Как перенести корпоративную почту на Mail.ru

Если вы хотите перенести корпоративную почту на Mail.ru — вам нужен VK WorkSpace. Это сервис, построенный на той же технологической базе, что и Почта Mail: со знакомым интерфейсом и той же инфраструктурой доставки писем. К Почте можно подключить свой домен и сохранить адреса сотрудников прежними.

Переход на Mail.ru проходит без остановки рабочих процессов. Письма копируются из старого сервиса встроенными инструментами для миграции, а сотрудники тем временем работают в привычной почте. Рассказываем, что подготовить перед переездом, какие способы подходят для Microsoft 365, Gmail, Яндекс 360 и других сервисов, как перенести почту по шагам и что проверить после переключения.

Что нужно знать перед переносом корпоративной почты на Mail.ru

Миграция корпоративной почты состоит из двух частей — копирования писем и смены MX-записей. Копирование можно повторять и проверять. Смена MX-записей сразу переводит все входящие письма компании на новую почту, поэтому ее делают последней.

Инструкция ниже — для облачной версии VK WorkSpace.

Какие данные можно перенести в Mail.ru из старой корпоративной почты

Встроенные инструменты переносят письма вместе с вложениями. Из Microsoft 365 вместе с почтой переносятся календари, а после первой загрузки сборщики продолжают забирать новые письма и события. Файлы из Google Drive, OneDrive и Nextcloud переносят в Диск VK WorkSpace отдельным инструментом.

Контакты и почтовые правила сотрудников инструменты переноса почты не копируют. Общие ящики отделов администратор создает в VK WorkSpace самостоятельно. Решите заранее, что из этого нужно в новой почте.

Что потребуется для миграции

Домен и доступ к его DNS-записям. Записи меняют у регистратора домена или хостинг-провайдера. Домены в зоне .рф VK WorkSpace не поддерживает, для почты нужен латинский домен.

Перечень ящиков. В него входят ящики сотрудников, общие ящики отделов и ящики бывших сотрудников, если нужна их переписка. Чтобы сохранить адреса, ящики в VK WorkSpace создают с теми же именами до @.

Перечень внешних отправителей. Это CRM, сервисы рассылок и формы на сайте, которые отправляют письма от имени домена. Их учитывают при настройке SPF, иначе письма из этих систем могут не пройти проверку.

Доступ к старому сервису. Что подготовить, зависит от источника:

Сколько времени занимает перенос корпоративной почты на Mail.ru

Срок зависит от числа ящиков и объема переписки, поэтому точно назвать его заранее нельзя. Для Microsoft 365 перенос писем и календарей обычно занимает несколько часов. Если домен подключают к VK WorkSpace впервые, его подтверждение может занять до 72 часов.

Сборщик копирует сначала новые письма, а самые старые появляются в копии последними. Поэтому полноту архива проверяют не в первые часы. Чтобы оценить скорость, подключите сначала один-два ящика и посмотрите, как идет копирование. Когда переключать MX-записи, решает проверка копии, поэтому дату переключения лучше не назначать заранее.

С каких сервисов можно мигрировать

Для Microsoft 365, Google Workspace (Gmail) и Яндекс 360 в VK WorkSpace есть отдельные сценарии переноса. Чтобы перенести почту на Mail.ru с другого сервера, которого нет в списке, выберите вариант «Другой сервер» и укажите адрес IMAP-сервера вручную.

Так же переносят почту с Microsoft Exchange, развернутого на серверах компании. При массовой загрузке ящиков в CSV-файле для него есть отдельное поле под логин служебной учетной записи.

Какие способы переноса корпоративной почты можно использовать

Подключиться к старому ящику VK WorkSpace может по IMAP или через вход в учетную запись Microsoft или Google — это зависит от сервиса, с которого вы переезжаете. От числа ящиков зависит, добавлять их по одному или сразу списком. Настройки выполняет администратор.

Миграция почтовых ящиков через инструменты VK WorkSpace

Microsoft 365. Перенос запускают сразу для всех ящиков домена через служебную учетную запись. Вместе с письмами переносятся и календари.

Gmail. Сбор почты настраивают в каждом ящике отдельно, из настроек почты сотрудника.

Яндекс 360 и другие серверы. Для каждого ящика создают сборщик: он подключается к старому ящику и копирует письма. Для Яндекс 360 параметры подключения подставляются автоматически, для другого сервера их нужно ввести вручную.

Перенос почты с помощью IMAP или других доступных механизмов

Из Яндекс 360 и других серверов сборщики забирают письма по IMAP, поэтому в старом сервисе этот доступ должен быть включен. Если сервис не принимает основной пароль от ящика, для сборщика создают пароль приложения.

Microsoft 365 и Google не дают сторонним сервисам подключаться к почте с обычным паролем. Поэтому ящик подключают через страницу входа Microsoft или Google: администратор авторизуется там и разрешает VK WorkSpace доступ к почте.

