Продвинутые функции Почты и Календаря VK WorkSpace: как автоматизировать рабочие коммуникации и избавиться от рутины

Обычный рабочий день складывается из десятков задач. Нужно вовремя ответить клиентам, согласовать документы с подрядчиками и найти время для общих планерок. VK WorkSpace помогает автоматизировать эти процессы. Например, система сама сортирует новые письма по папкам, подсвечивает важное, добавляет созвоны в расписание команды и помогает бронировать переговорные. Рассказываем, как это работает.

Почта: как навести порядок во входящих

Вот какие инструменты помогают организовать входящие и автоматизировать работу с письмами.

Группируйте письма по смыслу с помощью цветных меток

Метка — это цветной ярлык, который вы вешаете на письмо, чтобы потом быстро его найти. Просматриваете список входящих — и сразу видите, где срочное, где документы, а где личное.

В почте VK WorkSpace есть пять готовых меток, у каждой свой цвет и смысл:

• Розовая — «Срочно»
• Зеленая — «Важно»
• Синяя — «Ответить»
• Фиолетовая — «Документы»
• Оранжевая — «Личное»

Если готовых меток мало, добавьте свои, с любым названием и цветом, например «Оплата», «Клиент N», «На согласование». К одному письму можно добавить до шести разных меток.

Настройте фильтры и закрепите нужные папки

Разбирать входящие вручную необязательно — Почта умеет делать это сама. Достаточно один раз настроить фильтры. Система будет распознавать адресатов или ключевые слова и автоматически применять заданные правила:

• раскидывать сообщения по нужным папкам;
• пересылать их коллегам;
• помечать флагом;
• сразу отмечать прочитанными;
• отвечать автоматически.

А чтобы не искать нужную папку в длинном боковом меню, ее можно добавить в «Избранное». Этот блок всегда закреплен вверху панели.

Проверяйте адресатов перед отправкой и отзывайте ошибочные письма

В спешке легко отправить внутреннюю переписку постороннему человеку или прикрепить не тот файл. Почта помогает вовремя это заметить. Перед отправкой система проверяет список получателей и подсвечивает адреса людей не из вашей компании. А если письмо уже ушло, его можно отозвать или полностью заменить на исправленную версию.

Подписывайте и шифруйте письма прямо в почте

Некоторым сообщениям мало просто дойти до адресата. Иногда важно доказать, что документ отправили именно вы. В VK WorkSpace письмо можно подписать электронной подписью и зашифровать — прямо в почте, без использования сторонних программ.

Электронная подпись подтверждает автора письма, а шифрование закрывает содержимое от посторонних: прочитать текст и скачать вложения сможет только адресат. По закону такая подпись имеет юридическую силу и приравнивается к собственноручной. Удобно, когда нужно отправить договоры, акты и другие значимые документы.

Для компаний с высокими требованиями к безопасности — госсектора и организаций, где важно соответствие регуляторам, — подпись и шифрование работают по российскому стандарту ГОСТ.

Календарь: как держать расписание под контролем

Организовать график встреч так же важно, как и разобрать почту. Вот как можно настроить Календарь VK WorkSpace под свои задачи.

Ведите отдельные календари для разных проектов

В VK WorkSpace для каждой команды, проекта или типа задач легко завести свой календарь и назначить ему цвет. Каждый из них можно скрыть или вернуть на экран в один клик. Если нужно посмотреть встречи только по одному направлению, достаточно отключить остальные.

Открывайте доступ к своему расписанию коллегам

Поделиться календарем с командой можно двумя способами:

• Только для просмотра — коллеги увидят вашу занятость, но не смогут ничего изменить.
• С правом редактирования — участники смогут сами добавлять и изменять события.

Синхронизируйте рабочий график со смартфоном

Если вы привыкли планировать день в сторонних приложениях на телефоне или компьютере, рабочее расписание легко туда перенести.

VK WorkSpace поддерживает протокол CalDAV — общий стандарт, который помогает разным сервисам обмениваться событиями. Встречи из корпоративного ящика подтянутся в ваше любимое приложение.

Бронируйте переговорные прямо при создании встречи

Найти свободную комнату можно, не выходя из интерфейса календаря. Когда вы назначаете время, система сразу показывает, какие переговорные свободны в эти часы. Выбираете подходящую, и она автоматически закрепляется за вашим событием.

Как включить нужные функции

Метки, фильтры, автоответчик и общие календари уже встроены в веб-версию и приложение VK WorkSpace. Большинство функций работает по умолчанию, отдельно активировать их не нужно.

Если какой-то опции нет — например, не отображается блок «Избранное», — администратор корпоративной почты может включить ее в настройках.