Поиск почтовых сообщений

В документе описана работа с почтовыми сообщениями пользователей — поиск, удаление, пересылка и просмотр писем. Ручной контроль внутренней корреспонденции позволяет:

1. Управлять внешними и внутренними коммуникациями, проверять подозрительную активность в почтовой системе.
2. Удалять ошибочную или конфиденциальную информацию для минимизации рисков возможных утечек данных.
3. Следовать правовым актам о работе с данными.
4. Предотвращать фишинговые атаки.

Документ предназначен для использования администраторами организации.

Для чего необходимо разделение функций по ролевой модели:

• Аналитик АПИБ Может видеть результаты поиска по письмам, полученным по URL (кеш поиска), а так же просматривать содержимое писем для проведения последующего анализа, но не может удалять их.
• Аналитик УОИБ может выполнять поиск писем по заданным параметрам, просматривать содержимое писем для проведения последующего анализа, но не может удалять их — это исключает риск ошибочного или злоумышленного удаления важной информации.
• Эксперт ЦМ ИБ не имеет доступа к полному содержимому, но на основе предоставленного анализа и сопроводительных материалов от аналитика может принимать решение об удалении писем, содержащих конфиденциальную информацию или иных данных, представляющих риск утечки.

Аналитик УОИБ

Доступные функции:

• Поиск писем по заданным параметрам.
• Просмотр списка найденных писем.
• Выполнение действий с результатами поиска.
• Просмотр полной информации о письме, включая:
  • оригинал письма;
  • пересылку письма.
• Пересылка письма.

Недоступные функции:

• Удаление писем.

Аналитик АПИБ

Доступные функции:

• Доступен только раздел Поиск писем.
• Просмотр полной информации о письме, включая:
  • оригинал письма;
  • пересылку письма.
• Поиск по результатам полученного кеша (ссылка по URL).

Недоступные функции:

• Удаление писем.
• Выполнение поиска.
• Пересыка письма.

Эксперт ЦМ ИБ

Доступные функции

• Поиск писем по заданным параметрам.
• Просмотр списка найденных писем.
• Выполнение действий с результатами поиска.
• Просмотр ограниченной информации о письме:
  • Отправитель.
  • Получатель.
  • Тема.
  • Дата и время.
• Удаление писем.

Недоступные функции:

• Просмотр оригинального письма.
• Пересылка письма.

Аудитор ИБ и Администратор

Не имеют доступа к разделу.

Все действия Аналитика УОИБ и Эксперта ЦМ ИБ логируются.

1. Перейдите в интерфейс установщика Почты VK WorkSpace по адресу http://server-ip-address:8888 и далее в раздел Продукты.

2. Включите Система поиска и удаления писем из интерфейса поиска писем и Kafka внутри инсталляции:

   

   Нажмите на кнопку Сохранить.

3. Если планируется использовать внешний брокер сообщений Kafka:

   1. Перейдите на страницу Настройки → Интеграции и выберите пункт Поиск и удаление писем из интерфейса поиска писем.
   2. Настройте параметры подключения к Kafka. Для каждого топика выделите 10 партиций в Kafka.

Чтобы подключить данную функциональность, обратитесь в техническую поддержку или к вашему персональному менеджеру.

Необходимые фичи для работы функциональности:

1. new-frontend-as-module
2. mail-search
3. mpop-messages-enabled
4. analyst-role-enabled, auditor-role-enabled, expert-role-enabled — для включения соответствующих ролей.

В интерфейсе установщика нажмите на кнопку Сгенерировать автоматически. Дождитесь окончания процесса настройки.

1. В интерфейсе установщика нажмите на логотип в левом верхнем углу веб-интерфейса и далее на иконку у контейнера autogen-tar1.

2. Нажмите на кнопку Запустить для init_autogen_tokens. Дождитесь окончания процесса настройки.

   

Поиск писем — сервис для поиска почтовых сообщений по всем ящикам в домене (поиск писем выполняется под ролью Аналитика).

Чтобы найти письма:

1. В Панели администратора перейдите в раздел Поиск писем.

2. Нажмите на кнопку Начать поиск.

3. В форме введите параметры для поиска и нажмите на кнопку Применить:

   

   Вы можете остановить поиск писем, просмотреть результат и запустить поиск снова при необходимости.

Вы можете:

• Просмотреть письмо. Для просмотра доступны все поля письма, кроме содержимого вложений. Вложения можно скачать для анализа, вне зависимости от их размера и формата.

• Открыть оригинал письма.

• Переслать письмо.

• Удалить письмо.

• Поделиться результатами поиска. Для этого скопируйте URL-адрес и отправьте его другому пользователю.

Для массового удаления писем:

1. Выберите письма в колонке «Отправитель» и нажмите кнопку Удалить над таблицей.

   

2. В открывшемся окне подтвердите удаление , нажав Удалить.

Для одиночного удаления писем:

1. Нажмите на иконку в строке с письмом и выберите действие Удалить.

   

2. В открывшемся окне подтвердите удаление , нажав Удалить.

Для массовой пресылки писем:

1. Выберите письма в колонке «Отправитель» и нажмите кнопку Переслать над таблицей.

   

2. В открывшемся окне введите адрес для пересылки и нажмите Переслать.

   

Для одиночной пересылки письма:

1. Нажмите на иконку в строке с письмом и выберите действие Переслать.

   

2. В открывшемся окне введите адрес для пересылки и нажмите Переслать.

Технический писатель: Белова Ирина