Как университету переехать на российский почтовый сервис и сохранить все данные

Учебным заведениям нужны сервисы для общения между студентами и преподавателями, которые соответствуют требованиям российского законодательства и хранят данные на территории страны. Но часто миграция на новое ПО — это риск потерять данные и официальную переписку за несколько лет и затормозить учебные и административные процессы на неопределенный срок.

Расскажем, как Сеченовский, Финансовый и Санкт-Петербургский государственный университеты мигрировали на платформу VK WorkSpace и что из этого получилось. А в конце статьи — подарки от наших партнеров Mail.ru и Диск-О:.

Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации: быстрая миграция и удобное управление учетными записями

В вузе около 60 000 студентов и преподавателей — при этом половина учащихся находится в разных городах. Все ключевые сервисы университета, такие как бухгалтерия, электронный документооборот и приложения для коммуникаций, интегрированы с Active Directory через шину данных. Вузу нужен был софт для общения, который хранит данные на территории России, отвечает всем требованиям безопасности и также может синхронизироваться с AD. В качестве альтернативы Microsoft университет выбрал платформу от VK.

— Ключевым фактором, который нас склонил в сторону VK WorkSpace, стало то, что никто, кроме команды VK WorkSpace, не предложил такой быстрой миграции. И главное, что это реализовали: в течение пары дней произошел переход, а большинство пользователей его не заметило, потому что он был полностью бесшовным и все сервисы работали как обычно. Михаил Коротеев, заместитель декана факультета информационных технологий и анализа больших данных Финансового университета при Правительстве РФ

При миграции на платформу команда VK WorkSpace:

• перенесла все данные почты за последние пять лет. Письма, документы и контакты переехали в VK WorkSpace: можно продолжить переписку даже годовой давности;
• гибко настроила доступы для разных аккаунтов. В VK WorkSpace настроили разные уровни доступа к папкам с документами для аккаунтов студентов, преподавателей и администрации.

Ученики и преподаватели нашли замену Microsoft получили все привычные сервисы на платформе VK WorkSpace: почту для официальной переписки, мессенджер для быстрой коммуникации, облако для хранения документов и совместной работы и календарь для планирования мероприятий. Подробнее про переезд Финансового университета рассказываем в статье.

Сеченовский университет: более 25 000 почтовых ящиков и автоматизация создания учетных записей

В структуре Сеченовского университета не только вуз, но еще медучреждения и клиники. Всего здесь работают более 9000 сотрудников и учатся около 20 000 студентов. Почта на домене вуза — официальный канал общения, поэтому имейл должен быть у всех учащихся и работников.

Собственная платформа университета вмещала только 2000 аккаунтов, а новые приходилось создавать вручную. Поэтому нужен был сервис, который сможет автоматизировать этот процесс. Вузу важно было найти отечественное решение, соответствующее всем требованиям российского законодательства, которое не заблокируют. Подробнее про кейс Сеченского университета рассказали в этой статье.

В итоге домен вуза мигрировал на VK WorkMail, где количество учетных записей не ограничено. Команда VK WorkSpace:

• завела 25 000+ почтовых ящиков на едином домене вуза. Теперь у всех сотрудников и студентов есть официальная почта;
• автоматизировала процесс создания учетной записи. Она появляется сразу же, как только информацию о студенте или работнике заносят в базу данных вуза;
• интегрировала почту с адресной книгой. В почтовом сервисе можно быстро найти сотрудника по фамилии или имени, а не вводить имейл.

Санкт-Петербургский государственный университет: перевели более 40 тысяч студентов и преподавателей на облачные сервисы от VK

СПбГУ — один из крупнейших вузов страны с 27 факультетами и институтами, колледжами и академической гимназией. Здесь насчитывается более 12 тысяч преподавателей и более 28 тысяч обучающихся. В апреле 2024 года университет переехал на коммуникационную платформу VK WorkSpace.

«Миграция на российские решения — масштабный проект, к которому мы готовились планомерно. Мы подбирали компанию, которая поможет комплексно решать задачи университета в импортозамещении — от почты, облачного хранилища, работы с документами и до самых современных сценариев образовательного процесса с использованием ИКТ. С учетом текущих реалий нам нужно достигнуть полного технологического суверенитета — что мы и хотим сделать с VK». Владимир Старостенко, проректор по цифровой трансформации и информационной безопасности СПбГУ.

Сотрудничество с VK позволяет вузу развивать единую экосистему цифровых решений. Такой подход способствует ускоренному внедрению новых продуктов и приложений, помогает сэкономить на ИТ-системах и обеспечить студентов и сотрудников надежными сервисами.

Организовывайте занятия на удаленке, управляйте аккаунтами и храните документы на одной платформе

VK WorkSpace — это:

Корпоративная почта с гибкими настройками. Безопасный почтовый сервис со встроенным антивирусом Касперского, антиспам- и антифишинг-системами и двухфакторной аутентификацией. В почте можно отправлять письма, группировать их в папки и настраивать разные уровни доступа к документам. Например, ученикам будут видны письма от преподавателей, а сотрудникам — от администрации.

Календарь для совместного планирования лекций и семинаров. В нем можно прикреплять ссылки на звонок и получать напоминания обо всех запланированных мероприятиях.

VK Teams — защищенное пользовательское суперприложение для совместной работы студентов и преподавателей с любого устройства.

Мессенджер, в котором студенты могут создавать чаты и каналы, переписываться в обсуждениях, ставить реакции, расшифровывать голосовые сообщения, настраивать уведомления.

Видеоконференции с возможностью проводить и записывать лекции, модерировать вебинары и приглашать гостей по ссылке.

Задачи — преподаватели могут сразу ставить задачи студентам в отдельной вкладке или прямо из чата в мессенджере, назначать дедлайны и приоритеты, получать уведомления о ходе выполнения задач.

Диск, на котором удобно хранить презентации и материалы к занятиям, а еще создавать рабочие зоны для студентов и преподавателей с помощью папок с разным уровнем доступа. Например, лекторам не придется искать курсовую студента в потоке рабочих писем, а обучающиеся смогут вместе редактировать презентацию для семинара онлайн.

Документы — сервис для совместной работы с текстами, таблицами и презентациями. Можно отслеживать историю версий, создавать общие папки и управлять правами доступа.

Сервисы VK WorkSpace доступны на Windows, MacOS, Linux, iOS и Android. Сотрудники и учащиеся могут зайти в аккаунт с любого девайса и всегда быть в курсе важных событий.

VK WorkSpace — комплексное и надежное решение для вузов, ссузов и школ, которое настраивается под потребности учебных заведений:

1. Отечественная разработка. Платформа входит в реестр российского ПО и соответствует всем требованиям российского законодательства.
2. Помощь с миграцией. Команда VK WorkSpace настроит сервисы под нужды учебного заведения и перенесет данные из почты и других приложений.
3. Два варианта подключения. Платформу можно развернуть в облаке или в контуре учебного заведения.
4. Гибкая подписка. Для образовательных учреждений есть специальные тарифы.
5. Техподдержка. Команда специалистов VK WorkSpace ответит на все вопросы по работе с сервисами и поможет решить проблемы.

Для образовательных учреждений дарим доступ к программе Диск-О: поможет перенести файлы с любого зарубежного хранилища. А дополнительные 256 ГБ в Облаке Mail.ru помогут студентам хранить личные файлы любого формата

Чтобы узнать о специальных тарифах для образовательных учреждений — оставляйте заявку в форме ниже и на сайте.