Поставить задачу прямо из мессенджера и еще 5 фишек таск-трекера в VK Teams

Мессенджеры, таск-трекеры, софт для видеозвонков — компании каждый день пользуются десятками сервисов для общения с командой. Разные приложения для работы — это не только неудобно, но и неэффективно. Приложение VK Teams объединяет весь софт для коммуникаций на одной платформе VK WorkSpace.

Один из полезных сервисов в приложении VK Teams — «Задачи». С его помощью можно настроить рабочий процесс так, чтобы команда не теряла задачи и укладывалась в дедлайны. Александр Бондарев, менеджер продукта VK Teams, рассказывает о шести фишках российского таск-трекера, которые помогут держать рабочие процессы под контролем.

Фишка 1. Ставьте и обсуждайте задачи прямо в мессенджере

Обычно, когда к сотруднику приходят с задачей, ему нужно отвлечься от своих дел и занести ее в таск-трекер — это долго и неудобно. В VK Teams можно ставить таски прямо из сообщения. Для этого просто выделите нужную часть текста и нажмите на кнопку «Создать задачу».

Например, если копирайтер с дизайнером обсуждают иллюстрации к статье в мессенджере, автор может сразу же поставить задачу и назначить дизайнера ответственным. А еще в карточке таска есть дедлайн, статус и приоритет, чтобы коллеги понимали, какие задачи нужно выполнить в первую очередь.

Копирайтер не уходит в другое приложение ставить задачу, а значит, забыть или потерять таск по пути не получится

Фишка 2. Назначайте собственные теги для разных задач

Когда задач много, в них легко потеряться. Чтобы все таски были под рукой, задайте для них собственные теги.

Вот как можно устроить работу команды разработки: тестировщики присылают разработчикам задачи на исправления багов и отмечают их тегом #bugs. В конце спринта все ошибки в приложении будут доступны по этому тегу. Так команда найдет частые или повторяющиеся баги и разберется в корне проблемы, а таск-трекер поможет отфильтровать и систематизировать задачи.

Задачи можно отфильтровать сразу по нескольким тегам

Фишка 3. Находите ответственного за задачу и узнавайте, как продвигается проект

У продакт-менеджера есть доступ к списку всех задач, включая статус и ответственных за их выполнение. Не получится так, что задание есть, а кто за него отвечает, непонятно. Продакт-менеджер сможет отслеживать, сколько людей занимаются проектом и как он продвигается. Рабочий процесс всегда будет под контролем, и команда оперативно решит проблему, если таск завис на каком-либо этапе.

В карточке задачи видно ответственного сотрудника и того, кто его назначил

Фишка 4. Не пропускайте обновления по задачам

Если дедлайн перенесли на другую дату, поставили задаче статус «В работе» или вас тегнули в комментариях, придет уведомление. Например, редактору будет удобно следить за тем, какие статьи уже готовы к редактуре, а какие только приняты в работу. Таск-менеджер в VK Teams напомнит, что у задачи изменился статус — придет сразу несколько оповещений:

• вам придет уведомление в мессенджер;
• будет гореть каунтер непросмотренных тасок на вкладке «Задачи»;
• на карточке задачи будет стоять метка непрочитанности;
• индикатор @ покажет, где вас тегнули.

Вот как выглядит каунтер непросмотренных задач

Фишка 5. Будьте в курсе всех деталей задачи благодаря обсуждениям

Любой таск можно комментировать: все сообщения сохраняются в карточке задачи в таск-трекере и собеседникам не придется искать ответы в разных переписках. Фиксируйте договоренности в обсуждениях — так вся команда будет в курсе того, что нужно сделать по задаче. Например, в треде сейлз увидит сообщение про скидку и сразу же проведет сделку, а не пойдет в личные сообщения с этим же вопросом.

С обсуждениями внутри задач не нужно идти в личный чат к коллегам и уточнять информацию там

Фишка 6. Планируйте спринты так, чтобы справляться с нагрузкой

Смотрите в таск-менеджере все задачи сотрудника или целой команды на день, неделю, месяц или кастомный срок. Так легче понять, есть ли у людей время на еще один проект или, наоборот, лучше отложить что-нибудь несрочное на потом. Например, скрам-мастер поможет команде спланировать нагрузку равномерно и избежать ситуаций, когда аврал чередуется с пустым календарем.

В таск-трекере можно отсортировать задачи конкретного сотрудника или узнать, сколько задач нужно сделать сегодня вам

VK Teams — это приложение для работы сотрудников и доступа к сервисам коммуникационной платформы VK WorkSpace. Команда может переписываться, звонить по аудио- и видеосвязи, управлять задачами и отправлять письма в едином окне. Приложение можно установить на iPhone, Android, Windows, MacOS или Linux. Сервис также доступен в браузере, поэтому все сотрудники смогут пользоваться трекером рабочих задач с любых девайсов.

Переходите на сайт VK Teams, чтобы запланировать бесплатное демо и узнать, какие еще полезные фишки есть в приложении.