Проблемы старых форматов .doc и .xls: во что они обходятся бизнесу и как это исправить

Откройте любое корпоративное хранилище «со стажем». Среди свежих документов почти наверняка найдутся файлы .doc, .xls и .rtf: договоры пятилетней давности, прайс-листы, бухгалтерские таблицы, перенесенные еще со старого сервера. Их открывают по привычке, пересылают контрагентам, правят и сохраняют в том же виде. Кажется, что это безобидно: формат хоть и старый, но всё же открывается.

Работа со старыми форматами файлов чревата рисками безопасности, потерянным временем и сорванной совместной работой. Если у сотрудника вдруг не открывается старая таблица или при пересылке документа «едет» верстка — скорее всего это именно такой случай.

Разбираемся, как устроены старые форматы, почему с ними столько хлопот и как привести файлы в порядок.

Чем отличаются старые и новые форматы файлов

Старые форматы файлов достались нам от офисных программ конца 1990-х и начала 2000-х. Их можно отличить по расширению в конце имени файла — .doc, .xls и .rtf. В 2007 году им на смену пришли новые форматы, которыми сегодня пользуются по умолчанию: .docx и .xlsx. Разница не только в названии, а в том, как файлы устроены изнутри — и вот в чем проблемы.

Как устроены старые файлы

Представьте, что старый файл .doc или .xls — это запаянный ящик, в котором всё вперемешку: текст, оформление, формулы и другие детали. Достать что-то по отдельности нельзя, а открыть сам ящик можно только «родной» программой. Если такой файл повредится при копировании или сбое, данные спасти не получится: ящик закрыт и не разбирается на детали.

Производитель офисных программ не публиковал, как формат устроен изнутри, поэтому другим разработчикам приходилось идти «на ощупь». Нередко они промахивались и открывали чужой файл неточно. Помните, как раньше при пересылке документов между разными редакторами «слетали» шрифты и верстка, ломались таблицы? Проблема была именно в закрытом формате. Формат .rtf держался особняком: текст с простым оформлением он переносил аккуратнее, но для сложной верстки не годился.

Как устроены новые файлы

Новые файлы устроены как аккуратно разложенная папка, в которой текст, таблицы и оформление хранятся отдельными частями. Такой файл меньше весит, а если что-то повредится — его легче починить и достать уцелевшую информацию. В нем видно, есть ли внутри макросы — встроенные мини-программы, которые выполняют самостоятельные действия в документе.

С новыми форматами удобно работать онлайн: открытую, размеченную структуру файла можно открыть в браузере и редактировать всей командой одновременно.

Три причины, по которым старые форматы стоят бизнесу денег

Проблемы со старыми форматами чаще всего незаметны: несколько лишних минут на работу с файлом, одно рискованное вложение в почте, несколько версий одного документа. По отдельности — мелочь. Но за год из этих мелочей складываются потерянные часы, утечки и сорванные сроки.

Опасность заражения устройств. Макросы в файлах бывают не только полезными, но и вредоносными — например, вирусы-шифровальщики или шпионский софт. В «закрытом ящике» старого файла антивирусу сложнее увидеть исполняемый код. Вы открываете обычное с виду вложение, нажимаете «включить редактирование» — и в этот момент запускается вредоносный код. Зараженные старые файлы годами остаются массовым каналом атак.

В новом формате эту угрозу видно сразу: документ без кода и документ с макросами — это разные типы файлов с разными расширениями. Антивирусу проще такой файл проверить, а угрозу — вовремя остановить.

Лишняя трата времени. Старые файлы больше весят и дольше открываются. Особенно много хлопот с таблицами: часть формул не пересчитывается, а вместо русских букв в названиях листов вылезают «кракозябры» — старая кодировка не дружит с современной. На то, чтобы привести один такой файл в порядок, может уйти 15–20 минут.

Если старых файлов много, потерянные минуты складываются для команды в часы. Растет и поток обращений в поддержку: «не открывается файл Excel», «ошибка при открытии документа Word старой версии». Время тратится дважды — сначала на «причесывание» файла, потом на ожидание помощи.

