Перевели сотрудников на корпоративный мессенджер и видеозвонки в VK WorkSpace: кейс «Еламеда»

В «Еламеде» использовали для рабочего общения Skype и Telegram. Компания решила перейти на корпоративный софт, чтобы упорядочить коммуникации и защитить данные. Они обратились за помощью по выбору сервиса к облачному реселлеру CloudClan — и в итоге перешли на [российское приложение VK Teams](https://biz.mail.ru/teams/) с доступом к сервисам платформы VK WorkSpace. Рассказываем, почему компания сделала такой выбор, как ей удалось быстро внедрить новый сервис и что изменилось после внедрения.

Команда «Еламеда» пользовалась Skype и Telegram для делового общения. Это было неудобно: сотрудники отвлекались от работы на личную переписку и развлекательные каналы, а бывшие коллеги продолжали сидеть в рабочих чатах и скачивать документы. Руководство компании решило перейти на отечественное ПО для коммуникаций, чтобы объединить все каналы связи в одном приложении, защититься от утечек данных и внезапных блокировок. Вот что было нужно: ✅ корпоративный мессенджер — личные и групповые чаты и каналы с новостями и анонсами событий; ✅ мобильная версия, чтобы оставаться на связи из дома или в командировке; ✅ личные и групповые звонки прямо из приложения; ✅ закрытый контур, чтобы помочь сотрудникам отделять работу от личной жизни; ✅ отечественное решение, которое точно не уйдет с рынка и не заблокирует доступ к данным; ✅ удобный и понятный интерфейс. Команде было нужно найти SaaS-решение, чтобы сэкономить на серверном и сетевом оборудовании и получить стабильный сервис с высоким уровнем SLA. Еще было важно, чтобы у вендора были дата-центры в России и он выполнял нормы законодательства о хранении персональных данных. «Еламед» обратился за консалтингом к реселлеру [CloudClan](https://cloudclan.ru/about/), который оказывает профессиональные услуги по выбору облачных сервисов. Поставщик может быстро подобрать среди вендоров-партнеров оптимальное решение для конкретного бизнеса и помочь компании с подключением и внедрением. Выбирали из нескольких вариантов и остановились на VK Teams — приложении для совместной работы сотрудников с мессенджером, видеоконференциями, задачами, чат-ботами, почтой и календарем. Решение подошло по всем требованиям и устроило по соотношению цены и качества.

В течение периода тестирования и внедрения VK Teams специалисты CloudClan постоянно были на связи с персоналом «Еламеда», помогали с вопросами техподдержки и использования сервисов. **Провели тестирование в фокус-группе из 50 человек.** В фокус-группу вошли топ-менеджеры, ИТ-отдел компании и еще некоторые сотрудники по требованию. Все они полноценно пользовались приложением в течение полугода: создавали чаты и группы, переписывались, отправляли файлы и созванивались по видеосвязи. У фокус-группы собирали обратную связь, чтобы понять, насколько подходит функционал VK Teams для процессов команды. В период тестирования некоторые сотрудники подавали заявки и просили пораньше подключить их к приложению, чтобы они могли начать пользоваться мессенджером и видеозвонками. **Внедрили сервис для всей команды за три недели.** ИТ-отдел разослал сотрудникам инструкции, как установить приложение на компьютеры, смартфоны и планшеты. У VK Teams продуманная навигация и интуитивный интерфейс, поэтому работники справились с этой задачей без проблем.

В «Еламеде» закупили 500 учетных записей для сотрудников. Каждый отдел подавал заявку и указывал, сколько пользователей ему нужно подключить. Впоследствии пришлось докупить еще немного аккаунтов — в VK Teams это можно сделать автоматически, из меню администратора платформы VK WorkSpace. Теперь при поступлении на работу сотрудникам по умолчанию выдают учетную запись VK Teams и устанавливают приложение на рабочие устройства.

Сотрудникам «Еламеда» больше не нужно переключаться между экранами и вкладками в браузере, чтобы решать рабочие вопросы. Они не отвлекаются от задач, меньше устают и работают с комфортом. А вся переписка собрана в одном месте, и любую информацию по проекту можно найти в строке поиска. **Доступ с мобильных устройств.** Сотрудники пользуются мобильной версией VK Teams дома, в офисе и в командировках. В адресной книге приложения по умолчанию есть контакты всех коллег: даже если не знаешь кого-то лично, его можно всегда найти в поиске по имени или электронной почте.

**Быстрые ежедневные коммуникации.** Раньше в «Еламеде» переписывались и отправляли документы по почте — для этого нужно было открыть вкладку, найти адресата и написать ему письмо. Теперь в рабочем мессенджере есть все файлы, поэтому переписка занимает значительно меньше времени.

**Четкие границы рабочего времени.** В любой момент можно написать коллеге и спросить, может ли он ответить на звонок. А после рабочего дня сотрудник может отключить приложение и спокойно отдыхать, не отвлекаясь на рабочие чаты. Ну а если случится форс-мажор в нерабочее время — написать с извинениями в личный мессенджер или позвонить. **Статусы** — отличный способ сообщить коллегам о текущем состоянии или занятости: например, «На совещании», «В отпуске» или «Болею». Также можно установить статус на заданное время, чтобы сотрудники точно знали, когда вам написать.

Сотрудники «Еламеда» полюбили пользоваться статусами, и это повысило корпоративный уровень в компании. А разработчики придумали ставить статус «На телефоне», когда пишут код, чтобы никто не отвлекал их от работы. **Канал с новостями компании.** HR-отдел компании ведет для сотрудников канал с новостями, конкурсами и заданиями. Это помогает внедрять техники геймификации, повышать вовлеченность сотрудников и формировать корпоративную культуру. **VK Teams — приложение для работы сотрудников с компьютера, телефона и планшета. В нем есть корпоративный мессенджер, видеозвонки, задачи, чат-боты, почта и календарь. Все сервисы доступны при подключении коммуникационной платформы VK WorkSpace. Решение можно развернуть на серверах (On-premises) или использовать по облачной подписке (SaaS).** **Оставляйте заявку в форме ниже — мы свяжемся с вами и поможем подобрать оптимальное решение для вашего бизнеса.**