Как перевести 15 000 сотрудников и студентов на российские сервисы для коммуникаций: кейс Державинского университета

В Тамбовском государственном университете пользовались сервисами для делового общения на базе открытого ПО. В 2023 году в вузе решили перейти на лицензионный российский софт, чтобы защитить внутренние данные, упростить документооборот и выполнить требования законодательства по информационной безопасности. Рассказываем, почему в университете решили мигрировать на продукты от VK и как подключили к новым сервисам 15 000 пользователей, не останавливая образовательный процесс.

Университет пользовался открытым ПО на собственных серверах — почтой от Zimbra и облаком от Nextcloud. Это небезопасное решение: код Open-Source-продуктов находится в общем доступе, поэтому при обновлениях всегда есть риск вирусов и утечки информации. В вузе решили перейти на безопасные отечественные сервисы, чтобы улучшить внутренние коммуникации, усилить защиту данных и выполнить требования регуляторов по информационной безопасности. Вот что было нужно: ✅ инструменты для коммуникаций в одной экосистеме: почта, календарь, диск, видеоконференции и мессенджер; ✅ SaaS-поставка, чтобы снизить нагрузку на инфраструктуру и ИТ-отдел; ✅ вендор в реестре российского ПО с серверами на территории страны. Большинство продуктов, которые тестировали, не подходили под требования: у одних не было части нужного функционала, а у других — облачной версии. В итоге выбрали VK WorkSpace — коммуникационную платформу от VK с почтой, календарем, мессенджером, видеоконференциями, диском, задачами и совместным редактированием документов. В VK предложили специальные условия для вуза: к каждой лицензии сотрудника прилагалось по 20 лицензий для студентов. А еще команде понравился функционал видеоконференций: в них можно назначать встречи из Почты и Календаря, видеть свободные часы в расписании коллег и получать автоматические напоминания о мероприятиях.

В вузе собрали рабочую группу, в которую вошли сотрудники департамента цифровой трансформации, менеджеры по внедрению продукта и ИТ-специалисты. Чтобы не пострадал учебный процесс, группа спланировала поэтапную миграцию на новые сервисы без остановки рабочих коммуникаций. **Перевели сотрудников на новую почту.** Университет купил 1400 лицензий для преподавателей и административного персонала. К ним прилагалось 28 000 учеток для студентов — с запасом на перспективу. ИТ-специалисты подготовили инфраструктуру для переезда на новые сервисы, составили инструкции по миграции и установили сроки. Сотрудники должны были перенести данные в течение месяца: для этого нужно было при первом входе в Почту подтвердить включение автоматического сборщика писем.

На новой почте у пользователей сохранились адреса ящиков и вся переписка на них. Одновременно с переходом администраторы создали адресную книгу с контактами сотрудников вуза. **Настроили облачное хранилище.** На 1400 преподавательских лицензий в диске подключили 14 Тб памяти — по 10 Гб на пользователя. Еще 280 Тб выделили для студенческих лицензий, тоже по 10 Гб. Сотрудники сами переносили файлы на Диск, а тем, кто не справился, помогла техподдержка. Корпоративный мессенджер в вузе находится сейчас на стадии внедрения. Планируется, что решение сделает общение с преподавателями более доступным для студентов.

В университете есть внутренний многофункциональный центр, в который можно подать заявление в бумажном виде — сотрудники оцифруют его и отправят в ЭДО на подпись. Вуз имеет несколько корпусов в разных частях города, но документы принимают только в МФЦ. Руководство решило перевести часть процессов в онлайн, чтобы упростить работу с бумагами, увеличить вовлеченность сотрудников и сократить расходы зарплатного фонда. Выбирали из трех сервисов КЭДО и остановились на VK HR Tek — платформе безбумажного обмена кадровыми документами от VK. Устроили цена и функционал решения, а еще вузу выгоднее работать с одним вендором, чем налаживать взаимодействие с отдельными сервисами.

Университет закупил 400 лицензий VK HR Tek для административного персонала и запустил пилотное внедрение, чтобы оценить удобство и экономичность продукта. Позже планируется докупить еще 1600 лицензий и оцифровать около 60 процессов документооборота: это снизит нагрузку на сотрудников МФЦ примерно на 40%.

**Сохранились ящики и письма.** Перенести переписку сотрудников в корпоративную почту от VK удалось за месяц. Адреса почты при этом остались прежними: это было важно, потому что они указаны на сайте и в документах вуза. **Безлимитная почта.** Когда почта была развернута в периметре, ее объем был ограничен. Чтобы его увеличить, приходилось обращаться в ИТ-отдел и время от времени архивировать старые письма. С VK WorkSpace сотрудники и студенты могут пользоваться безопасной корпоративной почтой без ограничений. **Интеграция с внутренней системой вуза.** Сотрудники используют одну учетную запись для почты, диска, календаря, видеоконференций и других корпоративных сервисов учреждения. А при поступлении на работу сотрудник автоматически подключается к платформе. **Доступ к контактам преподавателей.** Студентам больше не нужно ходить в деканат, чтобы найти телефон и почту преподавателя или старосты: все можно узнать онлайн, прямо со смартфона. Это особенно важно для заочников, которые совмещают учебу с работой и не всегда могут прийти в вуз. **Удаленный доступ.** Сотрудники, преподаватели и студенты теперь могут пользоваться коммуникационными сервисами с любых устройств и где угодно: в вузе, дома или в командировке. **Цифровой документооборот.** Сотрудники могут подавать заявления, получать расчетные листы и справки прямо в корпоративном сервисе. Функционал позволяет отследить статус документа и узнать, когда он будет подписан.

Проект реализован в рамках участия Тамбовского государственного университета имени Г. Р. Державина в программе академического стратегического лидерства «Приоритет-2030». **[VK WorkSpace](https://biz.mail.ru/edu/)** — коммуникационная платформа с гибкими настройками и усиленной защитой данных. В ней есть корпоративная почта с календарем, мессенджер, видеоконференции, задачи и диск со встроенным редактором документов. **[VK HR Tek](https://hrtek.ru/)** — решение для цифровизации кадрового делопроизводства. Сервис позволяет проводить безбумажный обмен кадровыми документами между сотрудниками HR-департамента, руководителями и работниками в удаленном формате.

### [Запланируйте демо и узнайте еще больше](https://biz.mail.ru/edu/) о возможностях сервисов от VK для образовательных учреждений.