Как работать с почтой VK WorkSpace с нуля: отправлять письма, настраивать фильтры, создавать папки

В этой инструкции рассказываем, как пользоваться основными функциями корпоративной почты VK WorkSpace.

Немного о VK WorkMail

VK WorkSpace — почта для бизнеса на домене компании с вашим логотипом, календарем, адресной книгой и без рекламы. Решение можно подключить в облаке или развернуть на сервере компании.

Сервис позволяет:

• группировать письма в треды, создавать фильтры и настраивать совместный доступ к отдельным папкам или ко всему ящику;
• находить коллег в списке контактов, добавлять их в избранное и формировать группы рассылок для командной переписки;
• пользоваться почтовым ящиком с компьютеров, смартфонов и планшетов;
• настраивать размеры ящиков и разграничивать доступ на исходящую переписку вне контура компании;
• интегрировать Active Directory, чтобы синхронизировать данные о сотрудниках;
• использовать антиспам, антивирус и антифишинг-системы, для защиты от утечек данных и кибератак.

Разбираемся, как работать в почте: написать письмо, отменить отправку, создать папки, настроить автоответы, фильтры и умную сортировку.

Написать письмо

Зайдите на почту VK WorkSpace и нажмите «Написать письмо» в левом верхнем углу или горячую клавишу N. Откроется окно — здесь нужно ввести текст письма.

В редакторе писем есть инструменты, с помощью которых можно выбрать шрифт, его толщину, цвет и наклон, вставлять списки, смайлики, ссылки или картинки и даже перевести текст

В графе «Кому» укажите одного или нескольких получателей. Если хотите отправить письмо двум коллегам и более, нажмите на «Копия» (или «Скрытая», чтобы адреса не были видны другим сотрудникам) и введите их имейлы. Добавьте тему письма в графе под получателями и нажмите кнопку «Отправить».

Дополнительно вы можете:

• сохранить письмо. Например, если написали его заранее, но в будущем понадобится уточнить детали. Сохраненное письмо будет лежать в папке «Черновики» в меню слева;
• пометить письмо как важное. Для этого нажмите на восклицательный знак справа от кнопки «Отправить». Коллеги увидят рядом со входящим сообщением эмодзи «❗»;
• поставить напоминание, если на письмо не ответят. Например, через 1, 2 дня, 1, 2 и 5 дней;
• попросить уведомить о доставке. Когда коллега получит письмо, вам придет оповещение. Включить опцию можно, нажав на конверт с галочкой;
• отложить отправку. Нажмите на часы и выберите подходящие дату и время.

Отменить отправку

Если вы случайно отправили письмо не тому адресату или текст нужно исправить, можно отменить действие в течение 20 секунд. Для этого нажмите «Отменить отправку» на всплывающем окне.

Отменить отправку можно с помощью горячих клавиш Ctrl+Z на Windows или CMD+Z на MacOS

Настроить автоматические ответы на письма

Перейдите в «Настройки» в нижнем левом углу экрана → «Все настройки» → «Автоответчик». В разделе «Главная» перейдите в «Автоответчик» и подвиньте переключатель. Откроется такое окно:

Здесь вы можете:

• написать текст автоответа. Например, уточните, что вы в отпуске, командировке или на больничном;
• указать дату и время, когда отправлять и закончить рассылку. Дополнительно можно добавить интервал, когда будет отправляться автоответ. Например, только в рабочие часы с 9:00 до 18:00.

Когда настроите автоматические ответы, нажмите «Сохранить».

Настроить фильтры и умную сортировку

В VK WorkSpace вы можете сделать так, чтобы письма с адресов попадали в определенную папку, например «Бухгалтерия», «Чеки», «Маркетинг».

Чтобы создать фильтр, нажмите на «Настройки» в левом нижнем углу экрана → «Все настройки». Выберите в меню слева «Фильтры» и нажмите «Добавить». Откроется такое окно:

Настройте необходимые параметры, по которым письма будут фильтроваться:

• выберите условия. Например, укажите почтовый адрес, тему или размер письма. Можно добавить неограниченное количество условий;
• задайте действия. Например, переместить в конкретную папку или удалить навсегда. Дополнительно можно помечать письма как прочитанные или важные или применить условия к письмам, которые уже лежат в нужной папке.

Если вы не хотите самостоятельно создавать фильтры, попробуйте «Умную сортировку». Почта сама определит тему письма и отправит его в соответствующую папку.

Чтобы включить опцию, нажмите «Настройки» в нижнем левом углу экрана и выберите «Умная сортировка»

Разобрать почту

Если в почте скопилось много писем, но времени их разобрать нет, VK WorkSpace может навести порядок в ящике за вас.

Для этого перейдите в «Настройки» в левом нижнем углу экрана и выберите «Разобрать почту»:

Вы можете задать время, сколько сообщения пролежат на почте, указать, какие именно папки и письма нужно разобрать и что с ними сделать потом, например пометить как прочитанные, заархивировать или удалить.

Создать папки

Вы можете создать собственные папки для отдельных клиентов или под конкретные проекты. Для этого нажмите на «Настройки» в левом нижнем углу экрана → «Все настройки» → «Папки». Можно редактировать существующие папки, удалять их и добавлять новые.

VK WorkSpace — безопасная корпоративная почта. В нее включены инструменты для администрирования и управления: доступ к переписке, журналы действий и восстановление удаленных писем. Сервис также предусматривает гибкий механизм бэкапирования и масштабирование отдельных узлов для повышения отказоустойчивости. Почту можно развернуть в облаке или установить в контуре компании. Корпоративная почта — один из сервисов коммуникационной платформы VK WorkSpace.

Подробнее о фишках сервиса и тарифах читайте на сайте.