При переносе из Microsoft 365 и Яндекс 360 сборщики не отключаются сами. После первой загрузки они продолжают забирать новые письма из старого ящика. Поэтому в VK WorkSpace попадут и письма, которые придут на старый сервис до смены MX-записей и сразу после нее, пока у отправителей обновляются DNS-записи. Когда перенос закончен, сборщики нужно выключить вручную.

Перенос большого количества ящиков одновременно

Перенос почтовых ящиков для сотрудников всей компании удобнее вести списком через CSV-файл, в котором одна строка соответствует одному ящику. Сборщики из файла забирают письма тоже по IMAP, а файл только ускоряет настройку.

Яндекс 360. Ящики и сборщики создают одним файлом: в стандартный файл для массового добавления пользователей добавляют адрес старого ящика и пароль приложения к нему.

Другой сервер. В файле указывают адрес нового ящика, логин и пароль старого. Файлом можно добавить новые сборщики к текущим или заменить весь список. Итоги импорта приходят администратору на почту.

Для Microsoft 365 файл не нужен, перенос и так запускается сразу для всех ящиков. Для Gmail массового режима нет.

Что делать, если автоматический перенос недоступен

Если сборщик не подключается, сначала проверьте настройки старого сервиса. Вот с какими проблемами вы можете столкнуться:

IMAP выключен. Включите его в настройках старого сервиса.

Сервис не принимает пароль. Создайте пароль приложения и заново включите сборщик с ним.

Не запускается массовый перенос из Microsoft 365. Перенесите ящики по одному через вариант «Другой сервер» с подключением по OAuth.

Ошибка повторяется. Напишите в поддержку через форму обратной связи.

Как перенести корпоративную почту на Mail.ru: пошаговая инструкция

Порядок ниже показывает, как перейти на корпоративную почту Mail.ru с другого сервиса.

Шаг 1. Подключите домен

Зарегистрируйтесь на workspace.vk.ru и добавьте домен компании в панели администратора. Пока права на домен не подтверждены, остальные разделы панели закрыты. Проверка может занять до 72 часов.

Для переезда удобнее всего подтвердить домен TXT-записью: она не влияет на работу текущей почты. Подтвердить права можно и HTML-файлом или мета-тегом, но для них нужен работающий сайт на домене.

Шаг 2. Создайте ящики

Для Microsoft 365 и Gmail ящики в VK WorkSpace нужно создать заранее, в разделе «Пользователи», по одному или списком из CSV-файла. Чтобы сохранить адреса, используйте те же имена до @, что и в старом сервисе. Для Microsoft 365 это обязательно: письма из каждого ящика копируются в ящик VK WorkSpace с тем же именем.

В Microsoft 365 заведите служебную учетную запись с полным доступом ко всем ящикам домена: через нее VK WorkSpace подключается к почте. В VK WorkSpace создайте учетную запись с тем же именем до @ и назначьте ее администратором в разделе «Администраторы». Перенос запускают из панели под ней.

При массовом переносе из Яндекс 360 и другого сервера этот шаг не нужен: ящики создаются автоматически вместе со сборщиками из CSV-файла. Если сборщики добавляете по одному, ящики тоже нужно создать заранее — вручную или списком.

Шаг 3. Включите перенос

Microsoft 365. Войдите в панель администратора под учетной записью из второго шага и примите приглашение администратора, которое придет на ее почту. В разделе «Почта → Миграция Microsoft» укажите адрес служебной учетной записи Microsoft 365, авторизуйтесь, подтвердите разрешения и нажмите «Начать миграцию». Для календарей откройте «Почта → Миграция календаря» и укажите данные приложения из Microsoft Azure: идентификаторы и ключ доступа.

Яндекс 360 и другой сервер. В разделе «Почта → Миграция» нажмите «ВКЛ», выберите сервис и нажмите «Сохранить». Затем добавьте сборщики: списком из CSV-файла или по одному для уже созданных ящиков. При загрузке файла для другого сервера выберите режим: «Добавление в список» сохраняет текущие сборщики, «Обновление списка» заменяет их.

Gmail. Войдите в почту сотрудника и в настройках откройте «Почта с других ящиков». Добавьте адрес Gmail, авторизуйтесь в Google и выберите папку для писем. Повторите для каждого ящика.

Шаг 4. Проверьте копирование

В списке сборщиков можно увидеть, сколько писем перенесено и есть ли ошибки. Самые старые письма появляются в копии последними, поэтому полноту архива проверяют не сразу. Если сборщик остановился с ошибкой, выключите и снова включите его.

При переносе из Яндекс 360 войти в новые ящики до смены MX-записей нельзя. Чтобы убедиться, что скопированы и старые письма, обратитесь в поддержку. Отправьте тестовое письмо на старый адрес и вместе с поддержкой проверьте, что оно попало в копию.

