Как работать с почтой VK WorkSpace с нуля: отправлять письма, настраивать фильтры и создавать папки

В этой инструкции рассказываем, как пользоваться основными функциями корпоративной почты в составе цифровой среды VK WorkSpace.

Немного о Почте VK WorkSpace

Корпоративная электронная почта VK WorkSpace — один из сервисов цифровой среды для коммуникаций и совместной работы. Помимо нее в платформу входят Календарь, Диск, Документы, Мессенджер, Видеоконференции, Доска, Проекты и другие инструменты для команд. Решение можно подключить в облаке или развернуть в контуре компании.

Что можно делать в Почте:

• работать с почтовой перепиской в браузере, мобильном или десктопном приложении;
• группировать письма в треды, раскладывать по фильтрам и цветным меткам;
• создавать общие ящики для отделов — с настройкой доступа для каждого сотрудника;
• делегировать доступ к ящику или отдельным папкам без передачи пароля;
• отзывать и заменять отправленные письма внутри домена;
• сохранять вложения на Диске и прикреплять к письмам файлы из облака;
• подключить Active Directory, чтобы синхронизировать данные о сотрудниках;
• переносить переписку и контакты из других почтовых систем;
• использовать встроенный антивирус, антиспам и антифишинг;
• отслеживать действия пользователей в панели администратора;
• в серверной версии — интегрировать DLP- и SIEM-системы.

Как написать письмо

Откройте вкладку «Почта» в супераппе VK WorkSpace — настольной, мобильной или веб-версии. Нажмите «Написать письмо» или горячую клавишу N. В открывшемся окне введите текст письма.

В поле «Кому» укажите получателей. Если адресатов несколько, добавьте их через функцию «Копия», а если не хотите, чтобы участники видели друг друга, — через «Скрытая копия». Всего в трех полях помещается до 30 адресатов. Затем добавьте тему письма и нажмите «Отправить».

Файлы прикрепляются кнопкой «Прикрепить файл» или перетаскиванием на страницу почты. Можно приложить и то, что уже лежит в переписке, — через «Из Почты». Вложения тяжелее 25 МБ уходят в облако, и получатель откроет их по ссылке.

Дополнительно вы можете:

• сохранить черновик в папке «Черновики», если нужно отправить письмо позже;
• отправить письмо от имени коллеги или настроить, чтобы ответы приходили ему, — в полях «От кого» и «Кому отвечать»;
• отложить отправку на подходящую дату и время;
• запросить уведомление о прочтении — получатель увидит просьбу подтвердить, что открыл письмо;
• поставить напоминание, если на письмо не ответят в выбранный срок;
• сохранить письмо как шаблон, чтобы не набирать одно и то же заново.

Как отменить отправку

Если письмо ушло не тому адресату или в тексте нашлась ошибка, отправку можно отменить в течение 20 секунд. После нажатия «Отправить» в левом нижнем углу появится окно с кнопкой «Отменить» и обратным отсчетом. Успели нажать — письмо не уйдет.

Когда 20 секунд прошли, письмо всё равно можно отозвать в любой момент — если получатель работает в том же домене. Если получатель еще не открыл письмо, оно исчезнет из его входящих. Если открыл — ему придет уведомление об отзыве. Если получателей было несколько, вы получите отчет: у кого письмо удалилось, а у кого осталось.

Как настроить автоответчик

Автоответ пригодится, когда вы в отпуске, командировке или на больничном: отправитель сразу узнает, что письмо прочтут позже и к кому обратиться по срочному вопросу.

Откройте «Настройки» → «Все настройки» → «Общие» и прокрутите до раздела «Автоответчик». Напишите текст и задайте, с какой даты и времени его отправлять. Дату окончания можно не указывать — тогда автоответ будет работать, пока вы его не выключите. Каждому отправителю ответ уходит один раз, так что коллега не получит дублирующее письмо.

Тексты для коллег и для внешних адресатов настраиваются отдельно. Внутри компании можно написать подробно: где вы, до какого числа и кто закрывает вопросы вместо вас. Для клиентов и партнеров — сдержаннее, без деталей о внутренней кухне. Если внешним писать не нужно вовсе, нажмите переключатель «Выключить автоответ для внешних отправителей».

Как настроить умную сортировку и фильтры

Почта умеет разбирать входящие сама. Умная сортировка распознает типовые категории писем — рассылки, чеки, новости, уведомления соцсетей, письма от госсервисов и письма самому себе — и собирает каждую в свою папку. Включить функцию можно в настройках сервиса.

Помимо умной сортировки, можно настроить и свои фильтры — например, отправлять письма конкретного клиента в отдельную папку или помечать флагом рассылки от подрядчика. Откройте «Настройки» → «Все настройки» → «Фильтры» и нажмите «Добавить фильтр».

Настройте условия и выберите, срабатывать фильтру по любому из них или по всем сразу. Укажите, что делать с письмом: положить в папку или удалить навсегда.

Как разобрать почту

Когда в ящике скопились сотни непрочитанных писем, разбирать их вручную долго и бессмысленно. Почта сделает это за вас: откройте «Настройки» → «Разобрать почту».

Сначала задайте срок — например, взять всё, что лежит дольше недели. Дальше выберите, какие письма разбирать: скажем, только рассылки. Отдельными галочками можно защитить то, что трогать нельзя: письма от конкретных коллег, письма с флажком, письма с вложениями или содержимое выбранных папок. Осталось решить, что с ними сделать — архивировать или удалить.

Как создать папки

Отдельные папки помогают держать переписку по клиентам, проектам или подрядчикам в порядке — особенно если на них настроены фильтры.

Откройте «Настройки» → «Все настройки» → «Папки» и нажмите «Добавить папку». Введите название и выберите, где она будет лежать: на верхнем уровне или внутри другой папки. На этой же странице папки переименовываются, перемещаются и удаляются.

Это далеко не все возможности Почты VK WorkSpace. Вы можете настраивать имя отправителя и подписи, подключать уведомления, собирать письма из других ящиков и управлять рассылками. Разобраться в функциях для пользователей можно с помощью подробных инструкций и видеороликов.