В серверной версии VK WorkSpace 26.3 появились новые возможности для сотрудников, дополнительные инструменты для администраторов и расширенная защита данных на устройствах. Новые инсталляции теперь разворачиваются только на Kubernetes, что позволяет эффективнее управлять инфраструктурой.
Рассказываем, что изменилось в Почте, Календаре, Мессенджере, Диске, Доске и супераппе.
Имена сотрудников в формате ФИО. В Почте и Календаре имена сотрудников теперь по умолчанию отображаются в едином формате: фамилия, имя, отчество. Так они выглядят в письмах, в адресной книге и в подсказках, когда сотрудник выбирает адресата письма или участника встречи.
Парольная политика для доменов. Администратор централизованно задает требования к паролям пользователей для всей инсталляции или отдельных доменов: срок действия пароля, минимальную длину и автоматические напоминания сотрудникам о смене пароля. Если сотрудник не обновит пароль вовремя, при следующем входе система потребует сделать это в обязательном порядке.
По умолчанию минимальная длина пароля — восемь символов, но ее можно увеличить в соответствии с требованиями корпоративной службы ИБ. Настройки находятся в разделе панели администратора «Безопасность», туда же перенесли восстановление и смену паролей пользователей. Парольную политику настраивают владелец и администраторы, для остальных ролей эти настройки скрыты.
Парольная политика работает только при использовании встроенной системы авторизации. Если Почта интегрирована с каталогом организации, функция недоступна — в этом случае требования к паролям задает контроллер домена.
Получатель и дата в результатах поиска писем. Специалисты службы ИБ могут найти письма сразу во всех ящиках и при необходимости удалить их, например чтобы провести внутреннее расследование или убрать вредоносную рассылку. Для этого в панели администратора предусмотрены отдельные роли: искать письма могут аналитики и эксперты ИБ, а удалять — только эксперты.
Теперь у аналитиков и экспертов в списке результатов поиска, помимо отправителя, видны получатель, дата и время: так проще разобраться, кому и когда пришло письмо. Если функция поиска и удаления писем уже подключена в инсталляции, новые поля появятся автоматически.
Больше реакций в чатах. Стандартный набор из шести реакций расширился до 105. Реакции работают в личных, групповых чатах и каналах. У каждой реакции под сообщением есть отдельный счетчик, а при выборе недавно использованные реакции отображаются первыми.
Набор реакций для компании администратор инсталляции собирает из базовой библиотеки на 1500 эмодзи. Администраторы групп и каналов могут сузить его под свой чат: отключить отдельные реакции или все сразу. Реакцию можно поставить и без сети: она отправится, как только появится связь.
В федеративных чатах расширенный набор пока не поддерживается. Если компания использует федерацию, можно оставить шесть стандартных реакций, которые работают во всех чатах, или включить расширенный набор, но тогда в федеративных чатах реакций не будет.
Ограничение времени на правку и удаление сообщений. Мессенджер часто используют для согласований, и важно, чтобы сообщение нельзя было исправить или удалить задним числом. Теперь администратор может задать время, в течение которого сообщение можно отредактировать или удалить, например десять минут. После этого пункты меню пропадают, а если запрос всё же будет отправлен, сервер его отклонит.
Время отсчитывается по серверу, поэтому смена часового пояса на устройстве не поможет обойти ограничение. Правило действует в личных, групповых чатах и каналах и настраивается в конфигурации инсталляции. Владельцы и администраторы групп и каналов могут удалять сообщения в любое время, чтобы модерировать чат.
Обязательные чаты в федерации. Публичный федеративный чат можно сделать обязательным через групповую политику. Администратор указывает, для каких групп сотрудников чат обязателен, и они попадают в него автоматически, если у них есть права на общение с внешними пользователями.
Новые сотрудники тоже добавляются автоматически, как только их включают в такую группу. Например, если по роли сотруднику нужен общий чат с дочерней компанией, добавлять его вручную не придется. Функция включена по умолчанию и работает, если все инсталляции в федерации обновлены до версии 26.3.
Управление ролями в федеративных чатах. Владельцев и администраторов федеративного чата теперь можно назначать в панели администратора. Изменения синхронизируются между всеми инсталляциями, которые участвуют в чате. Функция включена по умолчанию и работает, если все инсталляции в федерации обновлены до версии 26.3.
Смена владельца личного хранилища. В панели администратора можно передать личное хранилище сотрудника другому пользователю — например, если сотрудник покинул компанию или перешел в другой отдел. При этом перенесутся файлы, личные папки, а также публичные ссылки и ссылки с персональным доступом. Коллеги, с которыми сотрудник делился документами, сохранят к ним доступ. Подключенные папки, которыми с сотрудником поделились коллеги, не переносятся.