Шаг 5. Смените MX-записи

У регистратора домена удалите все прежние MX-записи и добавьте новую: поддомен @, значение emx.mail.ru, приоритет 10. С этого момента входящие письма приходят в VK WorkSpace.

Заранее уменьшите время жизни (TTL) MX-записи у регистратора. Тогда отправители быстрее получат новое значение.

Шаг 6. Настройте SPF, DKIM и DMARC

SPF. Добавьте TXT-запись v=spf1 redirect=_spf.mail.ru.

DKIM. Скопируйте значение в разделе «Управление доменом → Настройка MX и SPF» и добавьте его TXT-записью.

DMARC. Начните с политики p=none: она собирает отчеты и не влияет на доставку. Ужесточать политику стоит постепенно, по результатам отчетов.

Шаг 7. Проверьте, что почта работает

Войдите в несколько ящиков, отправьте и получите письма внутри компании и с внешних адресов. Проверьте, что CRM, формы на сайте и другие системы по-прежнему доставляют письма от имени домена.

Шаг 8. Выключите сборщики

Когда новые письма уже приходят в VK WorkSpace, а старые скопированы полностью, выключите сборщики. И только после этого отключайте старый сервис.

Как сохранить работу компании во время миграции

Пока MX-записи указывают на старый сервис, сотрудники работают в привычной почте, а письма тем временем копируются в VK WorkSpace. Готовиться стоит к моменту переключения: после смены MX-записей новые письма приходят уже в новую почту, и сотрудникам надо знать, где ее открыть.

Выберите время переключения. Удобнее менять MX-записи вечером или в выходные, когда писем меньше всего.

Передайте сотрудникам данные для входа. Логины и пароли от новых ящиков выдает администратор: при создании пользователя их можно сразу отправить на почту.

Предупредите сотрудников заранее. Сообщите дату переключения и скажите, где открывать новую почту: в браузере и супераппе VK WorkSpace на компьютере и телефоне. Объясните, что старые письма появятся в новом ящике не сразу.

Перенесите регулярные встречи. Календари переносятся только из Microsoft 365. При переезде с других сервисов повторяющиеся встречи и созвоны после переключения создают заново в Календаре VK WorkSpace.

Какие данные и настройки проверить после переноса

Когда MX-записи переключены и новые письма приходят в VK WorkSpace, сверьте результат переноса с планом.

Ящики и сборщики. Каждый ящик из перечня создан в VK WorkSpace, у сборщиков нет ошибок. Ящики бывших сотрудников, если их переписка нужна, тоже на месте.

Архив писем. Откройте несколько ящиков и найдите в них самые старые письма. Если их пока нет, значит сборщик еще копирует архив: подождите или напишите в поддержку.

Папка для писем из Gmail. Письма из Gmail приходят в папку нового ящика, которую выбрали при настройке сбора. Сообщите сотрудникам, где искать старую переписку.

Календари. При переезде с Microsoft 365 откройте календари нескольких сотрудников и убедитесь, что события перенесены.

DNS-записи. Статус MX- и SPF-записей видно в панели администратора, в разделе «Управление доменом → Настройка MX и SPF». Чтобы проверить DMARC, откройте заголовки полученного письма и найдите строку Authentication-Results: в ней должно быть dmarc=pass.

Какие проблемы могут возникнуть при переносе корпоративной почты

Нет входа в новые ящики после копирования. При переезде с Яндекс 360 войти в ящики VK WorkSpace можно только после смены MX-записей. Если MX-запись еще указывает на mx.yandex.ru, замените ее на emx.mail.ru.

Часть писем после переключения приходит в старый ящик. Так бывает, пока у отправителей обновляются DNS-записи: на это уходит до 48 часов. Сборщики перенесут эти письма, если не выключать их раньше времени.

Сборщики периодически останавливаются. Старый сервис может отклонять подключения или работать со сбоями. Выключите и снова включите сборщик в разделе «Почта → Миграция».

Не переносятся календари из Microsoft 365. Проверьте, не перепутаны ли поля в форме переноса календарей. В поле Client ID укажите идентификатор каталога, а в поле App ID — идентификатор приложения из Microsoft Azure.

Исходящие письма попадают к получателям в спам. Проверьте SPF, DKIM и DMARC. Если от имени домена пишут CRM или сервис рассылок, их тоже нужно учесть в SPF-записи. При этом запись не должна требовать больше 10 DNS-запросов — это стоит проверить после добавления каждого отправителя.

Итоги

Перенос корпоративной почты на Mail.ru укладывается в пять этапов: подготовить данные и старый сервис, подключить домен, настроить перенос, проверить ящики и переключить доставку писем. Подробные инструкции для Microsoft 365, Gmail, Яндекс 360 и других серверов собраны в документации VK WorkSpace по миграции.