Что нового в On-Premise-версии VK WorkSpace 26.2

В версии VK WorkSpace On-Premise 26.2 добавились удобные инструменты для повседневной работы сотрудников, возможности управления для администраторов и расширенная защита корпоративных данных. Рассказываем, что изменилось в Почте, Календаре, Мессенджере, Видеоконференциях, Диске и Доске.

Почта

Фильтрация по содержимому письма. Пользователи смогут фильтровать входящие не только по отправителю, теме и вложениям, но и по тексту письма. Можно задать одно условие или несколько сразу — например, настроить, чтобы письмо от контрагента со словами «счет» или «акт сверки» автоматически попадало в папку «Бухгалтерия».

Предпросмотр вложений перед отправкой. В приложении для iOS офисные документы можно открыть прямо в черновике письма — до того, как оно ушло. Так проще убедиться, что прикреплен нужный файл и верная версия, не выходя из почты.

Управление политиками для доменов. Администраторы смогут привязывать транспортные правила к отдельным доменам, а не только ко всей инсталляции. Это удобно, если компания использует несколько доменов с разными регламентами. Например, для головного офиса можно включить обязательные подписи, а для домена дочерней компании — настроить отдельные правила.

Электронная подпись и шифрование на уровне домена. Электронную подпись и шифрование писем тоже можно подключить для отдельных доменов. Это удобно, если одним подразделениям нужна юридически значимая переписка, а другим — нет. Подпись работает на базе КриптоПро CSP, поддерживает стандарты ГОСТ Р 34.10-2012 и RSA. Функция доступна в веб-интерфейсе.

Гибкие правила автоудаления писем для администраторов. К сроку хранения писем добавился выбор действия: по истечении срока письмо можно переместить в корзину или удалить безвозвратно. Это помогает точнее выполнять требования к хранению данных.

Выгрузка пользовательских фильтров в JSON. Администратор может выгрузить почтовые фильтры пользователей — по отдельным сотрудникам или по всему домену сразу. Это упрощает аудит настроек и разбор обращений в поддержку: не нужно заходить в почту каждого пользователя по очереди.

Оптимизация нагрузки при отправке писем на большие группы рассылки. Улучшен механизм работы с большими группами рассылки (до 150 000 участников). Повышена стабильность отправки сообщений. Устранены проблемы с медленной загрузкой административного интерфейса.

Улучшения инсталлятора. Обновился интерфейс инсталлятора: при развертывании можно выбрать преднастроенные параметры под нужный масштаб и состав продуктов. Перед установкой система проверяет соответствие серверов требованиям — это снижает риск ошибок при разворачивании платформы.

Календарь

Печать расписания в двух форматах. Расписание теперь можно печатать не только из веб-версии Календаря, но и из настольного приложения. Доступно два формата: «Расписание» — подробный список событий на неделю со временем и местом проведения, и «Неделя» — календарная сетка по часам, на которой видно загрузку и пересечения встреч. Если у пользователя несколько календарей, можно выбрать, из каких именно нужно выводить события.

Встречи для групп рассылки. Группы рассылки теперь доступны не только в Почте, но и в Календаре. Единый адрес группы объединяет получателей — например, сотрудников одного департамента или отдела. Чтобы поставить встречу на всю команду, достаточно указать адрес группы: приглашение придет в личный календарь каждому ее участнику.

Расширенная палитра цветов. Событиям в календаре можно назначать цвета — например, синий для встреч с клиентами, зеленый для внутренних созвонов. Раньше выбор оттенков был небольшим, теперь палитра шире и в ней больше ярких цветов. Так проще размечать плотный календарь по проектам и категориям и считывать загрузку с одного взгляда — особенно если расписание выводят на печать.

Цвет для события без реакции. Раньше изменить цвет можно было только у события, на которое поставлена реакция: «Иду», «Не иду» или «Может быть». Теперь пользователь может задать цвет любому событию — например, чтобы сразу отнести встречу к нужному проекту еще до того, как ответил на приглашение.

Мессенджер

Федерация трех и более инсталляций. Раньше в федерацию можно было связать две инсталляции, теперь — три и более. Это позволяет организовать коммуникации внутри холдингов или между разными компаниями: организации, использующие разные инсталляции Мессенджера VK WorkSpace, обмениваются сообщениями в общих чатах, сохраняя автономность ИТ-структур.

Смарт-папки. В дополнение к пользовательским папкам появилось пять смарт-папок: «Личные», «Непрочитанные», «Группы», «Каналы» и «Боты». Мессенджер раскладывает по ним чаты без ручной настройки — нужный диалог находится быстрее, а непрочитанные не теряются. Включить функцию можно в меню управления папками. Смарт-папки входят в общий лимит — до десяти папок на пользователя.

Массовая выгрузка и добавление пользователей. Новый бот @GroupAdminBot помогает управлять составом чатов. Создатель или администратор чата могут разом добавить участников через CSV-файл или наоборот — выгрузить текущий состав чата.

