Письма из вашего текущего почтового решения будут автоматически копироваться в корпоративную почту VK WorkSpace. А сотрудники продолжат работать в привычном сервисе без переключений.
В корпоративной почте хранятся договоры, согласования, счета и история работы с клиентами. Если сервис дает сбой или компания теряет доступ к аккаунту, переписка оказывается недоступна. Эту проблему решает резервный почтовый сервис — запасная система, которую подключили заранее.
Письма из рабочих ящиков автоматически копируются в резервную почту. У сотрудников при этом ничего не меняется: они продолжают работать в том же сервисе, что и обычно. Но если с основной почтой что-то случится, копия переписки останется в резервной.
Рассказываем, как настроить резервную почту на платформе VK WorkSpace. Шаги разобраны на примере Яндекс 360, но подойдут и для другого почтового сервиса, который поддерживает подключение по IMAP.
Копирование работает через сборщики писем. Сборщик подключается к исходному ящику по IMAP и забирает из него письма в ящик VK WorkSpace. MX-записи домена при этом не меняются, поэтому входящая почта приходит туда же, куда и раньше.
Составьте список ящиков: адрес в текущем сервисе и адрес, который будет у сотрудника в VK WorkSpace.
Уточните, кто управляет доменом, DNS и ящиками в текущем сервисе. Без этих людей не получится подтвердить домен и создать пароли приложений.
Добавьте в список ящики бывших коллег, если их переписку нужно сохранить.
Убедитесь, что в исходных ящиках можно включить IMAP и создать пароли приложений.
Резервная почта хранит историю переписки, но не заменяет основной сервис. Копируются только письма с вложениями: файлы в облачном хранилище, контакты и календари остаются в исходном почтовом решении. Если текущая почта перестанет отвечать, сборщик не сможет забрать письма. Войти в ящики VK WorkSpace можно только после смены MX-записей, поэтому до переключения копия хранится, но сотрудникам недоступна.
1. Зарегистрируйтесь в VK WorkSpace: на сайте сервиса нажмите «Попробовать», пройдите регистрацию и добавьте домен компании.
2. Подтвердите права на домен одним из трех способов: TXT-записью в DNS, HTML-файлом на сайте или метатегом на странице сайта. Если у компании нет сайта, подойдет TXT-запись — ее добавляют в панели DNS-провайдера.
3. Дождитесь подтверждения. Пока домен не подтвержден, остальные разделы панели администратора закрыты.
Не выбирайте способ «Перенос DNS»: в этой схеме MX и NS остаются прежними. Если их изменить, входящая почта может начать приходить в VK WorkSpace, а не в текущий сервис. По документации подтверждение домена занимает до 72 часов. Если оно затянулось, напишите в поддержку.
Документация:
Зарегистрироваться в VK WorkSpace →
Создание личного кабинета и подтверждение домена →
Этап завершен, когда домен подтвержден и разделы панели администратора открылись.
Протестируйте резервную почту на пробном периоде
Подключите тариф «Базовый» или «Расширенный» на 14 дней за 1 ₽ и настройте копирование писем из текущей почты.
Сначала схему можно проверить на пробном периоде: при первом подключении тарифы «Базовый» и «Расширенный» доступны на 14 дней за 1 ₽. Чтобы подключить тариф, откройте в панели администратора раздел «Баланс и тариф», выберите тариф и число пользователей и оплатите подписку.
Оплаченных пользователей должно хватить на все ящики из списка, включая ящики бывших коллег. Тариф «Базовый» рассчитан на команды до 300 пользователей, «Расширенный» — до 500. Если ящиков больше, обсудите с менеджером тариф «Индивидуальный».
💡 Совет. Сборщики можно настроить самостоятельно по этой инструкции. На тарифах «Расширенный» и «Индивидуальный» есть также услуга по миграции данных — ее объем и сроки согласуются отдельно.
Документация:
Этап завершен, когда подписка активна и оплаченных пользователей хватает на весь список.
IMAP — протокол, по которому сборщик подключается к ящику и читает письма. Пароль приложения — отдельный пароль для подключения сторонних программ, его используют вместо основного пароля от ящика.
1. Для каждого исходного ящика разрешите подключение по IMAP — обычно это делается в настройках почтового ящика, в разделе для почтовых программ.
2. Создайте пароль приложения для каждого ящика. Если ящиков много, договоритесь с администратором текущего сервиса, как собрать пароли.
3. Сопоставьте каждый пароль с адресом исходного ящика, чтобы сборщик подключился к нужному.
Как включить IMAP и создать пароль приложения, подскажет справка вашего почтового сервиса.
Пароль приложения исходного ящика и пароль нового ящика VK WorkSpace — разные пароли. В настройках сборщика указывается пароль приложения.
Этап завершен, когда для каждого ящика разрешен IMAP и подготовлен пароль приложения.
1. Откройте в панели администратора раздел «Почта → Миграция».
2. Включите миграцию кнопкой «ВКЛ» и выберите сервис, из которого копируете письма. Если сервис есть в списке, настройки заполнятся автоматически. Нажмите «Сохранить».
3. Перейдите к созданию учетных записей со сборщиками.
Раздел называется «Миграция», но переезжать не обязательно. В этой схеме используется только копирование писем, а MX-записи остаются прежними.
Документация: Миграция из других сервисов →
Этап завершен, когда сбор почты включен, исходный сервис выбран и настройки сохранены.
Сборщики можно создать сразу для всех ящиков через CSV-файл или по одному — для уже существующих пользователей.
Этот способ подходит, когда ящиков много: файл создает учетные записи VK WorkSpace и сразу настраивает для них сборщики.
