Как провести и модерировать вебинар: подготовка, организация, советы экспертов

Вебинары — удобный и доступный формат онлайн-коммуникации. Они позволяют обучать, вдохновлять, продавать и собирать вокруг себя сообщество, где бы ни находились ваши слушатели. Чтобы вебинар был действительно полезным и запоминающимся, важно продумать всё в деталях: от сценария и дизайна презентации до модерации и технического оснащения.

В пошаговом руководстве с примерами рассказываем, как организовать вебинар и избежать типичных ошибок в процессе.

Что такое вебинар и как он проходит

Вебинар сочетает в себе преимущества лекции, семинара и живого общения: эксперт делится знаниями, а участники задают вопросы в чате. Такой формат помогает донести важные идеи до большой группы людей, независимо от города, часового пояса и даже страны.

В отличие от статичных форматов, он обеспечивает полноценный эффект присутствия через синхронную трансляцию видео, звука и визуальных материалов, позволяя участникам из любой точки мира вовлекаться в процесс через чат и Q&A-сессии. Это гибкий инструмент, который служит для поэтапной трансформации слушателей в лояльное сообщество — от первичного знакомства до глубокого обучения и профессионального обмена опытом.

Обычно вебинар проходит на специальной онлайн-платформе, которая поддерживает демонстрацию экрана, трансляцию видео и звука, а также чат для общения. Участники подключаются к вебинару по ссылке, видят эксперта и его презентацию, слышат выступление, а в чате переписываются и задают вопросы спикеру.

Виды вебинаров

Вебинары подходят для обучения, продажи, обсуждения и обмена знаниями. Эти онлайн-мероприятия классифицируются в зависимости от цели, формата и условий участия. Рассказываем о разных видах вебинаров.

По цели проведения

Обучающие. Такие вебинары могут быть частью корпоративного развития или продуктового сопровождения. На них спикеры передают аудитории знания или учат пользоваться новым инструментом. Например, команда VK WorkSpace регулярно проводит обучающие мастер-классы для клиентов, где рассказывает о новых функциях коммуникационной платформы.

Продающие. Каждый вебинар, в котором упоминается продукт, можно считать продающим. На них можно рассказывать о новых фичах, успешных кейсах именитых клиентов, то есть продавать не прямо, а косвенно. Обычно в начале встречи дают ценную информацию, а после предлагают купить продукт.

Вовлекающие. Такие встречи проводят, чтобы поддержать интерес к сфере или продукту, выстроить сообщество единомышленников, повысить лояльность. Например, VK Tech регулярно проводит вебинары для технических специалистов, где можно познакомиться и пообщаться с коллегами.

Мотивирующие. Это вебинары о развитии, личной эффективности, целях, вдохновении — например, вебинар «как мотивировать команду» для руководителей. Они тоже могут быть частью корпоративного обучения и инструментом, который помогает поддержать эмоциональное состояние сотрудников или предотвратить выгорание.

Партнерские. На таких вебинарах слушателей приглашают присоединиться к проекту, компании или франшизе. А текущим партнерам можно рассказать об обновлениях и подсветить новые возможности. Спикеры рассказывают о выгодах и условиях сотрудничества и отвечают на вопросы участников.

По условиям участия

Бесплатные. Такие вебинары часто используются как инструмент маркетинга — часть воронки продаж. Участники получают полезные знания, знакомятся со спикерами — и доверие к продукту и его представителям растет. В конце мероприятия можно предложить аудитории продукт, услугу или консультацию.

Платные. Как правило это образовательный продукт в сфере EdTech или инфобиза. На таких вебинарах участники осваивают конкретные инструменты или развивают практические навыки. Например, вебинар по работе в Figma или Photoshop. К встречам прилагаются раздаточные материалы, домашние задания и обратная связь экспертов.

По форме доступа

Открытые. Эти вебинары доступны всем, но обычно нужно предварительно зарегистрироваться. Так команда собирает контакты участников, чтобы напомнить им о событии, а после эфира собрать обратную связь и прислать материалы. Открытые вебинары проводят, чтобы продвигать продукт, популяризировать технологию и расширить профессиональное сообщество.

Закрытые. Доступ на такие вебинары выдается только по приглашениям или внутри компании. Этот формат используют, когда информация конфиденциальна или рассчитана на ограниченный круг участников.

