IT CRON собрал документы, переписку и встречи удаленной команды в VK WorkSpace

- Собрать работу удаленной команды в одном рабочем пространстве. - Перенести почту с историей переписки и файлы компании на российскую платформу. - Настроить общее хранилище с разграничением доступов. - Наладить совместное редактирование документов с внешними заказчиками.

IT CRON подключил четыре сервиса VK WorkSpace. Переписка с заказчиками идет через Почту на корпоративном домене, а встречи и созвоны планируют в Календаре. Рабочие файлы хранят на Диске с разграничением доступов и совместно редактируют в Документах.

Переписка, файлы и расписание встреч собраны в одной цифровой среде, а история писем перенесена целиком. Рабочие документы лежат в продуманной структуре на Диске: у каждого файла одно место, а уровень доступа зависит от роли сотрудника. С заказчиками команда работает в одном документе по ссылке, без пересылки вложений.

IT CRON разрабатывает цифровые продукты под ключ: от предпроектной аналитики и бизнес-требований до дизайна, разработки, тестирования, релиза и сопровождения. Компания работает с 2019 года и реализовала более 100 проектов. За это время ключевыми направлениями стали разработка мобильных приложений, программного обеспечения и цифровых сервисов. В работе компания использует проектно-продуктовый подход, при котором проектная логика организует взаимодействие команды и заказчика, а продуктовый фокус гарантирует результат, который действительно нужен рынку.

✅ Разработка сложных цифровых решений для высоконагруженных платформ: от архитектуры до стабильной работы после запуска ✅ Создание медицинских приложений и сайтов с множеством интеграций с системами МИС, CRM и базами знаний ✅ Проектирование веб-сервисов и личных кабинетов с ролями, документами, бизнес-логикой и интеграциями ✅ Работа с разными сферами: от медицины и образования до государственных структур

В команде IT CRON удаленно работают 25 специалистов разного профиля: от разработчиков до топ-менеджеров. Ход каждого проекта зависит от того, насколько надежна и удобна рабочая среда. Встречи должны фиксироваться в календаре, договоренности — не теряться, а связь и обмен файлами — работать в едином цифровом пространстве.

До 2022 года IT CRON пользовался бизнес-аккаунтом Google Workspace. После введения санкций команда перешла на российский сервис, чтобы соблюсти требования законодательства и не зависеть от зарубежного поставщика. Этим сервисом команда пользовалась около двух лет. Тарифы там были фиксированными, поэтому компания переплачивала, а сама система не отвечала задачам бизнеса. В 2024 году IT CRON перешел на VK WorkSpace: по соотношению возможностей и стоимости предложение оказалось выгоднее. Подписка на платформу считается по числу пользователей: компания платит за каждого сотрудника в месяц и не оплачивает неиспользуемые места. В линейке несколько тарифов, они различаются размером команды, объемом Диска и набором административных настроек.

Команда выбрала тариф «Базовый»: он рассчитан на компании до 300 человек и дает 150 ГБ в файловом хранилище каждому сотруднику. В тариф входят Почта, Календарь, Диск, Документы и другие сервисы VK WorkSpace с расширенными функциями для совместной работы и администрирования. Почтовые ящики и файлы сотрудников перенесли одним разом с помощью инструментов массовой миграции. История переписки при этом сохранилась в полном объеме. Для компании, которая ведет проекты по несколько лет, это было принципиально. Переписка с заказчиком — это история проекта: в ней согласованные правки, сроки и договоренности, без которых не обойтись, когда проект нужно сопровождать и развивать.

Команда перенесла на Диск рабочую документацию и разложила ее по единой логике. Систему хранения предложил и внедрил генеральный директор Александр Пухов: информация о проектах распределена по разделам и уровням, от уставных документов и финансов до разработки, HR и тендеров. Разделы не пересекаются и не дублируются: у каждого документа своя папка, а логика хранения повторяет структуру компании. Подробнее всего развернут раздел разработки. В нем папка технического директора и отдельные папки по клиентским проектам с материалами проектного офиса. В HR выделены подразделы по направлениям.

Для каждого раздела команда настроила права на просмотр, комментирование и редактирование: свой набор есть у топ-менеджмента, руководителей проектов и исполнителей. Документы, таблицы и презентации редактируют онлайн во встроенном редакторе. Версии сохраняются автоматически: можно вернуться к предыдущему варианту или посмотреть, как менялся файл. Настройки доступа определяют, кто увидит документ: только коллеги или еще и заказчики. Диск доступен в настольном и мобильном приложении, в браузере, а также подключается к компьютеру по протоколу WebDAV: папки облака появляются в проводнике и открываются как обычная сетевая папка. Файл открывается в локальной программе на компьютере, а сохраненные правки сразу уходят в облако.

Почта — основной рабочий инструмент IT CRON. Через нее идет переписка с заказчиками и общение внутри команды: здесь фиксируют договоренности и пересылают документацию. Чтобы не разбирать входящие вручную, сотрудники настроили фильтры: письма от заказчиков, внутренние уведомления и документация сразу попадают в нужные папки. Правило почтового фильтра собирается из условий: отправитель, тема, адрес получателя, слова в тексте. Условий может быть несколько. Подходящее письмо можно переложить в папку, отметить флажком, переслать на другой адрес или удалить, а действие применить и к письмам, которые уже лежат в папках.

В Календаре команда планирует внутренние встречи и созвоны с заказчиками. При планировании видно занятость коллег, поэтому план работ можно составить заранее. В событие добавляют описание и ссылку на звонок. Почта, Календарь и Диск связаны между собой: письма, расписание и файлы открываются на одном экране, без переключения между сервисами. Работать можно в браузере или в супераппе VK WorkSpace на компьютере и телефоне.

Вся переписка сохранилась с самого начала работы компании, а документы лежат в единой структуре файлового хранилища. Когда сотрудника подключают к проекту, он сразу получает доступ к папке с материалами. Чтобы поделиться документом с коллегой или клиентом, не нужно пересылать файл — достаточно отправить ссылку. Входящие не приходится разбирать вручную: фильтры раскладывают письма по папкам. Переписка с заказчиками, ответы подрядчиков, внутренние уведомления и документация попадают каждая в свое место. Так проще держать каждый проект под контролем: история по заказчику собрана в одном месте, и нужное письмо не теряется.