Что нового в серверной версии VK WorkSpace 26.1: обновления для пользователей, администраторов и служб безопасности

Пока мы готовимся к вебинару по обновлениям VK WorkSpace On-Premise 26.2, предлагаем освежить в памяти ключевые изменения предыдущей версии платформы: расширенные политики хранения данных, усиленные инструменты безопасности и новые возможности для пользователей. Рассказываем, что изменилось в Почте, Календаре, Мессенджере, Видеоконференциях, Диске, Доске и Проектах.

Почта

Электронная подпись и шифрование писем. В веб-интерфейсе Почты On-Premise появилась электронная подпись (ЭП). Письма можно подписывать без перехода в отдельный сервис ЭДО и отправки на бумаге. При необходимости письмо можно зашифровать: содержимое будет доступно только получателю с соответствующим сертификатом. Опция полезна для юридически значимой переписки — например, в работе финансовых подразделений, госсектора и компаний с регламентированным документооборотом.

Электронная подпись реализована с использованием КриптоПро CSP, поддерживает стандарты ГОСТ Р 34.10-2012 и RSA. Контрагент видит подпись и получает письмо без дополнительной верификации.

Расширенные групповые политики хранения писем. Администратор может назначить разные сроки автоматического удаления писем не только на уровне домена, но и для отдельных групп пользователей. Например, три года для бухгалтерии и полгода для горячей линии. Это помогает выполнять корпоративные регламенты по срокам хранения важных данных и экономить дисковые ресурсы.

Помимо сроков, для групп можно создавать собственные категории писем с условиями отбора по отправителю, в том числе по шаблону адреса, и для каждой категории указать срок хранения. Например, можно задать автоудаление уведомлений от внутренних сервисов через месяц, а для переписки с контрагентами установить более долгий срок хранения.

Упрощенное управление группами рассылки. Когда администратор создает группу рассылки в LDAP-каталоге, панель администратора проверяет заполнение полей в реальном времени: показывает, где ошибка и как ее исправить. Раньше приходилось разбираться в логах или перечитывать документацию.

Календарь

Настройка часовых поясов. Пользователь может задать часовой пояс вручную, а если он изменится на устройстве — например, в командировке, — Календарь сам предложит обновить настройки. Все события, включая приглашения из внешних источников, отображаются в выбранном часовом поясе. Уведомления о встречах в Почте и напоминания от календарного бота в Мессенджере тоже учитывают настройку.

Вложения для внешних участников. Вложения ко встречам теперь отправляются внешним участникам как файлы, а не как ссылки на внутренние ресурсы. Партнер или клиент смогут открыть материалы на своем устройстве — для этого нужно, чтобы на их почтовых клиентах не было ограничений на скачивание. Если среди почтовых ящиков участников встречи есть внешние адреса, Календарь предупредит организатора, что им отправятся файлы.

Мессенджер

Интеграция с MAX. Сотрудники компании теперь могут обмениваться сообщениями с внешними пользователями MAX, не покидая рабочий контур VK WorkSpace. Администратор в несколько шагов объединяет чаты двух приложений, после чего сообщения и файлы передаются в обе стороны. Все передаваемые сообщения проходят проверку на соответствие политикам безопасности, установленным в организации.

Автоудаление файлов. Администратор задает время хранения вложений от нескольких минут до нескольких лет с учетом типа и размера файлов. По истечении срока файлы удаляются автоматически. Это помогает экономить дисковое пространство и контролировать жизненный цикл корпоративных данных. Файлы, заблокированные DLP-системой, тоже удаляются автоматически по заданному тайм-ауту.

Закрепление до 10 сообщений. В чатах теперь можно закреплять до 10 сообщений. Это удобно, когда нужно держать на виду сразу несколько вещей: ссылку на проект, дедлайн, правила чата, контакты ответственных. В групповых чатах и каналах закреплять сообщения могут администраторы, а в личных сообщениях и «Избранном» — все пользователи.

Передача прав владельца чата. Владелец группового чата или канала теперь может передать права другому участнику прямо в интерфейсе — без помощи администратора.

Фильтрация непрочитанных чатов. В Мессенджере теперь можно перейти в список непрочитанных чатов: не нужно прокручивать всю ленту, чтобы найти пропущенное.

Скрытие системных уведомлений. В Мессенджере теперь можно скрыть сообщения о добавлении и удалении участников. Чат не будет подниматься в списке без реальных сообщений, а лишние пуши перестанут отвлекать от важного.

Push-уведомления. На устройствах с Google-сервисами пуши доставляются через Google FCM, а на устройствах без них теперь через RuStore. Так уведомления приходят независимо от того, какие сервисы установлены на устройстве сотрудника. Компании с повышенными требованиями к безопасности могут ограничить передачу содержимого пушей через зарубежные серверы — в уведомлении придет только факт сообщения, без текста.

Видеоконференции

Приложение для переговорных. Появилось отдельное приложение для проведения конференций из переговорных комнат и конференц-залов. Интерфейс оптимизирован под сенсорный экран: крупные элементы, упрощенная навигация, подключение ко встрече в один клик. Доступно для устройств с ОС Windows и Linux.

Поддерживается создание звонка, приглашение участников и подключение по идентификатору и коду доступа. Приложение работает с готовыми комплектами ВКС-оборудования от VK Tech — камерами, микрофонами, саундбарами и панелями управления.

Диск

Расширенное журналирование. Если администратор заходит в систему от имени пользователя, все его действия фиксируются отдельно в журнале аудита. В записи указано, какое действие совершено, от чьего имени, кем именно и когда. Для работы с журналом достаточно панели администрирования, но если компания использует SIEM-систему, логи можно выгружать туда для централизованного мониторинга.

