Как Ozon переводит несколько тысяч сотрудников на Доску VK WorkSpace

Крупные компании выбирают инструменты, которые позволяют унифицировать рабочие процессы и управлять доступами к данным. Среди ключевых критериев — централизованное управление пользователями, безопасность конфиденциальной информации, соответствие регуляторным требованиям и поддержка быстрой миграции из других систем. Рассказываем, почему команда Ozon выбрала Доску VK WorkSpace. Как организовали переход на новый инструмент и каких результатов уже удалось достичь с его помощью в ежедневной работе.

В компании работает несколько тысяч сотрудников, которые ежедневно управляют проектами, координируют процессы и обмениваются рабочей информацией. Для такого масштаба важно выстроить согласованное взаимодействие между всеми командами и обеспечить быстрый доступ к необходимым данным. </br> 

В крупных компаниях с распределенными командами важно обеспечивать быструю координацию, обмен документами и прозрачность рабочих процессов. При выборе онлайн-досок для корпоративного использования ключевыми критериями становятся: ✅ надежное хранение корпоративных данных в соответствии с законодательством; ✅ централизованный учет сотрудников и управление доступами к сервису; ✅ легкое масштабирование и подключение новых отделов; ✅ гибкая система ролей и логирование действий; ✅ SSO и многофакторная аутентификация для защиты от утечек и вирусов. Важную роль играет и понятный интерфейс: платформа должна быть знакома сотрудникам, не требовать переобучения и надежно функционировать. Также сервис должен упрощать совместную работу, исключать долгий поиск информации и делать рабочие процессы предсказуемыми для всех участников. Команда VK WorkSpace учитывает эти требования при разработке и поддержке сервисов платформы.

Сотрудники переходят на новый сервис поэтапно, без жестких регламентов. Компания заранее перенесла ключевые проекты и архивные данные, чтобы сотрудники не теряли доступ к нужной информации. Команды сами выбирают, когда переходить в новый сервис: старые задачи завершают в прежних инструментах, а новые проекты запускают уже в Доске VK WorkSpace. Такой подход не требует переходить всем одновременно или срочно осваивать новый инструмент. Как только первые пользователи подключились к сервису, ИТ-команда начала собирать обратную связь. Сотрудники тестировали сценарии, отмечали, какая функциональность оказалась удобной, а что требовало доработки. Это позволило постепенно подключать новые подразделения и дорабатывать сервис под реальные задачи компании. За время миграции было создано и перенесено более трех тысяч досок — все данные и права доступа сохранились в едином рабочем пространстве.

Хотите выстроить совместную работу и обмен проектами на одной платформе — как в Ozon? → Заполните заявку — специалисты VK Tech подберут решение под задачи вашего учреждения и подключат демодоступ к VK WorkSpace.