По форме проведения

Онлайн-трансляции. Живой вебинар, который проходит в определенный день и время. Участники могут задать вопросы спикеру и получить ответы в прямом эфире.

Автовебинары. Заранее записанная трансляция, которую запускают по расписанию или по запросу. Слушатели могут присоединиться в удобное для них время, поэтому формат позволяет охватить большую аудиторию без живого участия спикера.

Гибридные. Запись эфира и онлайн-вебинар, например, отдельная Q&A-сессия вживую. Вебинар сочетает главные преимущества двух форматов: запись можно посмотреть в удобное время, а затем в прямом эфире задать вопросы.

Серия вебинаров. Можно провести цикл онлайн-встреч, объединенных общей темой или задачей. Серия вебинаров предполагает более глубокое погружение в тему, как при прохождении полноценного образовательного курса.

Чем вебинар отличается от других онлайн-мероприятий

Форматов онлайн-мероприятий несколько: лекции, тренинги, митапы. У каждого — своя цель, сценарий и уровень вовлеченности участников. В таблице — краткое сравнение разных форматов.

Хороший вебинар начинается задолго до эфира. Собрали основные шаги, которые помогут вам подготовиться, избежать сбоев и провести мероприятие уверенно — даже если вы делаете это впервые.

Как провести вебинар: краткий чек-лист

1. Определить структуру вебинара
2. Определить тему
3. Подобрать платформу
4. Создать и настроить вебинар
5. Привлечь и зарегистрировать участников
6. Устроить тестовый прогон
7. Провести вебинар
8. Отправить участникам запись
9. Собрать обратную связь

Как подготовиться к вебинару

Подготовка к вебинару — это многоуровневый процесс, от которого напрямую зависит качество трансляции и вовлеченность аудитории. Чтобы мероприятие прошло без технических сбоев, а контент был полезным и структурированным, важно заранее проработать каждый шаг: от создания визуальных материалов до настройки оборудования и поиска модератора.

1 - Определить структуру вебинара

Чтобы спикер удерживал внимание аудитории и не терялся, заранее продумайте сценарий и примерно рассчитайте время. Пример программы вебинара:

• Введение, 5–10 минут. Спикер коротко рассказывает о себе, чтобы участники понимали, почему к нему стоит прислушиваться. Аудитория знакомится с планом встречи и узнаёт на какое время нужно рассчитывать.
• Основная часть, 40–60 минут. Эксперт раскрывает тему вебинара, обычно выступление сопровождается презентацией.
• Ответы на вопросы, 10–15 минут. Эту часть вебинара еще называют Q&A-сессией. Спикер отвечает на вопросы аудитории из чата.
• Заключение, 5–10 минут. Эксперт подводит итоги, повторяет главные тезисы, благодарит участников и призывает к действию — скачать материал, оставить отзыв, зарегистрироваться на следующее мероприятие, купить продукт.

2 - Сделать презентацию и раздаточные материалы

Презентация помогает спикеру структурировать информацию и наглядно подать ее аудитории, чтобы слушателям было проще понять и запомнить материал. Также слайды поддерживают интерес аудитории во время выступления спикера. Чтобы сделать вебинар с эффективной презентацией, можно придерживаться следующих рекомендаций:

• Используйте читабельный, крупный шрифт и контрастную цветовую гамму в дизайне презентации. Это поможет управлять вниманием аудитории и подчеркнуть главные тезисы выступления.
• На одном слайде стоит размещать не больше одной идеи. Так участники не упустят важных деталей и не потеряются в потоке информации.
• Презентация не должна дублировать речь спикера. Если текст на слайде совпадает с тем, что говорит эксперт, участники будут читать, а не слушать. Хорошо если презентация дополняет сказанное и помогает удержать внимание аудитории.
• Подберите количество слайдов так, чтобы уложиться в тайминг выступления. Это поможет не сбиться с темпа выступления.
• Добавьте визуальные элементы: схемы, картинки, мемы. Так слушатели лучше запомнят информацию.

Раздаточные материалы помогают участникам лучше понять и запомнить информацию, а также вернуться к ней после вебинара, чтобы применять знания на практике. Это могут быть конспекты, чек-листы, шаблоны, презентация и запись вебинара. Когда людям дают полезные бонусы, они чувствуют внимание и заботу, становятся лояльнее и охотнее участвуют в следующих мероприятиях.

