Как сократить цепочку согласований в любом проекте и закрывать задачи в срок

Когда сотрудникам приходится переписываться в мессенджере, вести карточку проекта в таск-трекере, а созваниваться в отдельном приложении, переключение между сервисами отнимает много времени и сил.

Но существуют удобные приложения для совместной работы, например, суперапп VK Teams. Оно ускоряет и облегчает общение между участниками проекта. В статье рассмотрим, какие возможности платформы упрощают рабочие процессы в компании, помогают сократить время на согласование проектов и закрывать задачи в срок.

Мессенджер для коммуникации в команде

Совместная работа над проектом становится легче, когда все контакты собраны в одном месте. Тогда не надо списываться с иллюстратором в WhatsApp, с менеджером — в Telegram, а с фронтенд-разработчиком — в Viber.

В VK Teams встроен мессенджер: можно переписываться и посылать голосовые сообщения, а если понадобится, за пару минут созвониться с коллегой. Создавайте частную группу для каждого отдела, чтобы в два счета найти нужного сотрудника.

Чтобы коллегам проще было ориентироваться в лавине сообщений, в VK Teams можно цитировать конкретную часть сообщения и отвечать только на нее или, наоборот, отреагировать сразу на два и больше высказываний за один раз. Так вы сможете ответить на нужное и не комментировать каждый вопрос по отдельности.

Если в одном чате есть сотрудники, которые отвечают за разные проекты, создавайте обсуждения: они разделяют коллективную беседу на тематические переписки по аналогии с ветками в комментариях соцсетей. Это поможет не засорять общий диалог и не отвлекать других ненужными оповещениями.

Почта в одном окне

Следить за рабочей почтой чаще всего неудобно: нужно все время держать открытым отдельное окно в браузере и из раза в раз на него переключаться. Но сворачивать и открывать почту заново каждые пять минут никто не будет. Поэтому письма обычно проверяют пару раз в день и общение по почте тянется очень долго. Иногда важные письма и вовсе теряются, если приходят между рекламными рассылками и спамом.

В сервисе совместной работы VK Teams почтой можно пользоваться, не выходя из приложения. Интерфейс интуитивно понятный, потому что сделан с учетом пользовательского опыта, который разработчики получили на сервисах Mail.ru. Благодаря этому ваши коллеги быстро разберутся с функциями и поймут, как отправлять письма, искать их через ключевые слова и настраивать автоответы. Интеграция VK Teams и почты VK WorkMail доступна в On-Premise версии приложения, но в будущем появится и в SaaS-версии.

Календарь для всех событий

Иногда бывает сложно собрать все рабочие планы на день или неделю в одном месте. Если заносить дела от руки на бумагу, можно потерять записи. Есть вариант завести личный трекер, но тогда задачи будут видны только вам, а не всей команде.

В VK Teams рабочие дела удобно заносить в календарь. Так организация совместной работы станет быстрее, а все мероприятия дня будут перед глазами. Календарь можно скачать в формате iCalendar, чтобы синхронизировать его с другими приложениями для планирования. Опция доступна для On-Premise клиентов, которые пользуются почтой VK WorkMail, а скоро появится и в SaaS-версии.

Если хотите устроить созвон с командой, добавьте к событию в календаре нужных участников и сразу прикрепите ссылку на рабочий звонок. Так коллеги будут в курсе завтрашнего мероприятия и им не понадобится искать ссылку на онлайн-встречу по всем рабочим чатам.

Видеозвонки внутри приложения

Проводить онлайн-планерки с большим количеством сотрудников неудобно. Чтобы подключиться к диалогу, каждому нужно скачать программу для видеозвонка и авторизоваться в ней. Звучит несложно, но часть людей начинают это делать прямо перед звонком, задерживая обсуждение для всех остальных. Если часто нужно подключать к разговору новых сотрудников и клиентов, задержки звонков становятся постоянными.

Программа для совместной работы VK Teams решает проблему. Для подключения не надо вводить логин и пароль, а чтобы добавить коллегу, не придется высылать ему ссылку. В разделе «Звонки» есть кнопка «Создать групповой звонок», остается только отметить участников из контактов и начать. Администратор созвона может добавлять и удалять участников прямо в процессе. В VK Teams можно расшаривать презентации, включать демонстрацию экрана, а скоро появится возможность записывать встречи.

Карточки для задач

В VK Teams карточка содержит всю информацию по проекту и хранит историю действий по каждой задаче. Там можно прикреплять файлы, давать поручения коллегам и целым отделам, следить за процессом их выполнения. Благодаря карточкам можно не беспокоить коллег лишний раз: например, не придется писать в личный чат, чтобы запросить доступ к документам или дослать уточнения по брифу.

В приложениях для совместной работы удобно решать рабочие вопросы в одном окне. В VK Teams можно создать индивидуальные карточки под каждую задачу. Отправляйте таблицы и сметы, вносите правки, давайте фидбэк, уточняйте мелочи и подробности.

Как внедрить VK Teams в ваш бизнес

VK Teams работает на любом оборудовании и во всех операционных системах. Поставить программное обеспечение для вашей команды можно двумя способами.

1. On-premise-решение. В этом случае программу установят на сервер компании. Вы будете сами администрировать приложение, но функциональность ограничится выбранными настройками.
2. SaaS-версия приложения. Вам предоставят доступ к облачной версии сервиса. Она размещена на серверах VK и обслуживается администраторами VK Teams. Вы в любой момент можете выбрать необходимую опцию и попросить подключить ее.

Узнайте больше о VK Teams и подключите корпоративный суперапп можно на нашем сайте.