Выбираем облачное хранилище для бизнеса: 6 фишек, которые вам точно нужны

В облаке удобно работать с документами вместе с коллегами, но не все сервисы одинаково хороши. Рассказываем, как выбрать облачное хранилище и какие опции в нем должны быть, чтобы уволенные сотрудники не читали служебные документы, файлы были под рукой, а объема диска хватило на всех работников.

Можно создать систему папок для разных отделов или задач

Сотрудники часто наводят беспорядок в облачном хранилище: множат копии, создают папки и подпапки. В таком хаосе невозможно найти нужные документы.

В облаке VK WorkDisk можно создать систему папок — например, «Бухгалтерия», «Маркетинг», «Продажи».Так бухгалтер быстро найдет свои документы, а инженер — свои. Правила хранения каждая компания выбирает сама: можно делать папки для каждого проекта или разных отделов. Главное, чтобы команда могла ориентироваться в облаке и знала, как использовать общий диск.

В VK WorkDisk можно создавать неограниченное количество папок, помечать их цветами и сортировать по разным параметрам — например, дате создания

Можно редактировать и восстанавливать файлы онлайн

Нередко документ проходит десять кругов правок. Например, маркетолог редактирует текст презентации, дизайнер меняет верстку, а руководитель просит все переделать. Обновленные версии документа приходится пересылать по несколько раз, а в потоке задач их легко потерять или удалить.

Чтобы работать над проектом быстрее, выбирайте облачное хранилище, в котором есть режим совместного редактирования. Например, в облаке VK WorkDisk несколько человек сразу могут менять документ и оставлять комментарии. Не придется каждый раз после правок сохранять и отправлять его по почте или загружать в таск-менеджер.

В VK WorkDisk можно восстановить удаленные файлы из корзины: они хранятся в ней 14 дней

Можно выделить разный объем для разных отделов

Когда диск один на всю компанию, место на нем может неожиданно закончиться. Пользователи забывают удалять ненужные файлы, и в хранилище копятся старые исходники и базы клиентов трехгодичной давности. В итоге получается бардак: в сотнях папок невозможно найти актуальные документы.

Чтобы команда рационально использовала пространство, выбирайте хранилища, в которых можно разделить общий объем между сотрудниками. Такая опция есть у VK WorkDisk. Например, команде дизайнеров можно выделить 100 ГБ, а менеджеру по закупкам хватит 10 ГБ. Так все будут следить, чтобы в облаке не было лишнего, ведь место ограничено.

В VK WorkDisk можно настроить срок хранения файлов: устаревшие документы будут автоматически удаляться через определенный срок

Оптимальный размер облака каждая компания выбирает в зависимости от количества документов и размера самой компании. В VK WorkDisk доступны разные тарифы: на 100 ГБ, 500 ГБ, 1 ТБ и 3 ТБ.

Можно синхронизировать документы в облаке и на компьютере

Некоторые форматы файлов, например, PDF, нельзя редактировать в облаке, поэтому приходится их скачивать. Из-за этого в папке «Загрузки» копятся десятки версий документов со странными названиями вроде «исправленная», «ред», «новая 23.04». В них легко запутаться и отправить клиенту не ту версию документа.

Намного удобнее настроить синхронизацию облака с системной папкой. Например, в VK WorkDisk документ можно редактировать на компьютере, а новая версия файла автоматически подгрузится в облако.

Благодаря системной папке не нужно будет открывать хранилище и вручную заливать туда новый файл

Можно настроить разные уровни доступа

В целях безопасности не стоит давать всем сотрудникам доступ к любым файлам в хранилище. Например, финансовые отчеты и другие важные документы должны быть в распоряжении только у руководства. Уволенным сотрудникам нужно быстро закрыть доступ к облаку, чтобы предотвратить возможную утечку информации.

Чтобы избежать неприятных ситуаций, лучше использовать такое облачное хранилище, где можно настроить индивидуальные доступы к папкам или отдельным документам. Такая опция есть в VK WorkDisk: можно не просто открывать документы, но и настраивать права просмотра, комментирования и редактирования.

В VK WorkDisk можно делиться временными ссылками. Их можно давать, например, подрядчикам для согласования документа: данные из него не попадут к третьим лицам, потому что ссылка перестанет работать

Миграция файлов из других хранилищ

В 2022 году иностранные облачные сервисы либо ушли из России, либо отключили платные подписки. Многие компании переходят на российские хранилища, где проблем с доступом и оплатой нет. Но для этого приходится скачивать огромный архив данных из одного облака и переносить в другое — иногда на это уходит целый день.

На VK WorkDisk можно загрузить файлы напрямую, без скачивания. А еще все серверы VK WorkDisk находятся в России — можно не переживать, что хранилище перестанет работать и придется снова «переезжать».

Если думаете, какое хранилище данных выбрать, присмотритесь к VK WorkDisk. Оно подходит компаниям разных размеров — от ИП с парой сотрудников до корпораций с филиалами по всей стране. Переходите на сайт VK WorkDisk, чтобы узнать, какие тарифы есть для вашего бизнеса.