3 - Настроить техническое оборудование и площадку для вебинара

Перед вебинаром важно убедиться, что всё сработает без сбоев — это влияет на впечатление аудитории и ей вовлеченность.

Выберите сервис. Обратите внимание на функционал: ограничения по количеству участников, возможность демонстрировать экран, вести чат и другие возможности платформы.

Один из таких сервисов — видеоконференции VK WorkSpace. Это простой и надежный инструмент для онлайн-встреч до 500 человек. Участников можно пригласить на вебинар по гостевой ссылке — им не нужна авторизация. Сервис не требуют скачивания и установки — вебинар откроется прямо в браузере.

Видеоконференции VK WorkSpace подойдут, чтобы провести вебинар с презентацией и отправить слушателям дополнительные материалы — в сервисе есть функция демонстрации экрана и записи эфира. А для Q&A-сессии есть чат для общения и вопросов участников во время вебинара — в нем даже можно провести голосование, чтобы выяснить мнение аудитории в прямом эфире.

Обратите внимание на безопасность продукта. Например, вебинар в VK WorkSpace проходит с высоким уровнем защиты. Данные передаются по TLS-каналу — никто не сможет перехватить данные участников вебинара: логины, сообщения в чате. Видеосвязь шифруется по принципу end-to-end, это значит, что никто не сможет подслушать или подсмотреть содержимое вебинара, даже сама платформа VK WorkSpace.

Протестируйте оборудование. От камеры, микрофона, интернета зависит, как участники увидят и услышат спикера. Чтобы обеспечить хорошее качество трансляции, используйте:

• Внешний микрофон — у него более чистый и четкий звук без шумов. Встроенные микрофоны часто улавливают эхо и фоновые звуки.
• Внешнюю камеру с разрешением FullHD или 4К — она дает изображение лучшего качества, чем встроенная камера.
• Проводной интернет — не подведет в важный момент. Гарантирует стабильное соединение не менее 10–15 Мбит/с. А Wi-Fi может отсоединиться в самый неподходящий момент.

Подготовьте место для вебинара. Убедитесь, что ничто не отвлекает зрителей от выступления спикера:

• Настройте свет, чтобы лицо эксперта было хорошо видно. Так общение будет более личным и живым.
• Уберите посторонние предметы и звуки. Они снижают качество трансляции — зрители не должны разглядывать, что находится на шкафу или слушать уведомления мессенджеров и разговоры за кадром.
• Выберите фон: однотонный нейтральный или оформленный в фирменном стиле. Это подчеркнет профессионализм и фокус на теме.

4 - Подготовьте спикера

Онлайн-выступления отличаются от обычных, так как эксперт не видит публику, ее внимательных глаз и вовлечения. При подготовке спикера важно учесть:

Публичная речь. Важно, чтобы спикер говорил спокойно и четко: не быстрее, а может и чуть медленнее, чем в обычной жизни. Чтобы подчеркнуть важные мысли, можно делать небольшие паузы — это поможет слушателям усвоить сказанное.

Зрительный контакт. Чтобы поддерживать зрительный контакт с аудиторией, спикеру нужно смотреть в камеру, а не на экран или в заметки. Так слушатели почувствуют, что он обращается к ним. Если эксперт привык выступать перед живой аудиторией, с ним нужно заранее проговорить этот нюанс.

Основные тезисы выступления. Обозначьте опорные пункты, по которым эксперт сможет сориентироваться и продолжить рассказ, если сбился. При этом не стоит писать текст вебинара целиком — если спикер читает по бумажке, то теряется живость речи и выступление в целом воспринимается хуже.

Сложные и неудобные вопросы. Заранее соберите список острых вопросов и подготовьте ответы — так спикера не застанут врасплох. Даже если подобные вопросы никто не задаст, подготовка придаст эксперту уверенности.

Вовлечение аудитории. Участники вебинара общаются со спикером через чат — они могут отвечать на вопросы и задавать свои. Чтобы вебинар не превратился в лекцию, стоит вовлекать слушателей: задавать им вопросы, отвечать на их, а также комментировать чат. Например, в начале вебинара можно задать вопрос «Меня слышно, видно?» и попросить ответить в чате, а во время вебинара поинтересоваться, встречались ли слушатели с подобной ситуацией.

