Как все успевать? Эффективная коммуникация в команде в эпоху мессенджеров

В любой компании важно выстроить эффективную коммуникацию внутри и между командами. Так все проекты будут сданы вовремя и не получится, как в «сломанном телефоне»: коллеги вроде друг друга поняли, но в результате не уложились в дедлайн или сделали не то, что нужно.

Директор по продукту корпоративного супераппа VK Teams Дмитрий Плешаков поделился 4 советами, как настроить рабочие процессы внутри команды.

Совет №1. Лучше вести переписку не в обычном мессенджере, а в корпоративном

Общение в обычном мессенджере не очень эффективный подход. Можно перепутать чаты и отправить документы в канал с посторонними людьми, а сотрудникам сложнее сконцентрироваться, потому что они отвлекаются на сообщения от друзей или родственников. К тому же нет функции «отключить аккаунт», поэтому приходится удалять уволившихся коллег из всех чатов вручную.

Я рекомендую вести рабочую коммуникацию в корпоративном мессенджере. Во-первых, это сводит к минимуму возможность утечки конфиденциальных данных. Во-вторых, сотрудникам проще сконцентрироваться на задачах. К тому же корпоративный мессенджер экономит время: не нужно переключаться между разными приложениями, чтобы найти нужный документ или диалог, где коллеги обсуждали срочную задачу.

В супераппе VK Teams можно создавать чаты с коллегами, общаться в личных сообщениях, отправлять файлы — и все в одном окне

Совет №2. Попросите сотрудников указать их рабочие часы

Когда в компании гибкий рабочий график или команда работает удаленно, сложно состыковать рабочие часы. Например, если продакт прислал срочную задачу в 17:00 по Москве, дизайнер из Новосибирска не сможет сделать таск, потому что у него уже 21:00.

Попросите сотрудников указать рабочие часы в профиле мессенджера или отметить их в календаре. Так все коллеги будут в курсе, кому можно написать вечером по поводу горящего дедлайна, а кому можно прислать задачу в 10 утра.

В профиле коллеги всегда можно посмотреть, когда начинается его рабочий день

Совет №3. Установите правила общения в рабочих чатах

Когда в компании много чатов, не всегда понятно, куда и с каким вопросом лучше всего прийти. Новичок может зайти в группу, где есть все сотрудники компании, и засыпать коллег вопросами не по адресу. Это будет отвлекать и раздражать.

Установите правила общения в общих чатах — это поможет быстрее находить ответы на вопросы и не отвлекать коллег от работы. Например, попросите сотрудников тегать в сообщении людей, которым адресован вопрос, чтобы его точно не пропустили. И договоритесь отвечать в обсуждениях, чтобы не засорять канал лишними сообщениями. Также не стоит упоминать всех в общем чате, если это не важные для компании новости.

Тегайте коллег и сохраняйте фокус дискуссии с тредами

Совет №4. Обсуждайте проект и сразу ставьте задачи

Когда команда работает над большим проектом, лучше декомпозировать его и распределить таски между сотрудниками. Но если не зафиксировать договоренности в виде задач, то легко потерять фокус и нацеленность на результат.

Важно не просто обсудить спринт в канале, а превратить сообщения в задачи в таск-трекере. Это поможет сконцентрировать коллег на дальнейших шагах. Например, в супераппе VK Teams можно поставить таск прямо из переписки. Она автоматически появится в таск-трекере, а уведомления о новом проекте или приближающемся дедлайне будут приходить в личные сообщения.

Поставить задачу можно в 1 клик прямо из диалога с коллегой

Настройте эффективную коммуникацию в команде c супераппом VK Teams — переходите на сайт, чтобы узнать больше о возможностях сервиса.