Из чего состоит адрес электронной почты и как его не потерять

Адрес электронной почты нужен почти везде: по нему регистрируются на сайтах и в приложениях, получают уведомления и сбрасывают пароли. Если потерять доступ к почте, можно лишиться и связанных с ней аккаунтов. При этом вернуть доступ обычно сложнее, чем заранее настроить способы восстановления.

Рассказываем, как устроен адрес электронной почты, чем личный адрес отличается от корпоративного, зачем нужен резервный адрес и как не потерять доступ к почте.

Как выглядит адрес электронной почты: пример и правила

Адрес электронной почты выглядит так: имя ящика, знак @ и домен, без пробелов между ними. На схеме показано, как пишется электронная почта на латинице и на кириллице и как называются части адреса.

По домену почтовые серверы определяют, куда доставить письмо. Домен читается справа налево. Последняя часть после точки — домен верхнего уровня: .ru, .com или .рф. Левее стоит домен второго уровня, например company, а перед ним может быть поддомен: ivan@spb.company.ru.

В личной почте имя ящика, которое также называют именем пользователя, выбирают при регистрации, а в корпоративной почте его задает администратор. Как правило, в имени можно использовать латинские буквы, цифры, точку, дефис и подчеркивание. Точка не ставится в начале и в конце имени и не идет два раза подряд.

По стандарту RFC 5321 имя занимает не больше 64 символов, а весь адрес на практике — не больше 254.

Регистр букв обычно не влияет на доставку писем. В домене прописные и строчные буквы равнозначны. Для имени ящика стандарт допускает разницу между ними, но большинство почтовых сервисов считают Ivan.Petrov и ivan.petrov одним и тем же адресом.

Бывают и адреса на кириллице, например иван@пример.рф. Но формы на сайтах принимают их не всегда, поэтому для основного адреса надежнее латиница.

Личный и корпоративный электронный адрес: в чем разница

Личный адрес человек заводит у почтового провайдера, и домен в нем принадлежит провайдеру: например, ivan.petrov@mail.ru или ivan.petrov@gmail.com. Если такого ящика еще нет, поможет пошаговая инструкция по созданию электронной почты.

Корпоративный адрес работает на домене компании, например ivan.petrov@company.ru. Главное отличие личного и корпоративного адреса почты — в том, кто распоряжается ящиком. Личный ящик принадлежит пользователю и остается у него при смене работы. Корпоративные ящики создает и блокирует администратор, а при смене почтового сервиса компания может сохранить свой домен и адреса сотрудников. Подробнее — в статье о том, что такое доменная почта.

В корпоративной почте хранится переписка с клиентами, а в ней — их персональные данные. По 152-ФЗ такие данные граждан России нужно записывать и хранить в базах на территории страны, поэтому при выборе почты компании проверяют, где находятся серверы.

Алиасы и plus-адресация: один ящик с несколькими адресами

Алиас — второй адрес того же ящика: письма на него приходят туда же, куда и на основной. Например, в Почте VK WorkSpace алиасы называются синонимами, их добавляет администратор. Сотрудник получает письма на синоним и отвечает с него, выбрав адрес в поле «От кого». Основной адрес при этом получатель не видит.

Plus-адресация не требует настроек: после имени ставят знак + и любую метку. Письмо на ivan.petrov+shop@gmail.com придет в ящик ivan.petrov@gmail.com. По метке видно, какой сайт получил адрес, и по ней удобно настроить фильтр. Этот прием поддерживают не все почтовые сервисы, а некоторые сайты не принимают знак + при регистрации.

Дополнительный и резервный адрес электронной почты: в чем разница

Дополнительный адрес электронной почты — это еще один ящик, которым пользуются наравне с основным, например отдельный для рассылок и покупок.

Резервный адрес нужен, чтобы вернуть доступ к основному ящику. На него приходят коды и ссылки, когда вы меняете пароль или входите с нового устройства, а также предупреждения о подозрительном входе. Резервный ящик лучше завести у другого провайдера и с другим паролем: тогда утечка пароля или сбой одного сервиса не закроют доступ к обоим.

Резервный адрес не стоит путать с резервным почтовым сервисом для компании: он хранит копию переписки на случай сбоя основной почты.

Как не потерять доступ к адресу электронной почты: чек-лист

Чтобы не потерять адрес электронной почты, заранее настройте способы восстановления, включите двухфакторную аутентификацию и никому не сообщайте пароль и коды.

Добавьте резервный адрес и номер телефона. Это поможет восстановить доступ к почте и получать уведомления о подозрительных входах. Если в настройках указаны незнакомые номер телефона или почтовый адрес, удалите их.

Включите двухфакторную аутентификацию. При входе в почту потребуется не только пароль, но и дополнительное подтверждение — например, код из СМС или приложения. Так злоумышленник не сможет войти в аккаунт, зная только пароль. В корпоративной почте двухфакторную аутентификацию может включить администратор: в VK WorkSpace — отдельному сотруднику или сразу всем.

Придумайте длинный пароль, который больше нигде не используется. Удобнее всего держать его в менеджере паролей. В заметках, переписке или на стикере у монитора пароль легко найдет посторонний.

Раз в полгода проверяйте резервные контакты. Почтовый ящик, которым вы давно не пользовались, могли удалить, а номер телефона — передать другому абоненту.

Не отправляйте пароли и коды подтверждения в ответ на письма. Почтовые сервисы не запрашивают эти данные по электронной почте. Такие письма присылают мошенники. Как распознать фишинг, рассказали в статье о безопасности корпоративной почты.

Как восстановить доступ к почте

Вернуть доступ к личной почте помогают резервный адрес и телефон, а к корпоративной — администратор.

Личная почта. Если вы забыли пароль, нажмите на странице входа ссылку восстановления и подтвердите, что ящик ваш: кодом из СМС или письмом на резервный адрес. Без доступа к телефону и резервному адресу сменить пароль самостоятельно обычно не получится. Тогда остается заполнить форму восстановления: поддержка почтового сервиса проверит по ответам, что ящик принадлежит вам.

Корпоративная почта. Доступ восстанавливает администратор. Например, в VK WorkSpace он открывает профиль сотрудника в панели администратора, нажимает «Сменить пароль» и задает новый пароль или отправляет ссылку для восстановления. Вся переписка при этом сохраняется.

Заключение

С адресом электронной почты входят во многие сервисы, и через него же восстанавливают к ним доступ. Резервный адрес, актуальный телефон и двухфакторная аутентификация настраиваются за несколько минут, а без них восстановление может затянуться. Если адреса на домене компании нужны всей команде, посмотрите, что дает бизнесу корпоративная почта.