5 - Предусмотреть запасные варианты на случай форс-мажора

Онлайн-мероприятия зависят от оборудования, интернета и людей, поэтому всегда есть вероятность технического сбоя. Чтобы не растеряться в критический момент, продумайте запасные решения:

Импровизация. Важно, чтобы спикер не растерялся, даже если с экрана исчезнут слайды или зависнет трансляция. Подготовиться к такой ситуации поможет репетиция: попросите эксперта рассказать основную часть материала без слайдов, как будто он объясняет материал другу.

Резервный спикер. Всегда есть риск, что основной эксперт не сможет выйти в эфир — заболеет, экстренно уедет, не выйдет на связь. Лучше заранее подготовить второго спикера: он сможет сможет провести часть вебинара, рассказать основные моменты и сориентировать участников о том, что делать дальше.

Запись эфира. Включайте запись с самого начала. Если что-то пойдёт не так — эфир прервется или техника подведет — у вас останется материал. Запись можно отправить участникам или смонтировать полноценное видео.

Копия презентации. Загрузите презентацию в облако — так ее можно будет открыть с любого устройства. Лучше сделать это заранее и проверить, что всё отображается корректно: шрифты, ссылки, картинки.

Дублирующий канал связи. Создайте запасной способ быстро связаться с участниками. Например, чат в мессенджере, группу в соцсетях или e-mail-рассылку. Если что-то пойдёт не так, вы сможете вовремя предупредить о переносе эфира, замене спикера или выслать новую ссылку.

6 - Провести тестовую трансляцию

Тестовый вебинар — это возможность избежать ошибок на прямом эфире. Лучше провести его за несколько дней до запланированного события. Это особенно важно, если:

• спикер впервые выходит в онлайн;
• используется новая платформа;
• планируется сложный сценарий: с несколькими спикерами и частым переключением между экранами.

По результатам эфира скорректируйте вебинар: уточните тайминг, доработайте слайды и сценарий.

7 - Привлечь участников

Заранее продумайте, как аудитория узнает о вебинаре. Напишите анонс: укажите тему, дату и время, программу и спикеров мероприятия. Адаптируйте текст под разные площадки и разместите. Используйте всё, что работает именно для вашей аудитории:

• Посты и сторис в соцсетях
• Email-рассылку
• Рекламу
• Инфлюенсеров
• Площадки партнеров и спикера
• Тематические площадки, например Хабр

Дополнительно можно отправить уведомления зарегистрированным участникам за день и за час до начала вебинара — например, в sms или отдельном чате в мессенджере.

8 - Найти модератора

Модератор — это специалист, который поддерживает порядок и уважительную атмосферу на вебинаре: блокирует агрессивных участников, удаляет неподобающие сообщения. Также он фиксирует вопросы из чата для Q&A-сессии, следит, чтобы не было проблем со звуком и видео. Модератором может быть член внутренней команды или нанятый специалист.

В видеоконференциях VK WorkSpace — гибкая модерация: можно собирать участников в зале ожидания и добавлять по одной кнопке, а также отключать и включать микрофоны и камеры слушателей.

Чек-лист успешного вебинара

Чек-лист поможет ничего не забыть до, во время и после вебинара. Используйте его как шпаргалку, чтобы всё прошло гладко.

До вебинара:

• ✅ Определите цель
• ✅ Разработайте программу по образцу
• ✅ Подготовьте презентацию и раздаточные материалы
• ✅ Проверьте техническое оборудование и площадку
• ✅ Найдите спикера и модератора, подготовьте их
• ✅ Настройте регистрацию и приглашение участников
• ✅ Протестируйте платформу — проведите пробный эфир
• ✅ Продумайте сценарий на случай форс-мажора

Во время вебинара:

• ✅ Начните вовремя
• ✅ Включите запись эфира
• ✅ Поприветствуйте участников
• ✅ Кратко озвучьте программу и тайминг
• ✅ Следите за речью, смотрите в камеру
• ✅ Вовремя переключайте слайды
• ✅ Вовлекайте аудиторию: задавайте вопросы, читайте чат
• ✅ В случае сбоев сообщайте, что происходит, и переключайтесь на резервный план
• ✅ Поблагодарите участников и озвучьте, что делать дальше

После вебинара:

• ✅ Отправьте дополнительные материалы, запись вебинара и презентацию
• ✅ Соберите обратную связь
• ✅ Проанализируйте, что получилось хорошо, а что можно улучшить
• ✅ Пригласите аудиторию на следующий вебинар

Популярные вопросы о вебинарах