Скачайте из документации образец файла для массового добавления пользователей и заполните данные новых ящиков. Домен в адресах должен совпадать с доменом, который вы подтвердили.
Добавьте шестой столбец
collector_password:В седьмом столбце
collector_login:Сохраните таблицу в формате CSV и загрузите ее в разделе «Пользователи → Загрузить пользователей из CSV».
Дождитесь обработки и посмотрите результат: какие учетные записи созданы, для каких ящиков настроены сборщики и где возникли ошибки.
Порядок столбцов важен: пароли приложений должны быть именно в шестом столбце. Если он пустой, сборщики придется настраивать вручную для каждого ящика. Названия полей переносите из образца без изменений, вместе с двоеточием.
Этот способ удобен, если ящиков немного или нужно добавить сборщик новому сотруднику.
В панели администратора откройте раздел «Почта → Миграция».
Поставьте галочку напротив ящика, для которого настраиваете сбор, и нажмите «Редактировать».
Введите адрес и пароль ящика, с которого копируете письма.
Нажмите «Добавить» и повторите для остальных ящиков.
Документация: Массовое добавление пользователей через CSV →
Этап завершен, когда учетные записи и сборщики созданы для всего списка, а ошибки обработки разобраны.
Сверьте список ящиков с созданными учетными записями и сборщиками.
Проверьте, нет ли ошибок авторизации и подключения.
Вместе с поддержкой убедитесь, что скопированы и старые письма. Сборщик начинает с новых писем, поэтому самые давние появляются в копии последними.
Отправьте тестовое письмо на исходный ящик и вместе со службой поддержки проверьте, что оно попало в копию.
Отметьте по каждому ящику: копирование проверено, еще идет или нужна правка.
Если сборщик выдает ошибку, проверьте три вещи: разрешен ли IMAP, верный ли пароль приложения и доступен ли исходный сервис. Проблемный сборщик можно перезапустить — выключить и снова включить в разделе «Почта → Миграция». Если ошибка повторяется, напишите в поддержку.
Созданная учетная запись и включенный сборщик еще не означают, что все письма скопированы. О полноте копии говорит только проверка.
Документация:
Решение проблем при миграции →
Этап завершен, когда копирование проверено по всему списку и по каждому ящику понятен результат.
Резервную почту настраивают один раз, но список ящиков меняется вместе с командой. Пришел новый сотрудник — создайте ему ящик и добавьте сборщик вторым способом из шага 5. Изменился адрес — проверьте, что исходный и новый ящики по-прежнему связаны.
Если сотрудник уволился, сначала решите, нужна ли его переписка. Остановить сборщик и удалить учетную запись — разные действия: ящик с нужной историей удалять не стоит.
По документации удаленная учетная запись попадает в корзину и через 30 дней удаляется навсегда. Решение об удалении принимайте с учетом сроков хранения переписки в компании.
Документация: Управление пользователями и последствия удаления →
Домен подтвержден, тариф подключен на нужное число ящиков.
В исходных ящиках разрешен IMAP и созданы пароли приложений.
Учетные записи и сборщики созданы для всего списка.
Копирование проверено по каждому ящику, оставшиеся ошибки зафиксированы.
MX и NS остались прежними — почта по-прежнему приходит в текущий сервис.
Сколько займет копирование, зависит от числа ящиков, объема писем и доступности исходного сервиса. Поэтому о готовности копии судите по результатам проверки, а не по времени с момента запуска.
Резервная почта может стать основной: например, если текущий сервис долго недоступен или компания решила сменить провайдера. Для этого нужно переключить на VK WorkSpace входящую почту — изменить MX-записи домена.
1. Убедитесь, что сборщики скопировали письма по всем ящикам. Документация рекомендует менять MX только после переноса писем.
2. Согласуйте время переключения с администратором домена и сотрудниками.
3. Настройте MX-записи по инструкции VK WorkSpace, а также SPF, DKIM и DMARC — они нужны, чтобы письма компании не попадали в спам.
4. После применения настроек проверьте вход в ящики, получение и отправку писем.
После смены MX новые письма приходят в VK WorkSpace. Старые автоматически не переносятся: в ящиках будет та история, которую успели скопировать сборщики. А сотрудники получат вместе с почтой и другие сервисы цифровой среды — Календарь, Диск и Мессенджер.
Почта, Календарь, Диск и Мессенджер в одной цифровой среде
Переходите на Почту VK WorkSpace и работайте со всеми сервисами в одном приложении. На тарифах «Расширенный» и «Индивидуальный» есть услуга по миграции данных
Нет. MX-записи остаются прежними, поэтому почта по-прежнему приходит в текущий сервис, а сборщики копируют письма в VK WorkSpace. MX меняют, только если компания решила перевести почту полностью.
Да, письма копируются вместе с вложениями. Файлы в облачном хранилище, контакты и календари по этой схеме не переносятся.
Из тех почтовых сервисов, которые поддерживают подключение по IMAP.
Письма, которые успели скопировать, хранятся в ящиках VK WorkSpace. Чтобы открыть их, переключите MX-записи домена на VK WorkSpace — после этого в ящики можно войти, а новые письма начнут приходить туда. Пока основной сервис не отвечает, новые письма в копию не попадают.
Стоимость зависит от тарифа и числа ящиков: тариф «Базовый» стоит 309 ₽ за пользователя в месяц. Проверить схему можно на пробном периоде — 14 дней за 1 ₽.
Оставьте заявку в форме ниже и закажите демо. Наши специалисты помогут вам подобрать решение под процессы вашей команды