«Пинг-понг» версиями файлов. Старые файлы не открываются в онлайн-редакторах, поэтому поработать над ними с командой удаленно не выйдет. На каждом круге файл скачивают, открывают в программе на компьютере, переименовывают в условный «договор_v5_финальная версия», отправляют по почте. Через пару итераций уже не понять, где актуальная версия.

Современные форматы .docx и .xlsx устроены иначе: один документ, несколько соавторов, правки видны у всех сразу в браузере. А чтобы открыть старый .doc онлайн, его придется сперва преобразовать.

Как VK WorkSpace работает со старыми форматами файлов

Вряд ли кто-то будет переформатировать разом тысячи документов и таблиц из архива вручную. Намного удобнее открывать старые файлы по мере надобности — и постепенно приводить документооборот к современным форматам. Для этого подойдут два сервиса платформы VK WorkSpace: Диск и Документы. Оба доступны как в настольном приложении, так и в веб-версии.

✔️ Старые файлы открываются без Microsoft Office. Документы VK WorkSpace — онлайн-редактор текстов, таблиц и презентаций, построенный на технологии Р7-Офис. Он понимает привычный набор форматов: старый .doc или .xls открывается прямо в браузере или в приложении для ПК, со всеми формулами, форматированием и кириллицей. Файл можно скачать в современном формате — .docx или .xlsx — и сохранить на Диск заново. На сложной верстке стоит проверить файл и убедиться, что всё перенеслось корректно.

✔️ Совместная работа вместо пересылки версий. В Документах есть два режима совместной работы с файлами: в быстром режиме правки соавторов видны сразу, как в любом онлайн-редакторе, а в строгом изменения подхватываются только после сохранения — удобно, когда несколько человек правят один и тот же фрагмент и важно не мешать друг другу. Также доступны комментарии и история изменений.

✔️ Антивирус проверяет файлы на Диске. Все файлы при загрузке проверяются встроенным антивирусом, а почтовые вложения дополнительно проходят антифишинговые фильтры. В серверной версии платформы можно подключить корпоративные системы безопасности компании — например, антивирус, DLP и SIEM.

✔️ Вредоносные макросы из старых файлов не запускаются. Вирусы в офисных документах написаны на VBA — встроенном языке Microsoft Office. Документы VK WorkSpace работают на другой технологии и такой код они просто не запускают. То есть открыть файл с зашитым макросом можно, но вредоносный сценарий не выполнится.

Собственные макросы в Документах тоже есть, но они написаны на JavaScript и не имеют доступа к системе компьютера — то есть безопасны по своему устройству. А чтобы держать потенциально опасные форматы под контролем, администратор может ограничить, файлы каких типов разрешено загружать на Диск.

✔️ Готовые инструменты миграции. Если архив старых файлов лежит на отдельном сервере или в другом хранилище, его не нужно перетаскивать вручную. Данные можно перенести разом: по отдельным пользователям или целым доменом. За одну миграцию — до 20 000 пользователей, с сохранением структуры папок и прав. Файлы переезжают как есть, в своих форматах, а дальше их можно открывать по мере надобности и постепенно пересохранять в современные — без аврала и без остановки работы.

Пошаговая схема работы со старым файлом

1. Загрузите файл на Диск. Перетащите .doc или .xls в нужную папку хранилища или сохраните туда прямо из вложения письма.

2. Откройте в Документах. Файл откроется отдельной вкладкой — в браузере или супераппе.

3. Проверьте верстку и данные. Пробегитесь взглядом по формулам и форматированию, чтобы убедиться, что всё отображается корректно.

4. Сохраните файл в актуальном формате. Скачайте результат как .docx или .xlsx — и сохраните его на Диск.

5. Подключите коллег. Откройте доступ по имени или сразу для всех сотрудников компании. При необходимости можно ограничить срок действия ссылки и количество скачиваний, а также защитить файл паролем.

За привычкой держать архив в старых .doc и .xls стоит технический долг. Компания платит за него рабочим временем сотрудников, рисками безопасности и срывами сроков. Гасить его лучше не в авральном порядке, а постепенным переходом на новые форматы. На платформе VK WorkSpace это сделать несложно: файлы открываются в приложении или браузере и готовы к совместной работе, а система надежно защищена встроенным антивирусом.