Групповые политики при подключении по WebDAV. При подключении общих папок Диска по протоколу WebDAV теперь учитываются групповые политики прав доступа. Поддерживаются четыре вида прав: полный доступ, просмотр, редактирование и запрет доступа. Если политики общих папок уже используются, отдельно настраивать ничего не нужно.
Экспорт в векторный PDF и новые форматы. Доски теперь можно скачивать в векторном PDF. Такой файл остается четким при любом увеличении: подписи, стрелки и мелкие стикеры не расплываются даже на большом холсте. В PDF работает поиск по тексту, поэтому нужный фрагмент в файле можно быстро найти.
Также доску можно выгрузить в форматах JPEG, PNG и CSV. В CSV выгружается весь текст со стикеров, таблиц и фигур. Такой файл удобно использовать для анализа — например, загрузить в нейросеть и собрать итоги мозгового штурма. Экспорт находится в верхнем меню рядом с названием доски.
Дублирование досок. Копию доски можно сделать прямо из нее или с главной страницы продукта. Дубликат появится в личном пространстве, где с ним можно продолжить работу, не затрагивая оригинал.
Мини-карта. В правом нижнем углу доски появилась мини-карта — миниатюра всего холста. Рамка на ней показывает, какая часть доски сейчас на экране. Если передвинуть рамку, доска переместится следом, и нужный участок откроется без ручной прокрутки. Это удобно на больших досках, где элементы разнесены далеко друг от друга и общая картина легко теряется.
Кэширование вложений в офлайн-режиме. В офлайн-режиме Почты и Календаря теперь кэшируются вложения: приложение сохраняет их на устройстве, и файлы можно открыть без подключения к Сети. Функция работает в настольной и мобильной версиях супераппа.
Шифрование почты на компьютере. В настольной версии супераппа письма теперь хранятся на устройстве в зашифрованном виде. Если к файлам на компьютере попытаются получить доступ в обход приложения, прочитать переписку не удастся. Шифрование работает с версии приложения 26.3 и не требует обновления серверной части: приложение совместимо с серверами двух предыдущих версий.
Шифрование данных в мобильных приложениях. В приложении для iOS шифрование распространили на все локальные базы данных: доступ к ним есть только у приложения VK WorkSpace. На iOS и Android также шифруются данные собственных мини-приложений, которые компания разработала под свои задачи. Размер хранилища для таких мини-приложений задается в конфигурации. Шифрование работает по умолчанию и не требует настройки.
Запрет копирования между разделами супераппа. В дополнение к запрету копирования за пределы супераппа отдельные разделы, например Почту, можно сделать закрытыми: скопированное в них не получится вставить в другом разделе. Если сотрудник скопирует фрагмент письма и перейдет в Мессенджер, вставить его там будет нельзя.
При переходе в другой раздел или сворачивании приложения буфер обмена очищается, а сотрудник видит соответствующее уведомление. Когда он возвращается в закрытый раздел, скопированное снова можно вставить. Ограничение включается для каждого раздела в конфигурационном файле супераппа.
На Android некоторые клавиатуры, например Gboard, хранят скопированный текст в собственном буфере обмена. Такие клавиатуры — отдельные приложения, и управлять ими можно на уровне устройства. Если в компании используется система управления мобильными устройствами (MDM), в ней стоит оставить только разрешенные клавиатуры.
Установка на Kubernetes. С релиза 26.3 новые инсталляции VK WorkSpace разворачиваются только на Kubernetes. Теперь команда эксплуатации может управлять инфраструктурой с помощью Helm и строить ресурсную модель, чтобы точнее рассчитывать нагрузку на серверы. Инсталляции на версии 26.2 переходят на Kubernetes через обязательный промежуточный релиз 26.2.3, в котором выполняется миграция.
Более точная проверка скорости дисков. Перед развертыванием установщик VK WorkSpace обязательно проверяет, соответствуют ли серверы требованиям, в том числе производительность дисков. Теперь скорость дисков измеряется несколькими параллельными тестами, и результат получается корректнее.
В VK WorkSpace есть всё необходимое для взаимодействия сотрудников: почта с календарем и адресной книгой, файловое хранилище с редактором документов, доска для визуализации идей, мессенджер, видеоконференции, опросы, оргструктура и инструмент для управления проектами. Решение от VK Tech сочетает технологии мирового уровня с адаптированностью под требования и запросы российского рынка.
Платформа доступна в облачной и серверной версиях. Продукты поддерживают весь технологический стек с гарантированным SLA доступности, прогнозируемой стоимостью владения и оптимизацией оборудования под целевые нагрузки.
Оставьте заявку — мы проведем демо, покажем сценарии работы и поможем подобрать конфигурацию под ваши задачи.
