Управление проектами для начинающих: пять действий до первой задачи в трекере

В пятницу вечером студия из восьми человек получает заказ на разработку сайта. К понедельнику в общем чате уже три версии технического задания, двое сотрудников внесли одни и те же правки, а точный срок сдачи знает только руководитель.

Проблема не в том, что команда плохо работает. Просто сотрудники приступили к задачам, прежде чем договорились о результате, сроках и ответственности.

Чтобы этого избежать, необязательно сразу внедрять систему управления проектами. Для начала достаточно определить цель, составить план и распределить задачи. Разберём пять действий, которые помогут организовать работу над проектом, даже если раньше вы этим не занимались.

Откуда взялись пять действий

Проект отличается от повседневной работы тем, что у него есть начало, конец и конкретный результат. Например, разработка сайта или переезд офиса — проекты. А ежедневное ведение бухгалтерии — регулярная работа.

В ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» выделены пять групп процессов:

1. Инициация.
2. Планирование.
3. Организация исполнения.
4. Контроль.
5. Завершение.

Это не строго последовательные этапы. Например, контролировать ход работ нужно на протяжении всего проекта, а не только перед его окончанием.

На основе этих пяти групп можно выстроить простую систему управления проектами, которая подойдёт в том числе небольшим командам.

Действие 1. Определите цель проекта

Прежде чем распределять задачи, договоритесь, зачем нужен проект и какой результат должна получить команда.

Например, «Сделать новый сайт» — слишком общая формулировка. Непонятно, какие задачи нужно выполнить и по каким критериям оценивать результат. Лучше сформулировать цель конкретнее: «К 1 декабря запустить сайт, через который клиенты смогут самостоятельно оставлять заявки без звонка менеджеру». После этого определите две-три метрики успеха. Для сайта это могут быть количество заявок, доля обращений через форму или скорость её обработки. Также назначьте человека, который будет принимать готовую работу.

Действие 2. Решите, что, кто и когда делает

Когда цель определена, разбейте проект на отдельные задачи. Для разработки сайта это могут быть проектирование структуры, подготовка дизайна, написание текстов, разработка, тестирование и запуск.

Для каждой задачи укажите исполнителя, срок и критерий готовности. Например, не просто «Подготовить дизайн», а «Подготовить и согласовать макеты пяти страниц до 15 ноября».

В плане также стоит зафиксировать:

• Границы проекта. Что входит в работу, а что нет. Например, студия разрабатывает сайт, но не занимается его дальнейшим продвижением.
• Зависимости. Какие задачи нужно завершить, прежде чем приступать к следующим. Разработку страниц не получится закончить без согласованных макетов.
• Риски. Что может помешать работе и как команда будет действовать. Например, что делать, если заказчик задержит материалы.
• Приоритеты. Какие задачи обязательны для запуска, а какие можно перенести, если сроки сократятся.

Не пытайтесь заранее предусмотреть каждую мелочь. Задача плана — дать команде общее понимание работы и вовремя обнаружить разногласия.

Действие 3. Выберите список, Kanban или Scrum

Когда задачи понятны, можно решить, как команда будет с ними работать.

Для небольшого проекта часто достаточно обычного списка. Если задач много, они постоянно поступают и меняют приоритеты, удобнее использовать Kanban. А для сложной продуктовой разработки с регулярной проверкой результатов может подойти Scrum.

Когда использовать Scrum

Scrum предполагает работу спринтами фиксированной продолжительности — не больше одного месяца. Команда планирует, какой результат получит за спринт, выполняет работу, проверяет результат и при необходимости меняет дальнейший план.

В официальном «Руководстве по Scrum» на русском языке описаны три зоны ответственности: владелец продукта (Product Owner), Scrum-мастер и разработчики. Обычно Scrum-команда состоит не более чем из десяти человек.

Но внедрять Scrum во всей компании необязательно. Например, студия из двадцати сотрудников может использовать его для команды разработки, а маркетинговые и административные задачи вести в Kanban.

Если вы только начинаете управлять проектами, попробуйте сначала обычный список. Переходите к более сложным подходам, когда появится конкретная необходимость.

Действие 4. Регулярно проверяйте ход проекта

После старта проекта важно понимать, какие задачи завершены, что находится в работе и где возникли задержки.