Группировка медиа и файлов. Если отправить несколько файлов сразу, они объединятся в одном сообщении. Документы, фото и видео можно комбинировать — до десяти вложений в одном сообщении.

Автопередача прав владельца чата. Если владелец выходит из группового чата или канала, права автоматически переходят одному из администраторов. Если администратора в чате нет, участники видят системное сообщение и могут попросить администратора домена назначить нового владельца. Передать права по-прежнему можно и вручную — прямо в интерфейсе.

Расширенная интеграция с DLP и SIEM. При отправке файла в личный или групповой чат в DLP-систему передается адрес получателя — это помогает точнее отслеживать движение данных. В SIEM-логи теперь попадают имя файла, его расширение и хеш-сумма.

Видеоконференции

Подключение по TCP при заблокированном UDP. Видеосвязь обычно работает по протоколу UDP — он дает минимальную задержку и качественный звук. Но в некоторых компаниях UDP закрыт политиками безопасности, и тогда звонок не устанавливается. Теперь при недоступном UDP видеоконференция автоматически переключается на TCP и проходит даже там, где раньше не работала. Решение принимается в момент соединения и подходит для всех типов звонков — личных и групповых. От пользователя никаких настроек не требуется.

Диск

Общие папки для нескольких доменов. В инсталляции можно создать общую папку с доступом для сотрудников из разных доменов. Это удобно организациям с несколькими юрлицами или подразделениями: команды работают в едином пространстве, без пересылки и дублирования файлов.

Расширенный поиск папок и массовое удаление. Общие папки в панели администратора теперь можно находить не только по названию, но и по дате создания, размеру и автору. Найденные папки и файлы можно удалить разом, не открывая каждый по отдельности. Удаленное попадает в корзину домена, откуда его можно восстановить или стереть окончательно.

Интеграция с DLP. Диск интегрируется с DLP-системами: при загрузке и скачивании файлы, папки и архивы проверяются на соответствие политикам безопасности. Это помогает контролировать движение данных и предотвращать утечки.

Просмотр PDF на Android. На устройствах Android документы PDF теперь открываются прямо в приложении, без сторонних сервисов. Файлы не сохраняются на устройство, поэтому просмотр доступен даже при политиках, которые запрещают скачивание. Компактная установка. Инсталлятор серверной версии Диска уменьшился в размере и занимает меньше места на серверах.

Доска

Доска в настольной версии супераппа. Доску теперь можно открыть в супераппе VK WorkSpace для компьютера — рядом с Почтой, Мессенджером и другими инструментами платформы. Ссылки на доски открываются в соседней вкладке: получаете ссылку в чате — и можете работать, не выходя из приложения.

Перемещение досок из личного в командное пространство. Доску из личного пространства можно перенести в командное. Это удобно, если личный черновик перерос в общий проект: доска переезжает к команде вместе со всем содержимым.

Карточка задачи. На доску можно добавить карточку задачи — с ответственным, дедлайном и статусом. Это помогает планировать работу прямо на холсте: видно, кто что должен сделать и к какому сроку.

Английский язык интерфейса. Интерфейс Доски теперь можно переключить на английский. Это удобно, если над доской работают коллеги из других стран или зарубежные партнеры — каждый выбирает язык на стороне своего аккаунта.

Смена владельца доски. Владелец может передать доску другому участнику. Если коллега уходит в другой отдел или из компании, доски можно переназначить — чтобы работа над ними не остановилась.

Новый стикер. У стикеров появилась квадратная форма: текст помещается целиком и не растягивает стикер по вертикали. Также доступен прямоугольный вариант.

Суперапп

Настройки безопасности. На уровне домена можно запретить скриншоты и запись экрана, скачивание, копирование и пересылку данных за пределы приложения, а также сделать обязательным код-пароль для входа. Также можно включить уведомления о работе через VPN — чтобы напоминать сотрудникам о рисках.

На мобильных устройствах доступен полный набор опций, а на настольных приложениях — защита от скриншотов и записи экрана и обязательный код-пароль. Настройки действуют только внутри супераппа и не затрагивают работу устройства: оно работает как обычно, а корпоративные данные остаются под контролем организации.

Шифрование локальных данных. Данные супераппа на устройстве остаются зашифрованными и доступны только самому приложению. Почта, Календарь и кеш чатов Мессенджера шифруются на мобильных устройствах. Шифрование включается автоматически и не требует настройки.

VK WorkSpace On-Premise 26.2 — цифровая среда для корпоративных коммуникаций и совместной работы команд любого масштаба

В VK WorkSpace есть всё необходимое для взаимодействия сотрудников: почта с календарем и адресной книгой, файловое хранилище с редактором документов, доска для визуализации идей, мессенджер, видеоконференции, опросы, оргструктура и инструмент для управления проектами. Решение от VK Tech сочетает технологии мирового уровня с адаптированностью под требования и запросы российского рынка.

Платформа доступна в облачной и серверной версиях. Продукты поддерживают весь технологический стек с гарантированным SLA доступности, прогнозируемой стоимостью владения и оптимизацией оборудования под целевые нагрузки.