Перешли на VK WorkSpace и упростили работу команды на выездах: кейс ивент-агентства «Посольство Праздника»

До начала мероприятия сутки, на площадке монтируют свет, артисты уточняют тайминг выхода на сцену, а заказчик присылает последние правки в сценарий. И всё это — в переписке. При этом почти никто из участников процесса не сидит в офисе. Так работает «Посольство Праздника» — петербургское агентство, которое с 1999 года готовит события от корпоративных праздников до городских шоу и церемоний федерального масштаба. Раньше сотрудники агентства переписывались с личных ящиков в зарубежном сервисе. Рассказываем, как компания собрала почту, согласование встреч и созвоны в одном приложении — и что изменилось в работе команды на выездах.

Перевести рабочую переписку с личных ящиков Gmail на корпоративную почту — так, чтобы сотрудники могли работать с любого устройства на выезде, а данные хранились в России.

Агентство подключило VK WorkSpace: Почту на корпоративном домене, Календарь для расписания и совместной работы руководителя с помощником, Видеоконференции для встреч с заказчиками и подрядчиками.

Вся деловая переписка идет с адресов на домене агентства. Корпоративные адреса прописывают в договорах, чтобы согласование по почте имело официальный статус. Переписка по проекту собрана в одну цепочку — видно, кто и что согласовал. Сотрудники заходят в почту из приложения или через браузер с любого компьютера. Руководитель делегирует работу со своим календарем помощнику без передачи пароля.

Агентство по организации мероприятий «Посольство Праздника» основал Владимир Попов 17 августа 1999 года. К тому моменту его команда уже несколько лет ставила спектакли, делала концертные программы и ездила с гастролями — слова «ивент» в обиходе тогда еще не было. Сегодня компания работает по полному циклу: корпоративные праздники и конференции, городские проекты, шоу и церемонии, зарубежные события, свадьбы. С 2018 года команда ведет не менее 90 проектов в год, а тысячный проект в ее истории состоялся еще в 2015-м. В 2020 году агентство освоило онлайн-формат, в 2024-м — взяло под управление шоу-пространство «Гайка» и собрало для него репертуарную программу. Свой подход в агентстве называют «управлением эмоциями»: точный расчет, внимание к деталям и понимание того, зачем заказчику нужно это событие.

✅ Более 1 640 мероприятий в 29 городах мира ✅ 78% клиентов работают с агентством больше пяти лет ✅ Продакшн-менеджмент церемоний чемпионата мира по футболу FIFA 2018 на стадионе «Лужники» ✅ Менеджмент и продакшн фан-зоны Евро-2020 на Дворцовой площади ✅ Организация сцены блогеров на VK Fest в 2023 году

Главный ресурс агентства — постоянная команда. Режиссеры, продюсеры, координаторы проектов работают вместе годами. Сейчас в штате 14 человек, и 80% из них большую часть времени проводят не в офисе, а на площадках.

До 2022 года сотрудники «Посольства Праздника» вели рабочую переписку с личных адресов — на зарубежном Gmail и в других публичных сервисах. Команда решила отойти от этой схемы и подключить рабочую почту на официальном домене компании. **Представительская функция почты.** Агентство работает с банками, промышленными холдингами, отелями, городскими структурами. Письмо с личного ящика не говорит о компании ничего: непонятно, кто отправитель и какое отношение он имеет к подрядчику, с которым подписан договор. **Юридическая сторона.** После 2020 года, когда часть работы ушла в онлайн, переписка заменила личные встречи. Если раньше многие заказчики предпочитали обсуждать проект в офисе или на площадке, то теперь согласования шли по электронной почте. В договорах стали прописывать, с каких адресов ведется официальная коммуникация: подтверждение по такой почте становится дополнительным условием исполнения. Личный ящик в такой пункт вписать нельзя. **Сохранность архива.** Переписка по проектам копилась годами, но лежала в личных ящиках сотрудников: каждый вел свою историю общения с подрядчиками и заказчиками, и общей картины у команды не было. Если человек уходил из агентства, переписка уходила вместе с ним. Плюс сам архив зависел от зарубежного сервиса, который в любой момент мог закрыть доступ.

Компания искала российский корпоративный сервис, который хранит данные на территории страны. Это обеспечивало соблюдение законов в части хранения персональных данных и защищало от внезапных блокировок. Выбрали VK WorkSpace — цифровую среду от VK Tech с Почтой, Календарем, Видеоконференциями, Диском, Документами и другими инструментами для совместной работы. Подключились за один рабочий день, команда при этом продолжала работать в штатном режиме, а помощь ИТ-специалиста не понадобилась вовсе. Обучать сотрудников тоже не пришлось: интерфейс Почты VK WorkSpace похож на Почту Mail, поэтому пользоваться сервисом стали сразу, без инструкций и гайдов. У каждого сотрудника появился адрес на домене агентства. Сообщения от коллег и подрядчиков стали приходить в отдельный рабочий ящик и перестали теряться в потоке личной переписки. Новые адреса сразу вписали в договоры с заказчиками, чтобы согласования по ним имели официальный статус.

**Почта на домене организации.** В почтовой переписке команда согласовывает детали с заказчиками и отправляет схемы монтажа подрядчикам. Переписка собирается в цепочку: история остается связной, и спустя время видно, что решили и кто ответственный. Таблицы в Почте VK WorkSpace можно создавать прямо в теле письма — без вложений. Это удобно, чтобы оперативно показать получателю смету или тайминг для артистов. **Календарь.** В календаре сотрудники фиксируют встречи с заказчиками, монтажные дни, репетиции и дедлайны по проектам. Руководитель может делегировать работу со своим календарем помощнику без передачи логина и пароля — помощник управляет встречами под своей учетной записью. Занятость коллег видна при планировании, поэтому общее время можно подобрать без лишней переписки. К событию можно добавить файлы и передать права организатора коллеге. В приложении на компьютере Почта и Календарь работают офлайн. Даже если на площадке нет интернета, письма и расписание встреч остаются под рукой, а все изменения синхронизируются при подключении к сети. **Диск.** Основной архив агентство хранит на своем сервере, а в облачное хранилище выкладывает то, что нужно прямо сейчас: материалы по текущим проектам, файлы, которыми обмениваются с подрядчиками. Вложения из писем сохраняются на Диск в один клик, а тяжелые файлы прикрепляются в исходящих как ссылка — письмо не упрется в лимит вложений на стороне получателя.

Команда использует Видеоконференции VK WorkSpace наряду с другими решениями для видеосвязи. Планируется перенести в сервис большинство рабочих созвонов. Часть коммерческих заказчиков предпочитает зарубежные сервисы, а госструктуры, наоборот, охотнее идут на российские — агентство подстраивается под каждого. Звонок запускается прямо из события в Календаре, а внешние участники подключаются по ссылке, без регистрации. Также в агентстве присматриваются к Рассылкам VK WorkSpace. Маркетинговое направление растет, коммуникаций с заказчиками и партнерами становится больше, и часть из них логично перевести в регулярные письма. Инструмент подключается к тарифу отдельной опцией и работает с корпоративного домена — с теми же настройками доставляемости, что и обычная почта. **VK WorkSpace — цифровая среда для совместной работы команд от VK Tech. В ней есть Почта с Календарем и адресной книгой, Мессенджер, Видеоконференции, Диск с Документами, Доска и другие сервисы. Сервисы доступны с компьютера и мобильных устройств — через приложение и в веб-версии. ПО зарегистрировано в реестре Минцифры и отвечает требованиям российского законодательства к хранению персональных данных.**