Для небольшого проекта достаточно раз в неделю проводить короткую встречу на 15 минут. На ней команда отвечает на три вопроса:

• Что уже сделали?
• Что планируем сделать дальше?
• Какие проблемы мешают двигаться по плану?

По итогам встречи можно обновить сроки и перераспределить задачи, если нагрузка оказалась неравномерной.

Ещё один полезный приём — ограничивать количество одновременно выполняемых задач.

Например, если дизайнер начал пять макетов, но ни один не закончил, заказчик не сможет согласовать результат. Иногда полезнее сосредоточиться на двух макетах, завершить их и только потом перейти к остальным.

Такой подход связан с законом Литтла, который применяется в Kanban. Как объясняется в русскоязычном «Руководстве по Kanban для Scrum-команд», при неизменной пропускной способности увеличение числа одновременно выполняемых задач увеличивает среднее время их завершения.

Поэтому, если работа постоянно затягивается, проверьте, не пытаются ли сотрудники делать слишком много одновременно.

Действие 5. Примите результат и разберите ошибки

Работа над проектом не заканчивается передачей готового результата заказчику.

Нужно убедиться, что результат соответствует договорённостям, а все незакрытые задачи получили дальнейший статус: выполнить позже, перенести в другой проект или отменить.

Также стоит собрать финальные материалы в одном месте: документы, макеты, инструкции, важные решения.

После завершения проведите короткую встречу с командой и обсудите:

• Что получилось хорошо?
• Что вызвало сложности?
• Что стоит изменить в следующем проекте?

Необязательно готовить большой отчёт. Достаточно записать несколько конкретных выводов.

Например, если согласование дизайна заняло вдвое больше запланированного времени, в следующем проекте стоит заложить дополнительный срок на обратную связь заказчика.

Как организовать работу в VK WorkSpace

На старте проекта полезно собрать команду и вместе определить основные этапы работы. Для этого можно использовать Доску VK WorkSpace.

Например, при подготовке к запуску сайта можно разделить рабочее поле на несколько частей: цели проекта, ключевые задачи, сроки и возможные риски. Во время обсуждения команда сможет предложить изменения и согласовать общий план.

Когда вы определили цель, распределили задачи и выбрали подход к работе, можно перенести план в систему управления проектами.

Один из вариантов — Проекты VK WorkSpace, сервис для планирования командной работы в цифровой среде VK WorkSpace.

В Проектах можно создавать пространства, вести задачи и страницы, формировать бэклог и планировать спринты. Для просмотра задач предусмотрены разные представления: таблица, доска и диаграмма Ганта.

Разберём на примере разработки сайта:

1. Создайте пространство проекта и зафиксируйте на странице цель, требования и критерии готовности.
2. Добавьте задачи, назначьте исполнителей и сроки. При необходимости укажите зависимости.
3. Используйте таблицу или доску, чтобы команда видела текущие задачи и их статусы.
4. Следите за прогрессом, сроками и загрузкой участников. Для анализа работы можно использовать отчёты и дашборды.
5. Проверьте выполнение задач, сохраните материалы и зафиксируйте результаты проекта.

Если проект маленький: пять строк вместо пяти документов

Для проекта на три дня подробный план может быть избыточным. Но это не значит, что нужно полностью отказываться от управления.

Те же пять действий можно уместить в несколько строк:

• что нужно получить в итоге.
• какие задачи предстоит выполнить, кто за них отвечает и когда.
• где сотрудники видят текущие задачи.
• когда и как проверяем готовность.
• кто принимает результат и какие выводы делаем.

Так команда сможет работать по понятному плану без лишних документов и встреч.

Чек-лист на один вечер

Перед стартом нового проекта проверьте, что вы сделали следующее:

1. Записали цель проекта и две-три метрики успеха.
2. Определили заказчика и руководителя проекта.
3. Разбили работу на задачи с исполнителями, сроками и критериями готовности.
4. Выделили основные риски и продумали действия на случай проблем.
5. Выбрали способ организации работы: список, Kanban или Scrum.
6. Договорились, как часто будете проверять ход проекта.
7. Перенесли задачи в выбранную систему и открыли доступ участникам.
8. Назначили дату завершения и итогового обсуждения результатов.