Сеченовский университет автоматизировал процесс создания учетных записей для 30 000 студентов и сотрудников

Сеченовский университет — современный российский вуз, в котором стремятся цифровизировать и автоматизировать все процессы и упростить коммуникацию. Всем сотрудникам и студентам требовались почтовые ящики на корпоративном домене, но почтовый сервис на физической инфраструктуре вмещал 2000 почтовых ящиков, а новые приходилось заводить вручную. Чтобы решить эти проблемы, руководство вуза выбрало вариант с облачным хранилищем. Михаил Потапов, ведущий инженер центра информационных технологий университета, рассказал, почему остановились на платформе VK WorkSpace и как с ее помощью упростили коммуникации.

В Сеченовский медицинский университет входит не только вуз, но и более 20 медучреждений и клиник. У нас есть собственный почтовый сервис на физическом сервере. Сейчас на нем расположены около 2000 учетных записей пользователей — каждая заводится вручную по заявлению от работника или учащегося. У технической команды вуза нет возможности обслуживать большое количество ящиков, проще это автоматизировать.

Сеченовский университет — современный вуз. Все процессы, от подачи документов в приемную комиссию до трудоустройства сотрудников, цифровизированы. Требовалось автоматизировать и процесс создания учетных записей в почте на домене вуза. Для этого нам нужен был почтовый сервис, который решит две проблемы. 1. **Корпоративная почта есть не у всех сотрудников.** В Сеченовском медуниверситете более 9000 научных сотрудников, преподавателей и врачей. Электронная почта — официальный канал общения между сотрудниками и руководством вуза, через него подчиненные получают приказы и другие документы. Почта на домене вуза должна быть у всех сотрудников — тогда можно быть уверенными, что они получили важную информацию. 2. **Студенты регистрируются в личном кабинете, используя личную электронную почту.** Учетная запись студента связана с его личным кабинетом. В нем можно посмотреть расписание занятий и научных мероприятий, получить доступ к электронным медицинским библиотекам и другим полезным ресурсам. Оповещения обо всех изменениях в личном кабинете, расписании и других организационных моментах тоже приходят в почтовый ящик студента. С его помощью также можно восстановить или поменять пароль. В Сеченовском медуниверситете обучаются более 20 000 человек. Чтобы создать собственный единый почтовый сервис для студентов, нужны большие технические мощности. Мы поняли, что развернуть решение на собственной ИТ-инфраструктуре не получится, и искали облачное решение.

В 2021 году провели тендер — его выиграла компания VK. Мы купили подписку на два продукта: почтовый сервис VK WorkMail и сервис рассылок. Нам подошли продукты компании по нескольким причинам. 1. **Можно создать десятки тысяч почтовых ящиков на едином домене.** VK WorkMail — облачное решение. Чтобы хранить данные от десятков тысяч почтовых ящиков, физические серверы не нужны. 2. **Сервис не заблокируют, и он не уйдет из России.** Продукты VK — отечественное ПО: все серверы находятся в России, а почту не заблокируют. 3. **Конфиденциальные данные не попадут в сеть.** Письма передаются по зашифрованному протоколу, а для входа в личный кабинет нужно пройти двойную аутентификацию. У сервиса также есть спам-фильтры и защита от вирусов. 4. **Технической команде вуза не нужно обслуживать почтовый сервис.** За его администрирование отвечают сотрудники VK. Также они помогли нам внедрить продукты в инфраструктуру вуза и связать с базой данных университета в 1С.

- **2 000 почтовых аккаунтов на физическом сервере.** Теперь в почтовом сервисе зарегистрированы 9 000+ сотрудников, можно создать еще несколько тысяч ящиков. - **Не было почты для студентов на едином домене вуза.** Сейчас у каждого студента есть собственная почта, на которую приходят уведомления из личного кабинета. Всего 16 000+ пользователей. - **Почтовые ящики создавали вручную.** С VK WorkMail учетная запись создается автоматически, когда человек появляется в базе данных вуза. Если сотрудник увольняется или студент отчисляется, почтовый ящик автоматически блокируется и удаляется. - **Сложно было контролировать, получил ли сотрудник документы от руководства.** С новым сервисом документы приходят сотрудникам на почту — руководство знает, что подчиненные получили письмо. - **Почта не была интегрирована с адресной книгой.** Чтобы написать коллеге, нужно найти адрес. В адресной книге почтового сервиса есть контакты всех сотрудников: можно сразу отправлять письмо. Подключить почту для бизнеса VK WorkMail легко. [Оставьте заявку](https://biz.mail.ru/mail/) и наш менеджер подберет для вас оптимальный тариф — сервис доступен для компаний от 10 человек.