Корзина домена. Если администратор удаляет файлы или папки из общей папки, они отправляются в корзину домена. Время хранения устанавливает администратор. В этот период он может восстановить папку со всем содержимым и правами доступа или удалить окончательно.

Администраторы также получили доступ к корзинам общих папок, куда попадают файлы и вложенные папки, удаленные пользователями. Например, если бухгалтер случайно удалил квартальную отчетность, администратор восстановит ее за пару кликов.

Расширенный поиск по общим папкам. Администратору доступен поиск по всем общим папкам домена прямо из соответствующего раздела в панели администратора. Файлы можно искать по названию, формату, автору, дате создания или изменения и размеру. Если сотрудник потерял файл и помнит хотя бы часть параметров, администратор найдет нужное — даже если файл переместили в другую папку.

Политики доступа в общих папках. Внутри каждой общей папки появилась вкладка «Политики», где собраны все назначенные на нее права доступа. Администратор видит, какие политики действуют на конкретном уровне вложенности, и может перейти к редактированию прямо из этого раздела.

Доска

Новый вариант установки. У Доски появился отдельный дистрибутив — он легче, быстрее разворачивается и экономит мощности ИТ-инфраструктуры. Решение можно подключить к уже работающей цифровой среде VK WorkSpace или развернуть независимо.

История изменений. Владельцы досок теперь могут отслеживать изменения и возвращаться к предыдущим версиям. Если кто-то случайно удалил или изменил контент, доску можно в любой момент откатить к прежней версии. Компания может сама выбрать количество версий, которые будут доступны в истории.

Новые шаблоны. Расширена библиотека предустановленных шаблонов: воронка продаж, голосование точками, таблица 4 × 4, UML Activity Diagram, карта концепций, карта взаимодействия, быстрое ретро, Business MindMap.

Кастомные шаблоны. Пользователи теперь могут создавать свои шаблоны из объектов, уже добавленных на доску, и переиспользовать их в новых проектах. Если команда выработала удобную структуру, её можно сохранить как шаблон и не собирать каждый раз заново.

Приглашение в команду по email. Коллег теперь можно приглашать в команду доски напрямую по адресу почтового ящика, а не только по ссылке.

Проекты

Полнотекстовый поиск. Поиск по задачам и страницам теперь работает не только по заголовкам, но и по содержимому. Достаточно активировать переключатель — и система сама найдет совпадение в описании задачи или тексте страницы. Опция работает «из коробки», дополнительная настройка не требуется.

Онбординг. При первом входе в Проекты запускается интерактивный пошаговый онбординг с видеоинструкциями по ключевым разделам. Новые пользователи осваиваются быстрее и не отвлекают коллег вопросами по интерфейсу.

Настройка разрешенных типов файлов. Администратор может задать список типов файлов, которые разрешено загружать в Проекты. Это снижает риск попадания нежелательного контента в рабочее пространство.

Типы работ для учета трудозатрат. Добавлена настройка типов работ для учета трудозатрат в задачах — полезно для планирования ресурсов и оценки загрузки команды.

Новые методы Public API. В API добавлены методы для получения измененных задач за указанный период и количества задач в пространстве. Это упрощает интеграцию с внешними системами аналитики и автоматизации.

Инструменты безопасности и администрирования

Управление безопасностью супераппа. В панели администратора появился раздел «Суперапп» — с настройками безопасности на устройствах сотрудников. На уровне домена можно включить:

• уведомления о включенном VPN — сотрудник получит напоминание при входе в суперапп;
• запрет на скриншоты и запись экрана на мобильных устройствах;
• обязательный код-пароль для входа в приложение — даже если устройство разблокировано.

Все данные в мобильном супераппе хранятся в зашифрованном контейнере: переписка и данные встреч остаются строго внутри приложения. При краже или взломе устройства доступ к содержимому защищен.

Ограничение создания чатов и каналов. Администраторы могут задавать правила для разных ролей — например, разрешить сотрудникам писать только в назначенные чаты без возможности создавать собственные. Это помогает поддерживать порядок в коммуникациях и исключить появление стихийных групп.

Блокировка отправки файлов по типу и размеру. Администратор может запретить отправку определенных типов файлов или файлов, превышающих заданный размер. Проверка идет по MIME-типу содержимого, а не по расширению — переименование файла не поможет обойти ограничение. Отдельных пользователей можно исключить из проверки.

Блокировка скачивания по IP, устройству и ОС. Администратор задает белый список: подсети, операционные системы, устройства и браузеры, с которых разрешено скачивание файлов. За пределами корпоративной сети скачать вложения не получится. Это полезно для компаний, которые хотят ограничить вынос файлов за периметр КСПД.

VK WorkSpace On-Premise 26.1 — цифровая среда для корпоративных коммуникаций и совместной работы команд любого масштаба

В VK WorkSpace есть всё необходимое для взаимодействия сотрудников: почта с календарем и адресной книгой, файловое хранилище с редактором документов, доска для визуализации идей, мессенджер, видеоконференции, опросы, оргструктура и инструмент для управления проектами. Решение от VK Tech сочетает технологии мирового уровня с адаптированностью под требования и запросы российского рынка.

Платформа доступна в облачной и серверной версиях. Продукты поддерживают весь технологический стек с гарантированным SLA доступности, прогнозируемой стоимостью владения и оптимизацией оборудования под целевые нагрузки.