Бизнес может потерять файлы из-за одного сотрудника — рассказываем, как этого не допустить

Презентации отдела лежат в личной папке руководителя. Доступ к клиентским макетам — через одну учетную запись на весь офис. Проектные расчеты может удалить любой, у кого есть доступ к папке. Три ситуации об одном и том же: корпоративные данные зависят от одного человека. Не от системы или политик доступа, а от того, кто создал папку и расшарил ссылку. Если он уволится, сменит номер или решит навредить — файлы исчезнут навсегда.

Разбираем три таких случая и рассказываем об инструментах, которые помогают защититься от потери данных из-за человеческого фактора.

Менеджер удалил данные перед увольнением

Команда ведет проект в общей папке: расчеты, презентации, документы для клиента. Один из менеджеров увольняется. В последний рабочий день открывает несколько таблиц с расчетами и удаляет из них данные. Файлы на месте, но внутри — пустые ячейки. Пропажу замечают только через несколько дней, когда коллеги открывают расчеты для отправки клиенту. Данных нет, кто их стер — непонятно.

Как Диск VK WorkSpace решает эту проблему

Диск хранит полную историю изменений каждого файла. Коллеги открывают таблицу, выбирают версию до правок — и данные оказываются на месте. Восстановление занимает несколько кликов. Журнал аудита помогает найти виновника: в нем зафиксировано, кто, когда и с какого IP-адреса редактировал файл. Открываем журнал — и видим, что данные стер менеджер в последний рабочий день.

Если компания выгружает логи из Диска в SIEM-систему, подозрительные действия можно отследить в реальном времени. Например, один пользователь за короткое время отредактировал десяток файлов в общей папке — система фиксирует нетипичный паттерн и отправляет уведомление службе безопасности. Та проверяет ситуацию и при необходимости блокирует аккаунт — до того, как команда заметит пропажу данных.

Руководитель отдела уволился — и забрал доступы к файлам

Все презентации и брендбуки компании лежат в личной папке руководителя отдела дизайна. Когда коллегам нужны материалы — он скидывает ссылку. Так работают давно, всех всё устраивает.

Но в один прекрасный день руководитель увольняется. На следующий день команда маркетинга открывает привычные ссылки, а они не работают. Презентации, брендбук, макеты для подрядчиков — всё было в личной папке одного человека и ушло вместе с ним. Приходится собирать материалы по кускам: что-то в почте, что-то — в чатах. Но актуальных версий в итоге нет нигде.

Как Диск VK WorkSpace решает эту проблему

Компания хранит файлы в Диске VK WorkSpace. Презентации и брендбуки лежат не в личной папке руководителя, а в общей папке отдела. Доступ к ней настроен через групповые политики: группа «Маркетинг» редактирует файлы, группа «Менеджеры» — только просматривает.

Руководитель увольняется. Команда маркетинга приходит на работу и открывает папку — файлы на месте. Ссылки работают, доступы не изменились. Файлы с самого начала принадлежали отделу, а не конкретному человеку.

Но некоторые файлы из общей папки экс-шеф всё же удалил. Они попали в корзину, к которой есть доступ только у администратора. Админ заходит туда, видит удаленные файлы и восстанавливает их — с правами доступа и содержимым. Вся операция занимает у него буквально несколько кликов — вместо часов, потраченных на поиски по чатам и вложениям.

Одна учетка на всех — риск потери данных

Компания работает с внешними клиентами: принимает макеты, вносит правки, отправляет финальные версии. Всё это — через одну общую учетную запись во внешнем сервисе. Учетка зарегистрирована на номер телефона главного администратора, к нему же привязана двухфакторная авторизация.

Администратор меняет номер телефона, не подумав о последствиях. Через какое-то время сессия истекает, сервис запрашивает подтверждение по СМС. Код приходит на номер, которого больше нет. Учетка заблокирована — вместе со всеми клиентскими файлами.

Сроки горят, клиенты ждут готовые макеты, а компания не может открыть файлы и отправить результат. Восстановление доступа через поддержку внешнего сервиса может занять недели.

Как Диск VK WorkSpace решает эту проблему

Компания работает в Диске VK WorkSpace. У каждого сотрудника — собственная учетная запись. Можно настроить единый вход (SSO): один корпоративный логин и пароль для всех рабочих сервисов. Аутентификация привязана к компании, а не к личному номеру телефона конкретного сотрудника. Администратор управляет всеми аккаунтами централизованно — через корпоративный каталог.

Клиентские макеты лежат в общей папке проекта. Когда клиенту нужно посмотреть или забрать готовый файл, ему отправляют ссылку — с паролем, ограниченным сроком действия и лимитом скачиваний. Не нужно давать доступ ко всей учетке — достаточно одной ссылки на конкретный файл.

Администратор сменил номер — и ничего не происходит. Файлы на месте, доступы работают, клиенты получают макеты вовремя.

Что объединяет эти истории

Саботаж, увольнение, смена номера — ситуации разные, но причина одна. Корпоративные данные были завязаны на конкретном сотруднике: он создал папку, он расшарил ссылку, на его номер зарегистрирована учетная запись. Так часто складывается исторически — и работает до поры до времени.

Корпоративными хранилищами в России пользуются до 93% компаний. Но само наличие хранилища ничего не гарантирует — важно, как оно устроено. Файлы должны быть у отдела, а не у отдельного человека. Доступы лучше настраивать через групповые политики, а не вручную. Каждое действие в системе должно фиксироваться в журналах логов. Тогда кадровое изменение или бытовая случайность не парализуют работу и не приведут к потере данных.

Безопасность — не одна функция, а система

В каждой из наших трех историй проблему решил конкретный инструмент: версионирование, журнал аудита, общие папки с групповыми политиками. Но это только часть возможностей сервиса.

Вот что еще защищает данные в Диске VK WorkSpace:

• Шифрование файлов при передаче и хранении, в том числе по ГОСТу через TLS GateWay
• Автоматическая антивирусная проверка загружаемых файлов
• Интеграция с DLP-системами для предотвращения утечек
• Контроль активных сессий и возможность закрыть подозрительную сессию удаленно
• Мгновенная блокировка учетной записи и удаленное стирание данных с устройств
• Двухфакторная аутентификация и единый вход через SSO
• Возможность развернуть Диск в облаке или в контуре компании — для полного контроля над данными
• Серверы облачной версии — в российских дата-центрах, в соответствии со 152-ФЗ

Помимо Диска и Документов, в цифровой среде VK WorkSpace есть и другие сервисы — Почта, Календарь, Мессенджер, Видеоконференции, Доска, Проекты, Задачи, Опросы и Заметки. Все инструменты доступны в едином защищенном супераппе на любых устройствах и управляются из общей панели администратора.