивается: долгий ответ ключевого сотрудника может тормозить весь отдел.

Чтобы избежать долгого ожидания, укажите в письме срок для ответа. Например: «Пожалуйста, пришли ответ до 14:00 среды». Это добавит ответственности, а коллега сможет запланировать время на ответ.

Коллеги будут отвечать чаще, если ставить напоминание им в календарь. Для этого можно использовать корпоративную почту VK WorkMail: в сервис уже встроено расписание, добавить уведомление можно прямо из сообщения. Это поможет ставить задачи и распределять свое время

Правило №4: уточните способ обратной связи

Когда пишете человеку впервые, уточните, как ему удобнее общаться. Некоторые люди используют почту только для официальных писем, а в остальное время общаются в мессенджерах или по телефону. Поэтому выбор удобного канала сделает связь оперативнее.

Даже если собеседник отвечает, что ему удобно общаться по почте, попросите альтернативный контакт на всякий случай. Это подстрахует вас, когда потребуется связаться с человеком оперативно. Также пришлите собственные контакты — страницы в соцсетях или номер телефона: это поможет расположить к себе собеседника.

Удобнее всего общаться в почте с дополнительными сервисами. В почтовый клиент VK WorkMail встроены инструмент для звонков и мессенджер: прямо из письма можно перейти в чат или назначить конференцию — не придется устанавливать десятки приложений

Правило №5: соблюдайте стиль делового письма

Иногда кажется, что достаточно написать письмо коллеге как старому другу либо поставить несколько восклицательных знаков — и задача решится быстрее. Зачастую это работает наоборот: неформальное общение в работе только отбивает желание выполнять ваши просьбы. Вот несколько рекомендаций, которые стоит соблюдать при написании делового письма:

• Не включайте капс, не ставьте восклицательных знаков и усилителей. Если постоянно нагнетать обстановку и писать «ВАЖНО!» и «СРОЧНО!», коллеги перестанут реагировать на ваши просьбы.
• Благодарите после услуги. Фраза «Заранее спасибо» ставит человека в зависимое положение, и ему неловко вам отказать. Даже если человек выполнит вашу просьбу, он сделает это на скорую руку, лишь бы от него отстали.
• Проверяйте точность данных. Не путайте в письме имя, фамилию получателя, его должность и прочее. Путаница не добавит мотивации собеседнику побыстрее ответить на письмо и выполнить вашу просьбу.
• Проверяйте вложения и доступы. Закрытые доступы к документам, неоткрывающиеся и потерянные вложения заставляют собеседника делать лишнюю работу.

Ошибки будут случаться реже, если подобрать почтовый клиент с автоматической проверкой. Корпоративная почта VK WorkMail присылает уведомление, если вы попытаетесь отправить файл с закрытым доступом.

Как улучшить деловое общение с помощью корпоративной почты

Иногда коллеги неохотно отвечают на сообщения, потому что им просто неудобно пользоваться почтой. Сотрудники общаются в чате, ставят задачи в планировщике и назначают напоминания в календаре, поэтому редко используют письма.

Исправить ситуацию можно, если предложить коллегам корпоративную электронную почту. Это сервис, в котором есть не только отправка писем, но и дополнительные инструменты для работы. Вот несколько функций на примере VK WorkMail:

• Адресная книга с контактами коллег. В почтовом сервисе легко открыть контакты других сотрудников или добавить в избранное электронные почты, на которые часто пишете. Так не придется долго искать нужный адрес, чтобы связаться с коллегой.
• Встроенный планировщик. Задачу из письма можно сразу внести в сервис для планирования или добавить в календарь. Можно поставить срок выполнения, напоминание и ответственного сотрудника.
• Совместный доступ. Файлы, которые вы присылаете коллегам, можно загрузить на VK WorkDisk и редактировать вместе одновременно. Это поможет избежать путаницы с версиями документов и ускорить работу.

Переходите на сайт VK WorkMail, чтобы узнать о возможностях почты и подобрать тариф для вашей компании.